採用活動においては、担当者の負担や応募者数の減少などさまざまな課題が発生します。
そういった課題を解決するために役立つのがチャットボットですが、具体的にどのように活用すればよいかわからない方も多いのではないでしょうか。
本記事ではチャットボットの概要や活用方法、導入した際のメリットやデメリットなどを紹介するので、是非ともチャットボット導入の参考にしてください。
採用活動に活用できるチャットボット
最初に、採用活動に活用できるチャットボットについて解説します。
どのような種類があるのか、どのような役割をこなせるのか、しっかり把握して判断材料にしましょう。
チャットボットとは人と自動で会話できるプログラム
「チャットボット（chatbot）」とは、「チャット（chat）」と「ボット（bot、ロボットの略称）」を組み合わせた言葉で、人工知能が人間の代わりに会話を行う自動会話プログラムのことです。
ChatWorkやSlackのような通常のチャットでは、人と人が文字を入力してリアルタイムで会話を行います。
それに対して、チャットボットはユーザーが文字を入力して質問すると、アルゴリズムに基づいて回答する仕組みになっています。
チャットボットはWebサイトの問い合わせ窓口や、社内ヘルプデスクの他、LINEやFacebook、XといったSNSなどでも広く活用されています。
チャットボットの種類
チャットボットは「AI搭載型」と「AI非搭載型」の二つに大別できます。
AI搭載型は会話ログから学習して回答の幅を広げていくので、定型文ではなく人と会話をしているような自然な会話をおこなうことが可能です。
AI非搭載型は、さらに「シナリオ型」「辞書型」の二つに分けることができます。
シナリオ型は事前に設定したシナリオやルールに基づいて回答する型で、ユーザーに対していくつか選択肢を提示し、知りたいものを選択してもらうことで機能します。
辞書型はユーザーがフリーワード入力した質問文を解析して、事前に登録しておいた回答から適切なものを提示する型です。 例えば『送料はいくら？』という質問に対して『送料は200円です』と定型文で返答します。
チャットボットの主な役割
チャットボットは、前述した問い合わせ窓口での質問への自動回答の他に、予約受付やアンケート調査、カスタマーサポートなどに活用することができます。
採用活動においては、求職者からの問い合わせ対応や採用に関する情報提供、応募手続きなどの業務で活用されています。
「HRコボット for 応募対応」では、応募者に対してチャットボットのリンクを自動で送信し、スキルやシフトの希望といった事前アンケート、面談日時の調整といった対応をチャットボットが自動で行います。
人間のスタッフであれば限られた業務時間にしかできない対応ですが、チャットボットの活用により24時間365日の対応を実現しています。
採用活動の現場が抱えている悩みや問題点
多くの企業は、採用活動における人材不足や、人材採用にかけられるリソースの不足といった問題を抱えています。これらの問題は、採用担当者への負担増や採用活動の質の低下に繋がります。
さらに、採用担当者が少ないため求職者との接点が減少し、応募者の減少や採用活動の質の低下を回復するためにかかる時間やコストが増加するという悪循環を引き起こしています。
採用担当者の業務をチャットボットで補うことは、これらの採用活動の課題を解決する手助けとなる可能性があります。
採用活動にチャットボットを使用するメリット
前述した通り、チャットボットの活用は採用活動における課題の解決に役立つ可能性を持っています。この項目では、採用活動にチャットボットを使用するメリットについて具体的に解説します。
採用活動の効率化に貢献する
チャットボットは24時間365日対応可能であり、求職者からの問い合わせに迅速に答えることができます。これによって求職者の対応がスムーズになり、採用活動そのものも円滑に進行します。
また、応募書類の受付や選考スケジュールの管理なども自動化できるため、採用活動全体の効率化が図られます。
質問の回答や書類の管理といった業務をチャットボットが担当することにより、採用担当者の負担を軽減し、生まれたリソースを他の業務に振り向けることが可能になり、より良い採用活動へと繋がります。
応募者が気軽に質問できる点も大きなメリット
多くの応募者は、人間相手に電話やメールで問い合わせを行う際に緊張します。このため、不明点を解消せずに残してしまうと、ミスマッチの原因になりかねません。
しかし、相手がチャットボットであれば気軽に質問できるため、将来的なミスマッチを防ぐことに繋がります。
さらに、チャットボットを通じて把握した応募者の本音を活用することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
採用活動に役立つデータを収集できる
チャットボットによる会話履歴は、データとして蓄積されます。このため、チャットボットと求職者の会話を分析することで、求職者のニーズや傾向を把握できます。応募者が採用担当者には言いづらい本音を、チャットボットを通じて伝えることが可能であり、直接聞き出した意見よりも信頼性の高いデータを集めることができます。
収集されたデータは、求人サイトや会社説明会での情報提供の見直し、採用後の人材育成など、採用活動の幅広い改善に役立てることができます。
採用活動にチャットボットを使用するデメリット
当然のことながら、チャットボットの使用にはメリットだけではなくデメリットも存在します。採用活動にチャットボットを使用することで生じるデメリットを把握し、判断材料としてしっかり理解しましょう。
導入・運用コストがかかる
チャットボットの使用には初期費用とランニングコストが発生します。初期費用は無料から10万円ほどの安価なものから、20～100万円の高価なものまであります。
特にAI搭載型は非搭載型よりも高価になります。また、ランニングコストは月額5万から30万円の安価なものから、30万から100万円の高価なものまで異なります。
精度には限界がある
AI搭載型のチャットボットは人間のように会話する能力を持ちますが、複雑な質問や選考の判断などにはまだ完璧な精度とはいえません。
導入直後はデータが不足しており、十分な機能を発揮できないことがあります。実用レベルに達するまでには大量のデータと追加のランニングコストが必要です。
導入して運用するまでに手間がかかる
チャットボットの導入と運用までには、担当者の確保、シナリオ・FAQの作成、データの収集など多くの作業が必要です。有人切り替え機能などのオプションを加えると、さらに人材と開発期間が必要になります。運用開始まで数ヶ月かかることを見込んでおくと良いでしょう。
採用活動にチャットボットを導入する際の注意点
チャットボットは便利ですが、効果的に使用するためにはいくつかの注意が必要です。チャットボットを導入する際は、以下で紹介する注意点を踏まえた上で検討してください。
目的や用途に適したチャットボットを導入する
チャットボットには多様な種類があり、それぞれが得意とする機能や用途が異なります。採用活動の中で特定の業務にチャットボットを使用するか、目的を明確にして導入しましょう。
例えば、採用ページの問い合わせ窓口ではFAQ型を、面接日時の自動設定では処理代行型を選ぶなど、使い分けが重要です。
ユーザー視点で内容を変える
チャットボットはユーザー視点で設計・運用することが重要です。たとえば、企業に興味を持つ求職者はWebサイトの情報を熟知しています。
そのため、チャットボットではWebサイトにはない企業の実態まで伝えることが望ましいです。新卒と中途で内容を変えることも、チャットボットをより使いやすくする有効な手段です。
データ分析を行って改善を続ける
チャットボットに寄せられた問い合わせは、採用担当者には聞きづらい求職者の本音も含まれる貴重なデータです。採用担当者が直接やりとりするだけでは得られない情報が多く含まれています。
そのため、運用当初のまま使い続けるのではなく、チャットボットで得られたデータを分析することが大切です。データ分析を行ってPDCAサイクルを回すことでチャットボットを改善していけば、より求職者のニーズに応えられる実用的なシステムに発展させることができます。
また、チャットボットで得た情報を他の採用活動にも活かすことで、採用活動全体を向上させる好循環が期待できます。
採用活動にチャットボットを導入している企業の事例
参考として、採用活動にチャットボットを導入している企業の事例を紹介します。
自社で採用した場合はどうなるのか紹介する企業と比較して、ぜひ導入の検討材料としてください。
株式会社グランド
株式会社グランドでは、28%だった面接設定率が「HRコボットfor応募対応」の導入によって45%まで上昇しました。
これは、「HRコボットfor応募対応」の自動処理によって夜間や休日の応募者にも対応でき、取りこぼしがなくなったことが大きな要因です。
また、外国人採用にも効果的だったそうです。
外国人の応募者にとっては、情報や手順のわかりやすさやアクセスの容易さが日本人の応募者以上に重要になってきます。
「HRコボットfor応募対応」によって外国人の応募者でも対応しやすくなったことが、よい採用に繋がりました。
株式会社プロサイトスタッフ
株式会社プロサイトスタッフでは、求人募集の為に複数の媒体を使っていたため、同じ求職者が複数媒体から応募するケースなどもあり、進捗管理に工数がかかることが課題となっていました。
しかし、「HRコボットfor応募対応」を導入することによって、複数媒体に渡る応募を一元管理することが可能になりました。これによって、応募対応にかかる工数は半分程度になったそうです。
また、応募率や面談率、就職決定率などのデータ分析業務も複数媒体の利用により難しくなっていたところ、「HRコボットfor応募対応」での管理によって作業時間は30%程度削減できたとのことです。
株式会社エルコミュニケーション
株式会社エルコミュニケーションでは、人手不足により応募者の対応にも時間がかかり、ステータスの管理にも手間取る状況にありました。
しかし「HRコボットfor応募対応」を導入することによって、夜間対応や即時の面接の確定もできるようになり、応募者に対する対応が迅速なものとなって面接設定率も上がりました。
また、応募者の情報の管理を一元化できるようになったため、データを取りやすくなり採用活動全体を改善できるようになりました。
対象外かどうかの判断についても、今までは直接電話をかけて判断していたのが、「チャットプレミア」機能のおかげで、オンラインで不採用を伝えることができるようになったそうです。
まとめ：チャットボットを導入して採用活動の効率化を図ろう！
チャットボットは、自動処理やデータ分析などで採用活動に大いに貢献できるシステムです。
活用するためには運用コストやアップデートの手間など課題も多くありますが、見込めるメリットも大きいので採用活動効率化のために、ぜひとも導入をご検討ください。
人材派遣会社向けのチャットボットとしておすすめなのが、「HRコボットfor応募対応」です。HRコボットfor応募対応であれば24時間365日、応募者への自動対応を行えるので取り逃す心配がありません。
事前アンケートの改修、面談日時の自動調整までチャットボットで行えるので、採用業務をスムーズに進めることができます。また、派遣基幹システムjobsと連携して情報の一元管理を行うことも可能です。
よりよい人材を採用したい担当者の方は、ぜひとも「HRコボットfor応募対応」の導入をご検討ください。
