求人に応募してくれた方へのメッセージは、採用プロセスを円滑に進めるだけでなく、応募者が企業に対して抱く印象を向上させる点でも重要です。
今回は、応募者へのメッセージの重要性を解説し、採用プロセスの各場面で活用できる例文を紹介します。また、メッセージ作成時に意識すべきポイントも解説します。応募者と良い関係を築けるよう、参考にしてください。
応募者へのメッセージの役割と効果
応募者へのメッセージには、企業と応募者の信頼関係を築き、採用活動を円滑に進める役割があります。適切なメッセージを送ることで、応募者の不安をやわらげ、企業の印象を向上させる効果も期待できるでしょう。
さらに、迅速に送ることで、他社よりも早く面接を確定・実施できるため、応募者の気変わりや機会損失を防ぐことにもつながります。
また、応募者が企業に対して抱く印象を左右する重要な要素の一つでもあります。そのためメッセージの内容には十分に配慮することが大切です。
応募者へのメッセージの例文
ここからは、応募者へのメッセージの例文を以下の場面に分けて紹介します。例文を参考にしながら、自社に合った応募者へのメッセージを考えましょう。
・ ご応募ありがとうございますの例文
・ 応募書類に不備があった場合の再送付依頼の例文
・ 書類選考に通過した応募者への例文
・ 書類選考不合格の通知の例文
・ 面接日時のみの案内をする場合の例文
・ Web面接の案内の例文
・ 面接を辞退した応募者への例文
・ 二次面接の案内の例文
・ 面接後の採用通知の例文
・ 面接後の不採用通知の例文
ご応募ありがとうございますの例文
応募を受け取ったら、お礼のメッセージと、選考に進むための必要事項を送ります。必要書類や送付方法などは、箇条書きを使ってわかりやすく伝えるのがポイントです。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】ご応募ありがとうございます
□□様
株式会社△△採用担当の ○○ と申します。
このたびは、弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
ご応募内容をもとに、以下のプロセスに沿って選考を進めてまいります。
<採用プロセス>
① 書類選考
② 一次面接
③ 二次面接
まずは書類選考を実施いたしますので、下記書類のご提出をお願い申し上げます。
【提出書類】
・履歴書
・職務経歴書
【提出方法】
以下のいずれかの方法をご選択ください。
・メール添付（送付先アドレス：×××）
・郵送（郵送先住所：×××）
※郵送いただいた書類は返却いたしかねますので、あらかじめご了承ください
【提出期限】
お手数おかけいたしますが、本メールの送信日から1週間以内にご提出をお願いいたします。
万が一、期限内のご準備が難しい場合は、ご提出可能な目途を期限までにお知らせいただけますと幸いです。
書類到着後、審査を行ない4営業日以内にご連絡いたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒、よろしくお願いいたします。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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応募書類に不備があった場合の再送付依頼の例文
応募書類に不備があった場合は、再送付を依頼するメッセージを送ります。その際、どの書類を再送付するべきかを簡潔に伝えることがポイントです。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】応募書類再送付のお願い
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です 。
応募書類のご送付、誠にありがとうございました。
お送りいただいた書類を確認したところ、以下の書類が未送付でした。
お手数をおかけいたしますが、追加でご提出いただきますようお願い申し上げます。
【提出いただきたい書類】
・○○○
【書類送付方法】
以下のいずれかをご選択ください。
・メール添付（送付先アドレス：×××）
・郵送（郵送先住所：×××）
※郵送いただいた書類は返却いたしかねますので、あらかじめご了承ください
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
―――――――――――
株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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書類選考に通過した応募者への例文
書類選考に通過した応募者へのメッセージには、書類選考通過の旨と、次の選考に関する情報を記載します。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】書類選考結果のご連絡
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
このたびは応募書類をお送りいただき、誠にありがとうございました。
書類選考の結果、ぜひ□□様と面接でお話させていただきたいと考えております。
面接の詳細については、3営業日以内にあらためてご連絡いたしますので、今しばらくお待ちください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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書類選考不合格の通知の例文
不合格通知では、応募者に配慮する気持ちを表すことが大切です。応募に対してあらためてお礼を述べ、丁寧に選考結果を伝えましょう。
件名：【株式会社△△採用担当】書類選考結果のご連絡
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
このたびは応募書類をお送りいただき、誠にありがとうございました。
お送りいただいた書類をもとに社内で慎重に選考を行ないましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
採用枠に対して多くのご応募をいただいており、ご希望に沿えず申し訳ございません。何卒ご理解賜りますようお願いいたします。
ご応募いただいたことに心より感謝申し上げるとともに、略式ながらメールにてご通知いたします。
なお、お預かりした応募書類は、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。
末筆ながら、□□様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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面接日時のみの案内をする場合の例文
面接の案内をする場合は、応募者が日程を調整しやすいように、候補日を3つ以上記載することがポイントです。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】面接のご案内
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
このたびの選考の結果、ぜひ□□様と面接でお話させていただきたく、ご案内申し上げます。
つきましては、下記をご確認のうえ、ご都合の良い候補日時をご返信いただけますと幸いです。
【面接候補日】
以下の候補日より、ご希望の日時をお選びください。
- ［候補1］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
- ［候補2］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
- ［候補3］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
※所要時間は●分程度を予定しております。
※上記日程でご都合が合わない場合は、再度調整可能ですのでご相談ください。
【面接場所】
東京都○○
【連絡先】
○○○-○○○-○○○○（採用担当直通）
【持参物】
筆記用具
【備考】
事前にご質問等がございましたら、ご返信メールの際にお知らせください。
□□様とお会いできるのを楽しみにしております。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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Web面接の案内の例文
Web面接も対人面接と同様に、候補日をいくつか提示する必要があります。また、参加方法や接続に関する案内も併せて記載しましょう。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】Web面接のご案内
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
このたびは、応募書類をお送りいただきありがとうございました。
書類選考の結果、ぜひ□□様とWeb面接でお話させていただきたく、ご案内申し上げます。
つきましては、下記をご確認のうえ、ご都合の良い候補日時をご返信いただけますと幸いです。
【Web面接候補日】
以下の候補日より、ご希望の日時をお選びください。
- ［候補1］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
- ［候補2］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
- ［候補3］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
※所要時間は●分程度を予定しております。
※上記日程でご都合が合わない場合は、再度調整可能ですのでご相談ください。
【Web面接で使用するツール】
○○（面接で使用するツール名）
【Web面接の実施手順】
面接が開始する〇分前になりましたら、下記URLよりご入室をお願いいたします。
URL：https://～
パスワード：○○○○
【Web面接の注意事項】
- 騒音・雑音がする環境でのご参加はお控えください。
- 安定した通信環境でのご参加をお願いいたします。
- マイクやカメラ機能が正常に作動することを事前にご確認ください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
□□様とお話しできるのを楽しみにしております。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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面接を辞退した応募者への例文
面接を辞退した方へは、応募への感謝とともに、応募書類を破棄する旨を伝えましょう。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】面接ご辞退の件について
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
このたびは、弊社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
また、面接辞退のご連絡をいただき、丁寧にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
弊社としては誠に残念ではございますが、面接辞退のお申し出を正式に承りました。
今後またご縁がありましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。
なお、お預かりした応募書類は、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。
末筆ながら、□□様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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二次面接の案内の例文
二次面接の案内では、一次面接のお礼と選考を通過した旨を伝えます。この際、一次面接の案内と同様に、面接の候補日を提示します。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】一次面接結果および二次面接のご案内
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
先日は一次面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、□□様にぜひ二次面接へ進んでいただきたく、ご案内申し上げます。
つきましては、下記をご確認のうえ、ご都合の良い候補日時をご返信いただけますと幸いです。
【面接候補日】
以下の候補日より、ご希望の日時をお選びください。
- ［候補1］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
- ［候補2］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
- ［候補3］●月●日（●） ●●:●●～●●:●●の間
※所要時間は●分程度を予定しております。
※上記日程でご都合が合わない場合は、再度調整可能ですのでご相談ください。
【面接場所】
東京都○○
【連絡先】
○○○-○○○-○○○○（採用担当直通）
【持参物】
筆記用具
【備考】
事前にご質問等ございましたら、ご返信メールの際にお知らせください。
□□様と再びお会いできるのを楽しみにしております。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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面接後の採用通知の例文
採用の通知では、内定者を歓迎する旨と、今後の手続きについて記載します。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】採用内定のご連絡
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
先日は二次面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、□□様を採用させていただくことが決まりましたので、ご連絡申し上げます。
つきましては、今後の手続きに関する書類を別途郵送いたします。書類がお手元に届きましたら内容をご確認のうえ、必要書類（入社承諾書等）をご準備いただき、○月○日までにご返送くださいますようお願いいたします。
ご不明点がございましたら、採用担当○○までお気軽にお問い合わせください。
□□様のご入社を、社員一同心よりお待ちしております。
まずはメールにて恐縮ですが、取り急ぎご連絡申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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面接後の不採用通知の例文
不採用の通知では、不採用の理由を無理に記載せず、応募書類を破棄する旨を伝えましょう。
例文
件名：【株式会社△△採用担当】面接結果のご連絡
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△採用担当の ○○ です。
先日はお忙しいなか面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に沿えず大変申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようお願いいたします。
ご応募いただいたことに心より感謝申し上げるとともに、略式ながらメールにてご通知いたします。
なお、お預かりした応募書類は、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。
末筆ながら、□□様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
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株式会社△△ 採用担当○○ ○○
住所：東京都○○
電話番号：○○○―○○○―○○○○
メールアドレス：採用窓口のアドレスなど
ホームページアドレス：企業のホームページのアドレス
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応募者へのメッセージを書く際に意識したいこと
応募者へのメッセージを作成する際は、以下4つのポイントを意識しましょう。
・ 敬語・丁寧な表現を使う
・ 必要な情報を明確にする
・ 応募者に寄り添う
・ 誤字脱字・内容ミスを防ぐ
敬語・丁寧な表現を使う
応募者は企業に対して慎重な姿勢で臨むため、失礼のない表現を心がけましょう。不適切な言葉遣いは、企業イメージの悪化につながる恐れがあります。
敬語や丁寧な表現を用いるのはもちろんのこと、真摯な気持ちが伝わるよう、言い回しにも工夫を凝らしましょう。
必要な情報を明確にする
応募者に案内すべき情報は、漏れなく明確に記載しましょう。「いつ」「どこで」「なにをすべきか」を明確にすることで、応募者が採用過程をイメージしやすくなります。
また、文章は短くし、必要な情報を簡潔に伝えましょう。【】や：などの記号を適宜用いながら、わかりやすく整理することが大切です。
応募者に寄り添う
採用過程では、企業は選考する立場ですが、応募者もまた、数ある企業のなかから選んで応募しています。
選考する側だからといって応募者をぞんざいに扱うと、企業のイメージが損なわれる可能性があります。
互いに選び・選ばれる関係であることを意識し、応募者が前向きな気持ちで面接に臨めるよう、ポジティブなメッセージを伝えて好印象を与えましょう。
誤字脱字・内容ミスを防ぐ
メッセージに誤字や脱字があると、企業への信用を損ねる可能性があります。また、誤った情報を応募者へ伝えた場合、採用プロセスに影響をおよぼすこともあります。
誤字脱字を防ぐには、紙に印刷して確認する、声に出して読む、ダブルチェックを行なうなどの対策が有効です。
応募者とのやりとりをスムーズに行なう方法
応募者と丁寧かつ迅速にやりとりすることは、応募者の不安を解消し、企業のイメージ向上にもつながります。しかし、多くの応募者を手動で管理するには限界があり、思わぬ人的ミスが発生する可能性もあります。
そこで、応募者を適切に管理し、スムーズに面接へつなげられる「面接コボット for アルバイト」の活用がおすすめです。
「面接コボット for アルバイト」を導入すれば、応募者対応を自動化できるため、採用担当者の業務負担を大幅に軽減できます。
例えば、面接前日に応募者へリマインドメールやSMSを自動送信できる機能があり、連絡忘れを防げます。
さらに、メッセージをテンプレート登録できるため、以下のようなメリットも得られます。
・ 効果の高いメッセージを再利用できる
・ 誤字や脱字などのヒューマンエラーを防止できる
・ 文章作成や送信の手間を削減できる
まとめ：応募者へのメッセージを適切に書き、スムーズなやりとりを心がけよう！
応募者へのメッセージは、企業と応募者をつなぐ重要な役割を果たします。企業のイメージ向上や、優秀な人材の確保につなげるためにも、メッセージの内容には十分に気を配りましょう。
また、メッセージは場面に応じて、内容を使い分けることが大切です。今回紹介した例文を参考にしながら、自社に合ったメッセージを作成しましょう。
応募者の対応業務には、「面接コボット for アルバイト」の活用がおすすめです。
応募者の情報確認から面接のリマインドまで自動化できるため、採用担当者の負担を大幅に軽減できます。採用プロセスの効率化を考えている方は、「面接コボット for アルバイト」の導入を検討してみてください。
