応募者と連絡がつかないときの対策！状況別のメール例文を紹介

採用担当者の中には、応募者と突然連絡がつかなくなって悩む方も多いのではないでしょうか。理由を確認することもできないので、解決は容易ではありません。

本記事では、応募者と連絡がつかなくなる主な理由や、連絡がつかなくなった際の対策について解説していきます。連絡がつかない場合に送るメールの例文もいくつか紹介しますので、状況に合わせてご活用ください。

応募者と連絡がつかないのはどうしてなのか

応募者と連絡がつかないのには様々な理由が考えられ、応募者も企業側も原因になり得ます。
本項目で主な理由を解説するので、自分の担当する応募者に当てはまらないか参考にしてみてください。

応募者に原因がある場合

応募者に原因がある場合、次の3つのようなケースが考えられます。

1. 他社に採用された
2. 応募を辞退したくなった
3. 知らない番号からの電話に出たくない

他社に採用された、気持ちが変わったなどが理由の場合、本来であれば応募者の側から連絡をとって正式に辞退をするべきです。しかし残念ながら、そういったマナーが守れる応募者ばかりではありません。

また、電話連絡の場合であれば、知らない番号には出ないようにしているため繋がらないというケースがあります。

このケースに関しては、不審な業者などと関わらないようにする自衛のために出ないよう心掛けているパターンもあれば、単純に知らない人間と突然電話をするのが怖くて出ないようにしているパターンもあります。

いずれにせよ、企業側に落ち度がなくても連絡がつかなくなることはあるという事実は胸に留めておきましょう。

企業に原因がある場合

企業に原因がある場合は、次の4つのようなケースが考えられます。

1. 返信スピードが遅い
2. 面接官や採用担当者の態度が悪い
3. 自社の魅力を伝えきれていない
4. 選考期間が長く負担をかけてしまった

返信スピードの遅さは、応募者に不誠実な印象を与えます。また、他の企業に先に決められてしまう可能性も高くなります。

面接官や採用担当者の態度が悪いと応募者は企業そのものに悪印象を抱き、その会社で働きたくないと思ってしまいます。もう関わりたくないと思えば、連絡も取らなくなってしまいます。

自社の魅力を伝えきれていないというのも、当然応募者の志望度を下げてしまいます。より志望度の高い企業を優先するので、連絡を取らなくなる理由になります。

選考期間が長ければ、その分応募者は体力や気力、スケジュールを消費してしまいます。こうして大きな負担がかかれば、連絡を取り続けるだけの余裕もなくなってしまいます。

いずれにせよ、企業が応募者に対して真摯に対応しなければ、連絡が取れなくなる理由になります。

応募者と連絡がつかないときの対策

応募者と連絡がつかない場合でも、企業が対策をしていれば選考を再開できることもあります。本項目では応募者と連絡がつかないときの対策について3つ解説するので、ぜひとも実践してください。

1. 複数の手段を用いて連絡する

電話だけでなく、メールやSNS、LINEや手紙など、様々な方法で連絡するようにしてください。少なくとも、連絡手段を電話一本に絞ることはやめた方がよいでしょう。

現代社会では文字媒体での連絡手段を取ることが多いため、電話に苦手意識を持つ人は沢山います。そのため、先述のように知らない番号からの電話には出ないようにしていることも珍しくありません。

また、仕事中で出られないという応募者も当然います。応募者の心情や利便性を考えれば、様々な連絡手段を用意するべきです。

2. 応募者に非がない場合は再度日程を調整する

事故や体調不良など、応募者に非がない理由で連絡がつかない場合もあります。その場合は、まだ双方に選考を進める意思があるのであれば、再度面接などの日程調整を行いましょう。

連絡が取れて日程調整できた場合は、必ず電話だけでなくメールでも詳細の連絡を入れておきましょう。後で見返せる形で情報を残しておけば、応募者にとっても便利でトラブルの回避に繋がります。

3. 連絡がつかない場合は不採用の旨を伝える

電話やメールなど、様々な手段を用いても連絡がつかない場合は、選考の意思が無いと見なして不採用にするしかありません。その場合、放置するのではなく不採用の連絡をきちんと入れた方が企業としては誠実な対応であり賢明です。

不採用の意思を伝えたことを客観的に証明できなければトラブルに繋がりかねないので、メールなど記録として残るもので連絡するようにしましょう。

応募者とスムーズに連絡を取るためのポイント

応募者とスムーズに連絡を取るためには、抑えるべきポイントが4つあります。漫然と連絡を取っていると応募者の志望度が下がる理由になりかねませんので、本項目を参考にスムーズな連絡を取りましょう。

1. 連絡のタイミングや頻度を工夫する

応募者から連絡があった場合は、速やかに返信することが大切です。速やかな返信は応募者に対して誠実な印象を与え、入社意欲が低下するのを防ぐことに繋がります。

その一方で、企業側から頻繁に連絡しすぎるのは応募者の負担になってしまいます。応募者にとっても確認と返信がしやすいタイミングで、なるべく少ない回数でまとめて情報を伝えるようにしましょう。

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2. 丁寧かつ誠実に対応する

• 応募者によい印象を与えるよう、丁寧かつ誠実に対応することが大切
• 対応が悪いと会社のイメージ低下につながる恐れもある

担当者の印象が悪いと、応募者としては連絡が取りづらくなってしまいます。そのため、応募者に対して良い印象を与えるように、丁寧勝つ誠実に対応することが大切です。

担当者の対応が不誠実であれば、担当者個人だけではなく会社そのもののイメージの低下を招く恐れもあります。このことは、担当者以外の人間が電話対応などを行う場合も同じく心に留めておかねばなりません。

応募者にとっては、直接対応する人がその会社の代表であるということを意識しましょう。

3. 応募者対応マニュアルを作成する

連絡がつかなくなるなどのトラブルを未然に防ぐため、あらかじめ応募者対応マニュアルを作成しておきましょう。選考プロセスごとに、応募者に対する確認事項や電話不在時の対応方法などを細かく決めてください。

こういったマニュアルや選考の進捗状況といった情報は、社内全体で共有しておくことも大切です。担当者以外の人間も知っておくことで、情報の連携ミスやスケジュール漏れを防ぐことができます。

また、選考フローそのものを見直し、再構築し、わかりやすくすることも重要です。

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4. コミュニケーションを円滑化できるツールを導入する

担当者がメールや電話で対応するだけでは、ヒューマンエラーによる連絡漏れやスケジュール調整のミスを避けることはできません。抜本的な解決方法としては、コミュニケーションツールの導入という手段があげられます。

コミュニケーションツールの自動対応といった機能を活用すれば、ミスを防いで応募者とのコミュニケーションを円滑に行うことができます。

応募者と連絡がつかない場合のメール例文

応募者と連絡がつかない場合は、こちらから連絡をしたという証拠を残すためにもメールによるコンタクトを試みるべきです。本項目でメールの例文をいくつか紹介するので、状況に応じて活用してください。

選考中に連絡がつかなくなった場合の例文

ポイントとしては、「以前に連絡したことを確認すること」「回答までの期日を設けること」「回答の期日が守られなければ選考から外れることを明言すること」があげられます。

面接に来なかった場合の例文

ポイントとしては、「キャンセルになった日程について確認すること」「別日程を複数あげてもらうこと」「回答までの期日を設けること」「回答の期日が守られなければ選考から外れることを明言すること」があげられます。

内定者と連絡がつかなくなった場合の例文

ポイントとしては、「メールや文書での連絡について確認すること」「回答までの期日を設けること」「回答の期日が守られなければ選考から外れることを明言すること」があげられます。

ただし、内定取り消しは解雇に当たるという点には留意しましょう。

不採用を伝える場合の例文

まとめ：応募者と連絡がつかない場合はコミュニケーションツールの見直しを

応募者と連絡がつかない理由は様々ですが、例え相手に非があったとしても丁寧な対応を忘れてはなりません。良好なコミュニケーションをで、スムーズなやりとりを目指しましょう。

応募者とのやりとりをスムーズにするためには、コミュニケーションツールの見直しも重要です。

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