派遣社員の勤怠管理業務は、働き方改革やそれに伴う法改正により、これまで以上に複雑化しています。そこで今回は、主に人材派遣会社の派遣元企業の経営層・ご担当者の方に向け、派遣社員の勤怠管理の悩みを解決する「勤怠管理システム」の導入メリットを解説します。
この勤怠管理システムには、無料や安価で利用できるものが多数あります。派遣社員向けにも導入実績のある勤怠管理システム10選も紹介するので、ぜひ最後までお読みください。
派遣社員にまつわる勤怠管理の悩み
派遣社員の勤怠管理は、派遣社員が所属する「派遣元」と、派遣社員が実際に働く「派遣先」とが関わり合って行う点が大きな特徴です。しかし、派遣元の担当者にとっては、派遣先で働く派遣社員といつも顔を合わせてコミュニケーションを行えるわけではありません。
一方、派遣先の担当者にとっては、同じオフィスで働く仲間ではあるものの、直接雇用の従業員ではないため、徹底した管理指導が行いづらいという悩みもあります。
その結果、派遣社員の勤怠管理は、次のような課題を抱えやすい傾向にあります。
・労働時間のリアルタイム管理が行いづらい
・正確な労働時間の把握・記録に労力がかかる
・タイムシート集計作業の手間がかかる
労働時間のリアルタイム管理が行いづらい
派遣元は、派遣社員の労働時間をリアルタイムで把握することが難しい傾向にあります。
たとえば、派遣社員が、派遣先のシステムを利用して労働時間の確認・記録を行っていた場合、派遣元がその記録を確認できるのは、給与支払を行う際の1ヶ月後ということになります。
また、最近ではリモートワークも普及し、在宅で勤務を行う派遣社員の出勤時間や始業時間をどのようにチェックするかは、企業や事業所によってもさまざまです。パソコンやアプリの利用時間を出勤時間とみなす企業も多くありますが、派遣元はもちろん、派遣先にとってもリアルタイムで出勤状況の確認を行うことは難しい環境にあります。
リアルタイムで労働時間を把握できないことによって、36（サブロク）協定で定められた労働時間をオーバーしていたことが事後的に発覚し、企業として罰せられるという可能性もあります。
正確な労働時間の把握・記録に労力がかかる
派遣社員に限った話ではありませんが、労働時間の正確な把握・記録には労力がかかります。
たとえば、タイムシートの記入漏れ・記入誤りがあった際の確認作業、打刻漏れ・打刻ミスがあった際の確認修正作業が必要となります。
また、適切な労働時間を守れているか整合性のチェック作業なども必要となり、派遣社員の数が多ければ多いほど派遣先の担当者の大きな負担となります。
タイムシート集計作業の手間がかかる
タイムシートの集計作業には、時間と手間がかかります。デジタルではなく、紙の申請書を利用している場合、保管や回収、紛失リスクなどに備えた対応も迫られます。
また、派遣先は、給与支払のために派遣元に対して勤怠データを送る必要がありますが、派遣社員が多ければ多いほど、派遣先の担当者の作業負担は大きくなります。
さらに、複数の派遣会社（派遣元）を利用している派遣先は、派遣元ごとに利用システムや書類のフォーマット変更を余儀なくされるケースもあります。
派遣社員の勤怠管理で「派遣先」が実施すべきこと
そもそも、派遣社員の勤怠管理は、「派遣元」と「派遣先」とで、実施すべき役割・義務が明確に異なります。まずは、派遣社員が実際に働く職場となる「派遣先」の企業が実施すべき、主な業務について説明します。
・労働時間の管理
・時間外労働・休日労働の管理
・オフィス環境の適切な管理
労働時間の管理
派遣社員の労働時間の管理は、派遣先が行う業務となります。
労働基準法では、正社員・派遣社員・アルバイトなどの雇用形態に関わらず「1日8時間・1週40時間以内」と、法定労働時間が定められています。そのため、派遣先は、勤務開始時間や勤務終了時間の管理、休憩時間の取得管理を正確に行う必要があります。
なお、派遣先は「派遣先管理台帳」の作成と3年間の保存が義務付けられています。
この派遣先管理台帳は、派遣社員の労働日・労働時間などを記録し、就業実態を正確に管理することを目的としたものです。また、その記載内容を、派遣元に対して1ヶ月に1回以上、期日を定めて定期的に通知する必要があります。
時間外労働・休日労働の管理
派遣先は、派遣社員に対して、時間外労働や休日労働を行わせることができます。
ただし、時間外労働や休日労働を行わせるには、派遣社員が派遣元と36協定を締結する必要があります。36協定は、時間外・休日労働に関する労使協定（労働者と使用者間で取り交わされる約束事を書面契約したもの）で、協定により定められた時間外労働時間の限度は、会社によっても異なりますし、事業所ごとによっても異なります。
また、派遣社員は、派遣元と36協定を締結することになるので、直接雇用の社員と同じ残業ルール・休日出勤ルールを適用できるわけではありません。
もし、派遣先が、派遣社員に対して、派遣元との36協定の範囲を超えた時間外労働や休日労働を行わせた場合、派遣先は労働基準法の違反となってしまいます。そのため、派遣先は、派遣元の36協定を把握した上で、派遣社員の時間外労働・休日出勤の管理を徹底していく必要があるのです。
オフィス環境の適切な管理
派遣先は、直接雇用の社員と同様に、派遣社員に対する安全配慮義務を負う立場にあります。
派遣社員から労災保険の請求があった場合は、派遣元での適用となりますが、派遣先は派遣社員への指揮命令を行う立場にあります。事故・トラブルが発生しないよう、派遣先は、派遣社員の心身の安全を確保できているか、常日頃から注意を図る義務があるのです。
また、派遣先は、パワハラ・セクハラといったハラスメント防止にも努めなければなりません。派遣社員が派遣元にハラスメントの相談を行い、派遣元から派遣先に対して事実確認の協力依頼があった際は、すみやかにこれに応じることが求められます。
派遣社員の勤怠管理で「派遣元」が実施すべきこと
続いて、派遣社員と雇用契約を結ぶ立場にある「派遣元」が実施すべき主な役割・義務について解説します。
・給与の支払管理
・時間外労働の支払管理
・有給の付与管理
給与の支払管理
派遣元は、派遣社員もしくは派遣先が提出したタイムシートをもとに、派遣社員へ給与を支払います。
なお、派遣先には「派遣先管理台帳」の作成と3年間の保存が義務付けられていますが、派遣元にも「派遣元管理台帳」の作成と3年間の保存が義務付けられています。
派遣元管理台帳は、派遣社員の雇用環境を守り、労働環境の適切な管理を行うことを目的としたもので、万が一就業に関するトラブルが発生した際にも用いられる大切な書類となります。
時間外労働の支払管理
派遣元は、36協定に基づき、派遣社員が残業や休日出勤をした場合の給与を支払う必要があります。時間外労働や休日労働、深夜労働などが発生した場合は、基本賃金に対して割増賃金を支払わなければなりません。
また、36協定で定められた労働時間の範囲を超えると、労働基準法の違反となってしまい罰せられることとなります。派遣先でも時間外労働の管理を行ってはいるものの、派遣元は、ただ申告されるままに給与や残業代を支払うだけで良いというわけにはいきません。
有給の付与管理
派遣社員に有給休暇を付与するのは、派遣元の義務です。フルタイム勤務の派遣社員の場合、一般的には、勤務開始から6ヶ月間の継続勤務をした時点で、8割以上出勤していれば10日間の有給休暇が付与されることが決められています。
派遣先は派遣社員に対して有給取得の承認を行い、派遣元は派遣社員の有給申請に対して給与を支払うこととなります。
参照元：派遣労働者の労働条件・安全衛生の確保のために（厚生労働省）
派遣社員も勤怠管理システムを導入するメリット
派遣社員の勤怠管理は、派遣元と派遣先のいずれの立場においても正確な管理を行うことが求められます。また、勤怠に関するトラブルを未然に防ぐためには、勤怠状況をリアルタイムに把握することも求められます。
これらを実現するためには大きな労力やコストがかかるため、派遣社員の勤怠管理には多くの課題がありました。しかし、この課題を解決してくれるのが「勤怠管理システム」です。ここからは、勤怠管理システムのメリットについて解説していきます。
・勤怠管理の業務効率化
・ミス防止による正確な情報管理
・労務コンプライアンスの強化
・新しい働き方の推進
勤怠管理の業務効率化
勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻の打刻管理や、休暇遅刻残業などの各種申請など、勤怠管理に必要な機能を搭載したウェブシステムです。
タイムカード・パソコン・スマホなどで打刻したデータは、リアルタイムで勤怠管理システムに連携されるため、従来、派遣元や派遣先の担当者が手作業で入力を行っていた労働時間の集計作業を自動化することができます。
また、有給取得などの申請承認作業もデジタル化されることによって、申請を行う派遣社員も、その承認作業を行う担当者の負担も減り、勤怠管理の業務効率化が期待できます。
ミス防止による正確な情報管理
たとえば、紙カード方式のタイムカードや、書面のタイムシート、書面による休暇申請フローなど、「紙」を利用して勤怠管理を行っていた場合、最終的には、その情報をパソコンに転記する作業が必要となります。
しかし、紙による管理は紛失リスクもありますし、転記を行う過程では誤入力や入力漏れなどが起こるリスクもあります。
勤怠管理システムによる自動集計機能は、このようなアナログ作業によるヒューマンエラーを防ぎ、給与支払・労務管理に関わる大切な情報を安全・正確に管理することができます。
労務コンプライアンスの強化
勤怠管理システムの多くは、従業員が法定労働時間を超える可能性がある場合、事前に担当者に通知するアラート機能を兼ね備えています。
そのため、月末月初に、派遣社員から労働時間の提出報告を受けた際、「実は、先月、規定の労働時間・残業時間を超えていることが今になって発覚した」というトラブルを未然防止することができます。
特に、派遣元にとっては、派遣先で働く派遣社員といつも顔を合わせているわけではないため、実際の派遣社員の働きぶりを把握することは難しいものです。一方で、派遣先の担当者に任せっきりにするわけにもいきません。
勤怠管理システムのアラート機能を上手く活用することで、派遣元としても労務管理の強化を図ることができるのです。
新しい働き方の推進
勤怠管理システムは、リモート環境における打刻データもリアルタイムで管理することができます。近年、派遣社員においてもリモートワークが浸透しつつあるため、派遣元としても派遣先としても、安心して派遣社員の勤怠管理を行うことができます。
一方で、職場環境によっては、未だセキュリティやシステム環境の問題から「派遣社員はリモートワークができない」といった課題もあります。
しかし、政府は、「雇用形態に関わらない公正な待遇の確保」の観点から、派遣社員も正社員と同様にリモートワークを推奨しています。そのため、派遣社員のリモートワークは、今後ますます普及していくことが見込まれます。
派遣社員の勤怠管理は、さらに高度化・複雑化していくことが予想されますが、それらの課題を解決する勤怠管理システムの導入を検討することで、新しい働き方の推進へとつながるのです。
派遣社員の管理におすすめの勤怠管理システム10選
最後に、派遣社員の勤怠管理にもおすすめの勤怠管理システムを10種類紹介します。いずれも代表的な勤怠管理システムであり、派遣社員の勤怠管理において実績のあるサービスです。
ジョブカン勤怠管理
「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムです。
打刻方法は、ICカード打刻・指静脈認証打刻・LINE打刻・Slack打刻など、さまざまな打刻方法に対応しているため、派遣先の業務環境に合わせた打刻方法を柔軟に選択することができます。
また、時間外労働状況を一覧で確認することができ、36協定超過の可能性がある際は、自動アラートで担当者へ通知を行ってくれる機能も搭載しています。
料金プラン一例
- 1人200～500円/月
公式サイト
jinjer勤怠
「jinjer勤怠」は、jinjer株式会社が提供する勤怠管理システムです。
法改正の内容を自動でアップデートする機能を搭載し、導入によって労務コンプライアンスの強化を図ることが可能です。また、jinjerには、勤怠管理以外のサービスも提供しており、追加費用を支払うことで、人事労務・給与計算・ワークフロー・経費精算・請求書などバックオフィス機能を充実させることができます。
労務管理に必要な情報を1つのシステムに集約して管理することで、各システムでの情報登録・変更の手間を省略し、大きな業務効率化につなげることが可能となります。
料金プラン一例
- 1人400円～/月
公式サイト
KING OF TIME
株式会社doubLeが提供する「KING OF TIME」は、月額1人300円という低価格ながら、豊富な機能が特徴の勤怠管理システムです。
休暇管理・各種申請承認・給与連携などの基本的な機能に加え、組織ごと・雇用形態ごとに応じた権限を割り当てるなど高度な機能も有しています。
また、あらゆる打刻方法に対応している点も大きな特徴で、パソコン・webブラウザ・顔認証・指紋認証・ICカード・スマホ・チャット（LINE WORKS、WowTalk）・GPS管理等による打刻が可能です。
料金プラン一例
- 1人300円/月
公式サイト
TeamSpirit
「TeamSpirit」は、株式会社チームスピリットが提供する勤怠管理システムです。基本的な勤怠管理機能に加え、36協定や安全管理に基づいたアラームやレポートを自動生成する機能を有しています。
また、費用はそのままに、工数管理・経費精算・電子稟議・社内SNSなど多彩な機能を利用できる点は嬉しいポイントです。
さらに、高セキュリティ認証システムとして高い評価を獲得している「Trust（Salesforce Platformセキュリティ認証）」を採用しているため、セキュリティ面でも安心して利用することができます。
料金プラン一例
- TeamSpirit：
- 初期費用：150,000円
- 月額費用：600円/従業員1名
- TeamSpirit HR：
- 初期費用：250,000円
- 月額費用：900円/従業員1名＋900円/人事担当者1名
- TeamSpirit Leaders：
- 初期費用：200,000円
- 月額費用：600円/従業員1名＋6,000円/リーダ1名
- TeamSpirit EX：要見積
公式サイト
HRMOS勤怠
「HRMOS（ハーモス）勤怠」は、株式会社ビズリーチが提供する勤怠管理システムです。
打刻機能・勤怠管理レポート・シフト管理機能・休暇管理など、勤怠管理の基本的な機能のみを利用する場合は、無料で利用することができます。
また、有料プランでは、基本機能に加え、勤怠アラート機能・有給休暇の自動付与機能・新労働基準法対応の残業管理レポートなど、充実した機能の利用が可能となります。
料金プラン一例
- 無料プラン：0円/月（何名まででも0円）
- 有料プラン：3,800円～/月
公式サイト
Touch on Time
「Touch on Time」は、株式会社デジジャパンが提供する勤怠管理システムです。
打刻・勤怠集計・残業集計・シフト管理・有給管理・アラート機能・申請承認機能など、勤怠管理に必要な機能を、オプション費用なしで利用することができます。
また、独自のタイムレコーダー「タッチオンタイムレコーダー（生体認証・ICカード認証・パスワード認証の3つの機能を搭載）」は、サービス導入企業の多くで利用されています。
この「タッチオンタイムレコーダー」以外にも、スマホを活用したモバイル打刻認証の他にも、パソコンや指静脈認証、ICカード認証、指ハイブリッド認証など、様々な打刻方法に 対応しています。
料金プラン一例
- 初期費用：無料
- 1人300円～/月
公式サイト
スマレジ・タイムカード
株式会社スマレジが提供する「スマレジ・タイムカード」は、“0円で始める”ことができる勤怠管理システムです。
打刻管理・シフト管理・休暇管理・労務アラートなど、基本的な勤怠機能のみであれば、従業員30名までの組織に限り、無料で利用することが可能です。
また、無料のスタンダードプラン以外であれば、勤怠管理以外にも、シフト管理・給与計算・年末調整などの機能を利用することができます。
さらに、プレミアムプラス以上のプランでは、事業所ごとの“離職率”を確認する機能・マイナンバー管理・労務アラートなど、充実した機能を利用することができます。
料金プラン一例
- スタンダード：月額0円（30名まで。31名以上は、＋1名につき110円）
- プレミアム：月額2,200円（10名まで。11名以上は、＋1名につき330円）
- プレミアムプラス：月額4,400円（10名まで。11名以上は、＋1名につき440円）
- エンタープライズ：月額6,600円（10名まで。11名以上は、＋1名につき660
公式サイト
kincone
「kincone」は、株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理システムです。
1人につき月額200円という低コストで、基本的な勤怠管理機能を利用することができます。基本機能には、交通費精算機能も搭載し、交通系ICカード・モバイルSuicaで利用した公共交通機関の区間・料金の自動計算を行ってくれます。
また、さまざまな外部サービスとの連携が可能で、ビジネスチャット打刻への対応（Slack、Chatwork、LINE WORKS）や、サイボウズ社のkintone（クラウドのビジネスアプリ作成ツール）との連携も可能です。
料金プラン一例
- 初期費用：無料
- 1人200円/月
公式サイト
CLOUZA
「CLOUZA」は、勤怠管理システムのトップベンダーとして有名な“アマノ”のグループ会社・アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供する勤怠管理システムです。
タイムレコーダーだけでなく、スマホ・パソコンによる打刻はもちろん、交通系ICカードやQRコードにも対応した打刻方法を選択できます。また、追加オプションにより、年間の有給管理・申請承認ワークフロー・在宅勤務管理の機能も利用できるようになります。
料金プラン一例
- 初期費用：無料
- 1人200円/月
公式サイト
FC勤怠
「FC勤怠」は、株式会社ファーストコンサルティングが提供する勤怠管理システムです。
特徴は、クラウド型の勤怠管理システムでありながら、導入企業の要望に応じて、画面・帳票の追加・機能追加などの個別カスタマイズに対応している点です。また、派遣社員・裁量労働制・変形労働時間制・シフト制・フレックス・パート・アルバイトなど、あらゆる雇用形態に対応したシステム設定も可能です。
料金プラン一例
- 1人400円/月（最低利用料金：10,000円）
公式サイト
まとめ
派遣社員の勤怠管理は、派遣元と派遣先のいずれの立場においても、正確な管理を行うことが求められます。
また、働き方改革やそれに伴う法改正の影響によって、派遣社員の勤怠管理は、今後もさらに複雑化・高度化することが見込まれます。
今回紹介したおすすめの勤怠管理システムを参考にしつつ、派遣社員の労務コンプライアンス強化・労務管理業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
とはいえ、「日々、営業活動・応募者の対応・面談の日程調整などに追われて、それどころではない」「そもそも、ニーズに合った人材を採用することに苦労している」といった悩みを抱えている派遣元の担当者・経営層の方も多くいることでしょう。
当社ディップ株式会社が提供する「HRコボットfor応募対応」は、人材派遣会社における新規応募者への対応業務を効率化するためのデジタルツールです。
この「HRコボットfor応募対応」は、複数の求人媒体からの応募者情報を自動的に取り込み、即時、応募者に対してチャットボットのリンクをメール送信します。そして、チャットボットでは、スキルや希望シフトなどの事前アンケートを自動で回収し、さらに面談日時の調整も自動で行います。
つまり、応募者への即時対応・応募管理の業務を、24時間365日、自動的に行うことが可能となるのです。Web面談の機能も兼ね備えているので、派遣先への訪問で日々繁忙に追われる営業担当者の負担を軽減することも可能です。
従業員の業務効率化に課題を抱える人材派遣会社のご担当者・経営層の方は、「HRコボットfor応募対応」の導入もご検討ください。
