応募者が「面接に来ない」のはなぜ？ドタキャンする理由と対策方法

企業や店舗の採用担当者の中には、応募者と連絡が取れなかったり、当日に面接をキャンセル（いわゆるドタキャン）されたりといった経験がある方もいるでしょう。

今回は、「応募者が面接をドタキャンする理由は？」「面接率を上げるための対策方法？」

「採用業務に役立つおすすめのツールは？」など、応募者の面接について、応募者が面接をドタキャンする理由や面接率を上げる対策方法、おすすめの採用ツールについて解説します。

せっかく費用と時間をかけて求人募集していても、肝心の応募者が面接に来なければ意味がありません。応募者の面接率を上げるために、企業や店舗がやるべきことはいくつもあります。面接率が上がらず求人募集に苦戦している方は、ぜひ最後までご覧ください。

応募者が面接に来ない！ドタキャンされる理由とは？

応募者が面接をドタキャンする理由は、主に次の5つです。1つずつ詳しく解説しましょう。

応募先からのレスポンスが遅い

応募した企業からのレスポンスが悪い場合、面接の約束を取り付けてもドタキャンされる可能性が高くなります。

「求人に応募したのに連絡が遅い（1日以上空く）」「募集内容のことで質問したのに返事がない」など、レスポンスの遅さは求職者が応募先に対して不安を抱く原因となります。また、応募先からの連絡を待っている間に心変わりして、別の求人へ応募する可能性も出てくるでしょう。

レスポンスの遅さは、求職者が不信感を持ったりやる気を削がれたりする原因となり、結果として面接のドタキャンにつながりやすくなります。

自動返信メールがテンプレートのまま

求人媒体を活用している場合、求人に応募があると応募者に対して「応募完了」の自動返信メールが届きます。このメールをテンプレートのまま使用することはおすすめしません。なぜなら、テンプレートのメールは人間味がなく機械的な印象を与えるため、応募者の意欲を削ぐ可能性があるためです。

応募者に対してのファーストコンタクトがテンプレートのメールでは、あまりにも応募者に対しての配慮が足りないといえるでしょう。実際に求人募集に力を入れている企業や店舗においては、テンプレートのメールをまったく使わずに、ファーストコンタクトを取っている場合もあります。

自動返信メールは便利ですが、テンプレートのまま使うと応募者の意欲を削ぐ原因となり、面接につながらない可能性があります。

担当者の対応が悪い

応募先の担当者の対応が悪いと、求職者のやる気を削ぐ原因となります。

「電話口での対応が悪い」「メールの本文がそっけない」など、担当者の対応が悪いと応募者は企業や店舗に対して不信感を抱くため、面接を取り付けても来てもらえない可能性があります。

まれに応募者を「下に見て」接している企業や店舗を見受けますが、これは完全に間違った行為です。求職者は採用担当者の後輩や部下ではありません。つまり、「取引先」や「お客様」と同様に、誠意を持って対応すべき存在です。

応募先が求職者を選定するように、求職者もまた応募先の企業を選定しています。そんな中で「担当者の対応が悪い」などのケースがあれば、一発で候補から外れる可能性があるでしょう。

SNSや口コミ等での評判が悪い

SNSや口コミ等での評判も、応募者が面接に来ない理由の一つです。「SNSで応募者からの評判が悪い」「転職サイトの口コミで悪い内容が記載されている」など、インターネット上で応募先の評判が悪い場合、応募者が不安に感じて面接に来ない可能性があります。

いまや、SNSや口コミ等は、必ずといって良いほど確認されるものです。その証拠に、就活生や転職者向けの企業の口コミサイトも数多く存在しています。

また、SNSは拡散性が高いため、企業や店舗の悪い評判などは炎上するきっかけになります。実際にSNSでの拡散がきっかけで、謝罪した企業や店舗を見た方も多いでしょう。

SNSやネット上での口コミは、応募先を選定するための重要な要素です。当然ながら、ネット上での評判が悪ければ、面接率が下がる原因になります。

他の候補先での就業が決まった

企業側の問題ではなく、「他の応募先での就業が決まった」といった応募者側の都合で面接がドタキャンされることもあります。就業先が決まっている安心感から「もう他の面談先は関係ない」と考え、結果として他の応募先の面談をドタキャンするような応募者もいます。

もちろん非常識な行為であることはいうまでもありませんが、残念ながらこういった行為をする求職者は、少なからず存在するものです。「非常識な人材を採用しなくて良かった」とプラスに考え、他の応募者の対応に注力することをおすすめします。

面接率を上げる7つの対策方法

続いては、面接率を上げるために必要な対策方法を7つ紹介します。それぞれ詳しく解説していきましょう。

初期対応は当日中に行う

求職者から応募があった際は、必ず当日中に対応しましょう。できれば3時間以内、最低でも24時間以内には応募者とファーストコンタクトを取るべきです。

応募者が求人に対してもっとも意欲的になるのが、求人に応募する瞬間です。応募して日が経つほど、求人に対しての意欲は低下していきます。

ただし、一つだけ注意すべき点が、応募者へ連絡する時間帯です。営業時間外や休日に応募者へ連絡した場合、応募者に「残業や休日出勤が多いのかも」といったマイナスなイメージを与える可能性があります。

営業時間外や土日祝日に連絡があった場合は、翌日や週明けに連絡すれば問題ありません。鉄は熱いうちに打つことが基本です。応募者の意欲が低下しないうちに、必ずファーストコンタクトを取りましょう。

問い合わせは丁寧かつスピーディーに回答

応募者から質問などの問い合わせがあった際は、丁寧かつスピーディーに回答しましょう。問い合わせに対して企業からそっけない態度を取られたり、回答を先延ばしにされたりすると、応募者が企業に対して不信感を抱き、面接につながらない可能性があります。

また、「詳細は面談時に説明します」などと伝えて回答しないことも、応募者に面談時まで不安を抱かせる原因となるため控えましょう。応募者からの問い合わせに対しては、丁寧かつスピーディーに回答することが基本です。

テンプレートの内容を工夫する

求人サイトを使って募集する場合は、自動返信メールのテンプレート内容を工夫しましょう。自動返信メールは便利な機能ですが、テンプレートのままだと機械的で冷たいイメージを応募者に与えてしまう可能性があるためです。

選考フローを記載したり、面接の候補日や面接会場を記載したり、応募者を面接につなげるための文言を必ず盛り込みましょう。

ちなみに、面接の候補日を記載する場合は、3日程ほど提示すると親切です。「都合の良い日をお教えください」などと記載し応募者に候補日を出させるのは、相手に面倒なスケジュール調整を押し付けていることになるためおすすめしません。

誠実な対応を心がける

応募者に対しては、常に誠実な対応を心がけましょう。取引先やお客様と接するのと同じように、応募者に対しても接するべきです。

応募者は入社するまでは、採用担当者の部下でも後輩でもありません。また応募に至らなかった場合でも、取引先の相手や顧客となる可能性もあるでしょう。

いずれにしても、応募者に対して不誠実な対応を取ることは、百害あって一利なしです。採用担当者として責任のある対応を心がけましょう。

面接での質問事項は事前に伝える

面接での質問事項は、事前に応募者へ内容を伝えておきましょう。質問事項を伝えておくことで、応募者の面接に対する不安を払拭できます。

また、面接当日で応募者が緊張することにより、本来確認しておきたかった内容が聞けなかったり、応募者の人柄がわからなかったりする可能性があります。

ちなみに、面接時の質問事項をメールなどで送る際は、「面接」ではなく「面談」と記載するほうが効果的です。「面接」と記載すると、どうしても堅苦しい印象を与えてしまうからです。「面談」と記載することで、面接よりも柔らかな印象に変わります。

「当日は志望動機などについて、カジュアルに面談できれば存じます」などと伝えることで、応募者の緊張を和らげ不安なく面談に臨んでもらえるでしょう。

SNSでの発信を心がける

SNSで企業や店舗の雰囲気を発信することで、面接率の向上につなげられます。「社内の雰囲気」「スタッフブログ」「仕事風景の様子」などを発信し、応募者に自社に対しての興味関心を持ってもらいましょう。

SNSで発信することで求職者は企業体質や仕事内容を理解し、親近感を持った上で応募に至ります。興味関心が高い状態で応募するため、必然的に面接のドタキャンといった可能性がなくなり、面接率の向上につながります。

採用ページを充実させる

企業や店舗が運営する採用ページを充実させることも、面接率を上げるために効果的です。

多くの求職者は、求人サイトや求人検索エンジンなどで応募先を確認した後に、応募先の採用ページも確認してから応募するかを判断しています。なぜなら、求人サイト等に掲載される情報だけでは、勤務先のイメージが湧かないためです。

採用ページを充実させ「ここで働いてみたい！」と求職者が感じることで、応募率や面接率の向上につながるでしょう。

面談率や採用率の向上には「採用ページコボット」がおすすめ！

面接率や採用率の向上に役立つのが、当社ディップ株式会社が提供する「採用ページコボット」です。

採用ページコボットは、企業の採用ページを求人のプロが監修することで、採用時のさまざまな課題を解決する採用支援ツールです。実際に採用ページコボットを導入するとどのようなメリットを得られるのか、具体的に解説していきましょう。

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採用ページコボットを導入するメリット

採用ページコボットの主なメリットは、次の6点です。

まとめ

求人の応募者が面接に来ないケースに関して、面接をドタキャンする理由や面接率を上げる対策方法などを解説してきました。

応募者が面接に来ない主な理由は、「連絡が遅い」「対応が不誠実」「ネット上での評判が悪い」「テンプレメールを使用」などが挙げられます。また、企業側ではなく「他に内定が出た」などの応募者側の理由が原因の場合もあります。

さらに、面接率を上げる対策方法としては、「スピーディーな対応を心がける」「SNSで発信する」「採用ページを充実させる」などが有効です。

当社ディップ株式会社が提供する「採用ページコボット」が、求人のプロが採用ページを監修することにより、採用業務の課題を解決できる採用支援ツールです。採用ページコボットを導入することで、「応募数の増加」「採用工数の削減」「求職者のマッチング率向上」に高い効果を発揮します。

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