採用活動において、求職者や案件の管理ができる採用管理システムの導入は非常におすすめです。効率良く応募対応ができたり、セキュリティのしっかりした環境で個人情報を管理することができたりするからです。
今回は、最新の採用管理システム(ATS)と選び方のポイントについて解説します。今も利用しているけど見直しを検討している企業や、最新のサービスが知りたい担当者の皆様には、ぜひ最後まで読んでいただきたい内容です。
採用管理システムとは
採用管理システムとは、採用活動における採用工程を効率化させるバックオフィスシステムのことです。採用管理システムはApplicant Tracking Systemの頭文字を取って、通称ATSとも呼ばれます。
採用管理システムを導入することで採用活動の一連の流れを一括で管理・更新できるため、作業効率が上がったり、精度の高い採用活動ができたりと、メリットがたくさんあります。
採用管理システムの主な機能
続いて、採用管理システムに備わっている主な機能について解説します。紹介している機能の他にもサービスごとにさまざまなオプション機能がありますが、メインで装着しているものは次の3点です。
・求人案件の管理
・応募者の管理
・採用サイトの立ち上げ
求人案件の管理
1つ目の機能は、求人案件の管理です。
人材派遣会社のように複数の案件を抱えている会社や、部署が多く募集している職種が複数あるような会社は案件管理が重要な工程です。採用活動の中でどの案件が充足し、不足している案件が何か一括で管理できない場合、社内共有が遅れ、採用活動全体のスピード感が落ちてしまいます。
採用活動は、他社よりも一歩早い動きを目指すことが重要です。特に、人材派遣会社のように同業との競争が激しい業界では、どこよりも早く案件を掲載し充足を目指す必要があります。
採用管理システムで案件管理ができるようになればイチ早く動き出せるでしょう。
応募者の管理
2つ目の機能は、応募者の管理です。応募者は応募する際、次のように複数の書類を提出してきます。
- 履歴書
- 職務経歴書
- 過去の制作物など自己アピールする書類
他にも職種によってさまざまな書類の管理が必要です。個人情報になるため外部に漏れないようにセキュリティのしっかりした場所で保管しつつ、面接など必要なシーンでは素早い社内共有が求められます。
また、選考進捗の管理も一括でできるようになり、無駄なリードタイムをカットすることが可能です。
採用サイトの立ち上げ
3つ目の機能は、採用サイトの立ち上げです。
採用活動において、オウンドメディアと呼ばれる自社の採用サイトは今やなくてはならないツールです。しかし、元々採用サイトを持っていなかったり、改修に時間やコストがかかったりする場合、一からサイトを制作していては時間がかかってしまいます。
そこで、採用管理システムに備わっている採用サイトの作成機能を使うのがおすすめです。ほとんどが簡単にサイトを立ち上げられ、システムによってはかなりクオリティ高くカスタマイズできるものもあります。
求人原稿の入れ替えなどもリアルタイムで行えるため、非常に便利な機能です。
採用管理システムの導入が必要な企業
採用管理システムの導入が必要な企業には、次のような特徴があります。
・人材派遣会社のように複数案件を保有している会社
・年間採用人数が10名以上ある会社
・人事担当がいない会社
・自社で採用活動を管理したい会社
・採用活動において過去のデータを管理できていない会社
特に、忙しくて採用活動に時間を割けない会社はシステムを導入することで、コストも時間も削減することができておすすめです。
また、人材派遣会社のように人を扱う会社は絶対に導入しておきましょう。もし現状のシステムで不具合が起きていたり、使い勝手が良くないと感じていたりする場合、業績にも直結する可能性が高いため、すぐに見直すと良いでしょう。
採用管理システムの選び方
採用管理システムの選び方は、次の5つのポイントを踏まえて考えてみると良いでしょう。
・雇用形態で選ぶ
・自社の課題に合わせて選ぶ
・使いやすさで選ぶ
・コストで選ぶ
・サポートやセキュリティで選ぶ
雇用形態で選ぶ
雇用形態とは、アルバイト・正社員・派遣のように雇用形態ごとに得意な採用管理システムがあるため、適性が高いものを選びましょう。新卒採用についても他の雇用形態とは採用サイクルが異なるため、専用のシステムを導入すると良いです。
アルバイトや派遣の場合は採用スピードが早いため、簡単でスピーディに作業できるシステムが向いています。求人原稿の出し入れがすぐにできて、自動返信機能などがついているものであれば、より効率良くサポートしてくれます。
逆に、正社員の場合は何度か選考を重ねて入社までに適性や意思を確かめるプロセスが長く、内定まで時間をかけてじっくり採用するケースが多いです。社内共有が細かくできたり、適正テストの結果なども残せたりすると使いやすいでしょう。
自社の課題に合わせて選ぶ
自社の課題に合わせて採用管理システムを選ぶことも重要です。
たとえば、多店舗展開している会社で本部との連携が取りにくいことを課題に感じている場合は、連携の仕組みがきちんと整っているシステムが向いています。採用工程において課題点を探し、解消してくれるサービスを探してみましょう。
使いやすさで選ぶ
導入した際に、使いやすいサイト設計・機能であることもチェックしましょう。実際に利用するのは現場の社員になるため、導入しても浸透しなければ意味がありません。
ネットリテラシーがない社員であっても、ある程度使いこなせるようなシステムや、複雑な機能が少ないシステムから始めると、社内に馴染むまでのスピードも早められます。
コストで選ぶ
使いやすさとコストのバランスを確かめながら導入してください。予算内に収めようと安価なサービスを選び、結果として使い勝手が悪い場合、本末転倒になってしまいます。
キャンペーンの適用や、ユーザー数に応じてプライスダウンすることもありますので、見積りを依頼する際に確認してみましょう。
サポートやセキュリティで選ぶ
サポート体制がどの程度整っているか、セキュリティ体制が強化されているかについても大切なポイントです。
特に採用管理システムでは人材の個人情報を管理するため、セキュリティが甘いと企業としての信頼問題にもつながってしまいます。トラブルを防ぐためにもセキュリティが万全のサービスを選ぶことをおすすめします。
また、コールセンターでサポートしてくれるシステムや、チャットでいつでも質問ができるシステムもあります。有効活用するためにも充実したフォローを受けられるシステムを選ぶと良いでしょう。
おすすめの採用管理システム:アルバイト向け
ここからは、おすすめの採用管理システムを紹介していきます。まずは、アルバイト採用に向いているおすすめの採用管理システムを5つ紹介しましょう。
面接コボットforアルバイト
当社株式会社ディップが提供しているのが「面接コボットforアルバイト」です。アルバイト採用によくある面接率の低さを課題と感じている企業にぴったりです。
・5分毎に媒体の応募者情報を自動で取り込み
・面接日の自動マッチング
・応募者へSMSとメールを自動配信
・面接日の変更/キャンセル機能
・応募者への事前質問が自由に設定可能
・スケジュール管理
・応募者の面接希望日回収
・応募者管理
・面接前日リマインドSMS/メール機能
すれ違いも起きやすいプロセスですが、同じく当社ディップ株式会社が提供する「面接コボットforアルバイト」を導入すれば、すぐに解消できます。
採用係長
株式会社ネットオンが提供しているのは、採用ページの作成や応募者管理を一括で可能にする「採用係長」です。採用係長は、Indeedをはじめとする6つの求人検索エンジンに連携が可能で、強い集客力も兼ね備えています。
・会社PR文自動作成
・求人票管理システム
・求人ページ分析機能
・応募者管理システム
・最低賃金チェック機能
・自動返信機能
作成したページを分析できる機能がついているため、掲載しながら課題点や改善点を見つけやすいことも特徴的です。大手企業から中小企業まで54,822事業所が導入している信頼できるサービスです。
リクオプ
HRソリューションズ株式会社が提供しているのが、「リクオプ」という採用管理システムです。1,025社、470,000事業所が導入しており非常に多くの実績を兼ね備えています。
・求職者に選ばれる採用サイト構築
・Indeedなどの求人サイトに自動転載
・アクセス解析レポート
・面接日程管理
・採用成功に導くセミナー・実践講座
・応募情報管理
・EFO応募フォームカスタマイズ
・活躍人材PR
・時給相場マップ
また、アルバイト採用活動に便利な「シフト管理・作業割り当て」などの機能もついているため、「客単価向上」「残業削減」「従業員満足度の向上/早期離職の防止」といったメリットも見込めます。
HITO-Manager
パーソルプロセス&テクノロジー株式会社が提供しているのが、「HITO-Manager(ヒトマネージャー)」と呼ばれる採用管理システムです。日本ではじめてリリースされた採用管理システムが「HITO-Manager」です。
大手企業をはじめとして複数の企業が新しく乗り換え先として選んでおり、アルバイト採用をサポートする力強い味方となります。
・Indeedとの強力な連携
・SEOの専門家が短期的・長期的、両方の観点で採用ページを最適化
・デザイン性の高い採用HP
・求人媒体の応募者も自動取込ができ、全て一括で管理
・ボタン1つで出来る、幅広く豊富な分析
・安心のサポート体制
使いやすさはもちろん、サポート体制やセキュリティもしっかりしており導入しやすいサービスです。
ジョブカン採用管理
株式会社 DONUTSが提供しているのが、「ジョブカン採用管理」です。募集から採用までの採用工程を一括管理できる採用管理システムで、業界最安値の利用料であることも魅力的です。
・採用サイトを簡単に作成
・求人情報はIndeed、Googleしごと検索に掲載
・リファラル採用に対応した「限定公開求人」の作成
・エージェントとの円滑なコミュニケーション
・求人媒体に応募のあった候補者情報を自動登録
・LINEメッセージを送受信
他にもリファラル採用に有効な「限定公開求人機能」もリリースされたことで社内からの紹介という、母集団形成にも一役買うことができます。
おすすめの採用管理システム:正社員向け
続いては、正社員採用におすすめの採用管理システムを5つ紹介します。
採用一括かんりくん
「採用一括かんりくん」は、HRクラウド株式会社が提供している採用管理システムです。
導入実績は700社を突破しており、現在も順調に伸びています。採用活動の一括化と自動化で事務の効率も75%削減できるというデータもあり、バックヤード業務を大きくサポートしてくれます。
・候補者データの集約
・採用オペレーション業務の自動化
・進捗確認業務の自動化
・候補者に応じた最適なコンテンツ配信
・日程調整業務のLINE活用
・LINEのリッチメニューに採用コンテンツを集約
月額2万円から利用できるコストパフォーマンスの良さも魅力で、無料トライアル申込も可能です。まずは試してみたいという担当者にぴったりのサービスです。
ジョブスイートキャリア
株式会社ステラスは、「ジョブスイートキャリア」を始めとするさまざまな「ジョブスイートシリーズ」を提供しています。
組織活性や採用マーケティングなどをカバーできるものまで幅広く、「ジョブスイートキャリア」は、その中でも採用管理システムとして契約継続率95%以上という人気のあるサービスです。
・募集職種管理・掲載機能
・エージェント管理機能
・Wantedly連携自動入力機能
・重複登録者自動検出機能
・登録者検索・ソート機能
他にも多数の機能がついており、実装を目的とした使いやすさが魅力の一つです。
HERP Hire
株式会社HERPが提供しているのが、「HERP Hire」という採用管理システムです。求人媒体やSlack、Chatworkとの連携が可能で「現場を巻き込む」採用を進めやすいことが特徴的なサービスです。
・約30の求人媒体と自動連携
・面接日程調整を自動化
・Slack・Chatwork連携でスムーズに現場に浸透
・タイムライン機能で情報共有を簡単&スピーディに
データに基づく振り返りがしやすいよう一画面での見える化も搭載されています。
リクナビHRTech 採用管理
株式会社リクルートが運営している「リクナビHRTech 採用管理」は正社員採用にぴったりの採用管理システムです。
紹介会社の登録もスムーズに行うことができ、採用活動全体を一括で管理することが可能です。
・候補者情報や選考状況を一目で管理できる
・日程調整はシステム上で完結
・選考データの集計・分析で業務効率化へ
・利用料0円
・登録は無制限に可能
これまで 28,000社以上の導入実績があるため、安心してはじめられるサービスでしょう。
MyRefer
株式会社MyReferが提供しているのが「MyRefer」という採用管理システムです。こちらはおすすめしたくなるような採用活動をテーマに、リファラル採用に特化した国内初のサービスです。
・人事管理・告知機能
・リクルーターエンゲージ機能
・アナリティクス機能
・自社に興味のある優秀な人材にダイレクトソーシングする機能
・候補者・インセンティブ管理機能
・退職社員の再雇用も促進する機能
社員からの紹介採用は、定着率も良く、良い人材との出会いにつながりやすいです。リファラル採用を強化したい会社におすすめです。
おすすめの採用管理システム:新卒向け
新卒採用におすすめの採用管理システムを5つ紹介します。
HRMOS(ハーモス)採用
「HRMOS(ハーモス)採用」は、株式会社ビズリーチが提供している新卒・正社員採用向けの採用管理システムです。顧客満足度No1を誇る人気のサービスで、大手企業をはじめとする多くの導入実績があります。
・求人管理・求人媒体連携
・エージェント管理・推薦
・レポート(応募・選考/面接官評価/採用ROI)
・求人ページ作成・公開
・候補者管理
・採用コスト分析
他にも採用活動におけるプロセスごとに細かく機能が搭載されています。
i-web
「i-web」は、株式会社ヒューマネージが提供している新卒採用向け採用管理システムです。導入シェアが最も高いシステムとして大手〜中小企業に、幅広く利用されています。
・大手就職情報サイト、適性検査と連動
・“人”による充実したサポート
・新卒、キャリア、インターンシップ、グループ採用などあらゆる選考に対応
・レポーティング機能
・高いセキュリティ体制
新卒採用のように選考フローが複雑な場合でも、一括管理することが可能なシステムです。
sonar ATS
Thinkings株式会社が提供しているのが、「sonar ATS」という採用管理システムです。サービス導入実績は1,300社以上あり、採用工程をオペレーション化することが可能になります。
・フロー管理
・募集要項の作成や複数エージェントへの公開
・応募者管理
・イベント・選考スケジュール管理
無料のオンラインデモを受けることもできるため、導入の際に不安なことがあれば気軽に相談してみましょう。
キャリタスCONTACT
株式会社ディスコが提供しているのが「キャリタスCONTACT」という業界最大手のLINE連携型採用管理システムです。
・LINEのシナリオ配信
・自動リマインド
・応募者管理
・リッチメニュー出し分け
・選考ステータス管理
・セミナー振り分け
就活生がもっとも活用頻度の高いSNSであるLINEを使って応募集客・採用内定を目指す特徴的なサービスを展開しています。
MOCHICA
株式会社ネオキャリアが提供している「MOCHICA」も、LINE連携が可能な採用管理システムです。LINEを活用した応募者とのやり取りにより、面接率の向上やスムーズなフォローが可能になります。
・選考ステータス管理
・権限管理
・カレンダー機能
・ファイルアップロード機能
競合他社より素早い対応が気軽に取れるようになり、学生との密なコミュニケーションが実現します。
おすすめの採用管理システム:派遣向け
続いては、派遣採用におすすめの採用管理システムを5つ紹介します。
採用ページコボット
当社株式会社ディップが提供しているのが、人材派遣業向けの「採用ページコボット」です。スピード対応が求められる派遣会社に必要な素早い案件入れ替えや簡単に採用ページを立ち上げられるようになります。
・求人情報サイト・求人検索に対応
・求人情報・応募者情報を一元管理
・バイトルで培った求人のプロが監修するマッチング精度の高さ
掲載プランも3パターン用意されているので、自社の状況に合わせて選んでみてください。
MatchinGood
株式会社ブレイン・ラボが提供しているのは「マッチングッド」という採用管理システムです。人材派遣や人材紹介に特化したシステムでHR業界出身者が使いやすさを重視し設計している点が魅力です。
・会社情報管理
・求職者管理
・求人案件管理
・進捗管理
・マッチング
・スケジュール機能
派遣業に必要な機能がすべて備わっており、一元化することが可能になります。
PORTERS Staffing
株式会社ポーターズが提供しているのが「PORTERS Staffing」という人材派遣向けの採用管理システムです。業務の質は落とさずスピードをあげることを目的としている人気のシステムになります。
・人選からお仕事紹介、承諾回収までを高速化
・非稼働スタッフの掘り起こし
・職場見学の設定から契約までのカバー
・稼働中のスタッフをフォロー
・日々の活動記録やKPIの確認
月額利用料は一人15,000円、初期費用100,000円から利用可能でリーズナブルな価格設定がされています。
クラウドスタッフィング
株式会社クラウドスタッフィングが提供しているのが「クラウドスタッフィング」という人材派遣向けの採用管理システムです。派遣元企業、派遣先企業どちらにとっても有効なサービスです。
・発注、案件管理
・契約作成・更新
・勤怠管理
・請求管理
・スタッフ評価
・スタッフ情報管理
派遣スタッフとの雇用契約書類のやり取りや抵触日の管理・設定も可能であるため、派遣会社の作業効率を一気に上げてくれます。
グッジョブ
株式会社キャムテックが提供しているのが、人材派遣管理システムの「グッジョブ」です。紙ベースでやり取りしてきた工程をWebにすべて置き換えることを目指した一括管理システムになります。
・派遣先企業は、発注方法を「総枠発注」「コミット発注」から選んで発注することが可能
・事業所情報や就業情報の作成
・契約作成・更新機能
・スタッフ評価機能
・勤怠打刻をすると「所定労働時間」「時間外残業時間」「休憩時間」の自動算出が可能
派遣管理No.1クラウド型システムとして、製造派遣業の企業を中心に多数導入されています。
まとめ
採用管理システムは派遣会社にとってなくてはならないシステムといえるくらい重要なサービスとなりつつあります。
派遣スタッフに気持ちよく勤務してもらうためにも、ミスなく案件・人材の管理ができる採用管理システムを導入しましょう。今回お伝えした内容を参考に、まずは気になるサービスから試してみてはいかがでしょうか?