案件管理の効率的なやり方は？おすすめシステム3選

案件管理が増えすぎて、管理が行き届かずに失敗した経験はありませんか？複数の案件を滞りなく進めるためには、案件管理で失敗する原因を理解し、効率の良い方法で管理することが重要です。

今回は、企業における案件管理の必要性や目的、失敗する原因、おすすめの案件管理ツールなどについて解説します。案件管理で失敗して後悔したくない方は、ぜひ最後までご覧ください。

案件管理とは

案件管理とは、主に営業担当者が目標達成のために、各案件の進捗状況を管理することを指します。案件管理は営業チーム全体で一括管理していることが多く、案件管理用のシートなどを確認することで、互いの進捗状況を把握できるようにします。

案件管理に記載する情報には、案件の進捗状況や顧客情報、共有事項などがあります。また、受注の見込み額や売上予定額といった、売上や利益に関する情報も記載します。

案件のスタートからゴールまで、それぞれの進捗状況を漏れなく管理するための行為が、案件管理です。

案件管理の必要性と目的

案件管理の概要を紹介したところで、続いては案件管理の必要性と目的について解説していきましょう。案件管理の必要性と目的は、主に次の5つです。

社内全体で情報を共有できる

案件管理を正しく実施することにより、営業部門だけではなく社内全体で情報を共有できるようになります。営業担当者や営業部門だけではなく、社内全体で情報を共有することで、次のようなメリットを得られる可能性があります。

• 営業チーム以外の社員の紹介で、案件を獲得できる
  • 例）営業先の社員と自社の経理部の社員が知り合いで、紹介してもらえるなど
• 他部署から営業に必要な情報を、スムーズに入手できる
  • 例）商談に使うデータを、マーケティング部門から入手するなど

案件管理で情報共有していないと上記のようなメリットは得られないため、機会損失につながる恐れがあります。案件管理を社内全体で共有すれば、必要な情報をすぐに入手できるため、効率良く業務を進められるでしょう。

案件全体の見通しを立てやすい

案件管理で進捗状況を詳細に記載することで、業務全体に見通しが立てやすくなります。たとえば、案件管理がしっかりできていれば、営業チーム全体の進捗状況から売上見込額を算出可能です。

営業チーム全体の売上見込額がわかることにより、予算に対しての上方修正もしくは下方修正ができるようになります。また、業務全体の見通しが立つことで、部門長などが今後どうチームを動かしていくかを考えることもできます。

業務全体の見通しを正しく立てるためにも、案件管理は必要不可欠です。

業務の効率化につながる

案件管理にて進捗状況を漏れなく記載することで、業務の効率化につながります。顧客について必要な情報と不要な情報がすぐにわかるため、無駄に情報収集する必要がなくなるためです。

たとえば、「AさんがC社の情報を調べていたが、すでにBさんが情報を持っていた」といったことも、案件管理をしていれば防げるでしょう。案件に対しての工程数を正しく把握できるため、無駄な作業がなくなり業務の効率化につながるのです。

スタッフの育成につながる

案件管理にて進捗状況を共有することで、チームの全体のスタッフ育成にもつながります。

「成約率トップのAさんはどのようなプロセスで進行しているのか」「成約率がいまひとつのBさんとは、何が違うのか」など、案件管理にて成約までのプロセスが明確化するため、部下や後輩が成功プロセスを参考に営業することで、チーム全体のレベルアップにつながります。

また、成功事例だけではなく失敗事例も共有できるため、失敗する原因の分析と改善にもつながるでしょう。

トラブルに対し即座に対応できる

案件管理にて情報共有することで、突発的なトラブルにも即座に対応できるようになります。担当者だけで解決できるトラブルなのか、責任者の対応が必要になるのかなど、トラブルの度合いや詳細が共有できるため、即座に適切な方法で対処できます。

また、案件の進捗状況を逐一把握することで、ミスやトラブルの防止にもつながるでしょう。さらに、全体で情報を共有できるため、再発防止にも効果的です。

案件管理で失敗する主な原因

案件管理で失敗する原因は、主に3つあります。次の3つの原因を改善することで、案件管理で失敗する可能性を減らすことができるでしょう。

報告漏れが多い

案件管理が失敗する原因で多いのが、報告漏れによる失敗です。案件管理を正しく遂行するためには、スタッフ一人ひとりの報告と入力が欠かせません。

次のような状態が続くようであれば、案件管理の運用方法を見直す必要があります。

• 時季を問わず報告漏れが頻発する
• 繁忙期に報告漏れが目立つ
• 報告漏れを指摘する→しばらくは改善する→再度報告漏れが頻発する

スタッフの多忙が原因で報告漏れが多い場合は、報告漏れを指摘して改善するのではなく、運用方法を改善し、報告しやすい環境を作ることが重要です。

手間や時間をかけることなく、シンプルかつわかりやすい案件管理の方法を考えるべきでしょう。

状況を具体的に把握ができない

案件管理で失敗する原因の一つに、案件管理の方法が定まっていないため、状況が把握できずに失敗するケースが見受けられます。特に、案件管理に対しての進捗状況の認識が、担当者同士で統一されてない場合に起きやすくなります。

たとえば、案件管理の進捗状況に「承認待ち」があったとした場合、部門長の承認待ちなのか、役員クラス承認が必要になるのかといったケースです。進捗状況は、具体的かつ誰が見てもわかるように記載しなければ、案件管理をしている意味がありません。

上記が徹底されていないと具体的な状況が把握できないため、案件管理が失敗に終わる可能性が高くなります。

情報の漏洩や紛失が起きる

案件管理で特に気をつけたいのが、情報の漏洩や紛失です。特に、担当者の個人PCでそれぞれ案件を管理している場合は要注意です。個人PCのデータが破損したり、セキュリティ対策不足で情報が漏洩したりといったリスクが潜むため、管理不足が原因で会社の信用が傷つく恐れがあります。

こうした情報の漏洩や紛失を防ぐためには、セキュリティ性能の高い案件管理ツールを活用することが効果的です。

案件管理の方法

案件管理には、大きく分けて2つの方法があります。それぞれの管理方法について解説しましょう。

Excel（エクセル）・Google スプレッドシートを活用する

一つ目は、ExcelやGoogle スプレッドシートを使ったオーソドックスな管理方法です。低コストで運用できるほか、汎用性が高く使いやすい特徴があります。

ただし、ExcelやGoogle スプレッドシートを活用した方法では、次のようなデメリットがあります。

このようなデメリットにより案件管理が上手くいかない場合には、後述する案件管理システムやツールの導入を検討すると良いでしょう。

案件管理システム・ツールを活用する

二つ目は、案件管理システムやツールを活用した案件管理の方法です。導入時にコストはかかりますが、案件管理をスムーズに実施できる機能が豊富に搭載されています。

また、ExcelやGoogle スプレッドシートでは対処しきれないような膨大な案件数に対してもスムーズに管理できます。

案件管理システム・ツールを活用するメリット

続いては、案件管理シートやツールを導入するとどのようなメリットがあるのか、具体的に解説していきましょう。案件管理システムやツールを活用するメリットは、主に次の3点です。

案件情報を可視化できる

案件管理システムやツールの活用で、案件情報の可視化ができるようになります。案件管理システムやツールでは、案件ごとの5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を一覧で可視化できます。

案件ごとの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、次に起こすべきアクションを立てやすく、営業活動がスムーズに進められるようになるでしょう。

分析が容易になる

案件管理システムやツールを導入することで、分析作業の負担軽減にもつながります。

案件やメンバーごとの実績などは、簡単にグラフ化できます。顧客情報の分析やメンバーごとのステータスなどもグラフ化できるため、分析作業の効率化を図れるでしょう。

また、案件管理システムやツールによっては、システムが自動でデータを分析し、グラフ化する機能なども搭載されています。

情報を一元管理できる

案件管理システムやツールを導入すれば、情報の一元管理化も可能です。案件に関係する取引情報なども、まとめてシステムで管理できます。

ExcelやGoogle スプレッドシートのように、別シートやファイルで管理する必要はありません。取引に必要な情報は、すべてシステムへの紐づけが可能です。

案件管理に必要な情報を一元管理化することで、業務の効率化を図りやすくなるでしょう。

案件管理システムの選び方のポイント

では、案件管理システムを導入する際には、どういった点に注意すれば良いでしょうか？案件管理システムの選び方の多なポイントは、次の3点です。

上記3つのポイントを意識して案件管理システムを選ぶと、導入後のミスマッチを防ぎやすいでしょう。

使いやすい設計であること

案件管理システムを選ぶ際は、システムが使いやすい設計になっているかを必ず確認しましょう。

案件管理システムは、基本的に毎日使うシステムです。画面が見にくかったり操作性が悪かったりすると、使うのが面倒になりスタッフの負担につながります。

案件管理システムの中には無料お試しプランなどもあるため、システムの使いやすさを試してから導入を検討すると良いでしょう。

自社ツールとの連携性能があること

案件管理システムを導入する際には、自社システムとの連携性能についても確認しておきましょう。マイクロソフト365やGoogle Workspaceといった自社で導入中のグループウェアと連携できると、初期設定がスムーズです。

連携機能がない、もしくは自社のグループウェアと連携できない場合は、必要なデータを手動で移し替える必要があるため、導入までに時間がかかる可能性があります。

マルチデバイス対応していること

案件管理システムがマルチデバイス対応になっているかも必ず確認しておきましょう。

特に営業スタッフは外出先で案件管理システムを活用することも多いため、スマートフォンやタブレットでも問題なく使えるマルチデバイス対応のシステムの方が便利です。時間や場所を問わず、外出先でも報告がしやすいマルチデバイス対応の案件管理システムを選ぶと良いでしょう。

案件管理システムには「jobs」を活用しよう

案件管理システムの中でもおすすめなのが、当社ディップ株式会社が提供する「jobs」です。ここからは、jobsの概要や搭載機能、メリットなどについて解説します。案件管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

jobsとは

jobsは、中小人材派遣や業務請負会社向けに特化した、派遣管理システムです。案件管理はもちろん、派遣業務に必要な全ての機能がワンパッケージにて搭載されています。

またSaaSでの提供にも対応しているため、社外からでも問題なくアクセスできます。

機能

jobsに搭載されている主な機能は次のとおりです。

また、上記にない新機能も順次追加予定です。

メリット

jobsのメリットは、主に以下の5つです。

アサイン（掘り起こしや引き当て）が迅速＆簡単

「jobs」に、スタッフ情報を登録しておけば、新規案件の素早い引き当てが可能です。稼働率の向上を図れます。

安心の定額制＆低価格

jobsの利用料金は、Jobsアカウント 27,500円（税抜）＋サポート金7,500円（税抜）のみです。追加費用は一切発生せず、機能制限などもありません。

直感的な操作感を実現

jobsでは、マニュアル不要で直感的に操作できる、シンプルなインターフェースを採用しています。派遣会社が登録スタッフに対し、操作方法を指導する必要はありません。

サポート体制が充実

経験豊富なスタッフが、Jobsの初期設定から運用後のサポートにいたるまで、徹底的に支援します。

「HRコボットfor応募対応」と連携可能

jobsは、当社ディップ株式会社が提供する「HRコボットfor応募対応」と連携可能です。

jobsとの連携することにより、より効果的にシステムを運用できます。

まとめ

企業における案件管理の必要性とその目的、失敗につながる原因やおすすめの案件管理ツールなどについて解説しました。

案件管理とは、目標達成のために各案件の進捗状況を管理する行為のことで、案件のスタートからゴールまでをもれなく管理することが狙いです。また、案件管理が失敗する原因には「報告漏れ」「状況を把握しきれない」「情報の紛失や漏洩」などがあり、これらを改善するためには、案件管理システムの活用が有効です。

案件管理システムやツールを選ぶ際には、「使いやすさ」「連携性能」「マルチデバイス対応の有無」などを意識すると、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。今回お伝えした内容をもとに、案件管理システムの導入を検討してみてください。

なお、当社ディップ株式会社では、中小人材派遣や業務請負会社向けに特化した、派遣管理システム「jobs」を提供しています。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽に当社ディップ株式会社までお問い合わせください。