請求書業務の効率化を目的に、請求書発行システムの導入を検討している方も多いでしょう。請求書発行システムを導入することで、請求書の作成や送付といった作業の効率化が可能です。
ただし、自社の特性と合わない請求書発行システムを導入した場合、運用コストだけがかかり業務の効率化につながらない可能性があります。
そこで今回は、請求書発行システムの概要やメリット＆デメリットについて解説し、おすすめの請求書発行システムを紹介します。請求書発行システムの導入で失敗したくない方は、ぜひ最後までご覧ください。
請求書発行システムとは
請求書発行システムとは、請求書の作成や発行といった業務を効率化できるシステムのことです。請求書の他にも、見積書や納品書といった書類の作成や発行も可能です。
これら経理業務に関わる多くの書類は、発行から送付までの作業が面倒ですが、基本的には定型的な作業となります。そのため、人の手で作業するよりもシステムで自動化した方が、作業の効率化を図れます。さらに、システムで自動化することより、人的ミスの削減にもつながるでしょう。
また、近年はペーパーレス化に伴う企業のDXが促進されていることもあり、請求書発行システムを導入する企業も増加傾向にあります。
請求書発行システムを導入するメリット
では、実際に請求書発行システムを導入するとどのようなメリットを得られるのか、具体的に解説していきましょう。請求書発行システムを導入する主なメリットは次の5つです。それぞれ解説していきます。
・作業時間を減らせる
・情報共有がスムーズになる
・送付作業の手間を減らせる
・人的ミスを減らせる
・承認や押印のための出社がなくなる
作業時間を減らせる
請求書発行システムで業務を自動化することで、請求書作成にかかる作業時間を大幅に短縮できます。請求書発行システムには請求書のフォーマットが多数用意されており、担当者は数字などの必要項目を入力するだけで、簡単に請求書を作成可能です。
さらに、取引先が同一で金額も定額といった請求書については、発行するタイミングを指定しておけばシステムが自動で請求書を発行します。また、請求書作成の際には、送付状や納品書といった付随する書類も自動で発行できます。
システムにより機能は多少異なりますが、基本的には発行作業のほとんどを自動化できます。
情報共有がスムーズになる
請求書発行システムを導入すれば、社内での情報共有もよりスムーズになります。経理担当者と営業担当者といったように、互いに見積書や請求書の内容を確認し合うことが求められる場合においても、システム上で簡単に情報共有できます。
もちろん、従来のようにメールや電話でのやり取りでも可能です。しかし、請求書発行システムを導入した方が、システムにアクセスするだけで確認できるためスムーズです。
また、過去の見積書や請求書の内容を確認したい場合でも、営業担当者が経理担当者へ依頼せずとも、システムにアクセスすれば簡単に確認できます。
送付作業の手間を減らせる
請求書の送付作業についても、請求書発行システムの導入により効率化できます。
取引先の数が多いほど、請求書の送付作業が膨大になります。請求書の内容を確認して送付するといった作業をひたすら続けなければなりません。
近年はメールでの請求書発送も増えてきていますが、取引先や顧客によっては紙での請求書を希望することも多くあるでしょう。請求書発行システムには、郵送代行サービスを搭載したシステムもあるため、代行サービスを利用すれば送付作業の手間を大幅に削減できます。
1通あたり数百円ほどのコストはかかりますが、面倒かつ時間のかかる発送作業を大幅に減らせるため、導入するメリットは大きいといえるでしょう。
人的ミスを減らせる
請求書システムを導入すると、人的ミスの削減にもなります。
請求書の内容や金額の間違いは、企業の信用に影響します。誤った内容の請求書や納品書などを発行してしまうと、取引先や顧客に迷惑がかかる上に信用度も下がるでしょう。
とはいえ、人の手で作業するとなれば、どうしてもミスは起きてしまうものです。請求書発行システムには、請求書の宛先間違いや請求漏れといった人的ミスを防ぐための機能が豊富に搭載されています。
また、発行するタイミングを指定しておけば、システムが自動で指定されたタイミングで請求書を発行してくれるため、請求書の作成漏れなども防げます。
承認や押印のための出社がなくなる
請求書発行システムを導入すると、承認や押印のための出社を減らすことができます。
他の部署の社員が休んでいる中、経理担当者は請求書の承認や押印のために出社しなければならないといったことも多くあります。なぜなら、日本の行政や企業の多くでは、いまだにハンコ文化が根強く残っているためです。
会社の角印を押印するために、経理部だけ出社といったケースも珍しくありません。請求書発行システムでペーパーレス化を実現できれば、テレワークしにくいといわれる経理部においてもテレワークが可能になります。
請求書の作成から発行までを自動化することで、承認や押印のために経理部だけが出社するといったことがなくなるでしょう。
請求書発行システムのデメリットや注意点
請求書発行システムには、メリットだけではなくデメリットや把握しておきたい注意点もあります。次の3つのデメリットや注意点も踏まえた上で、請求書発行システムの導入を検討してください。
・運用コストがかかる
・導入までに手間がかかる
・取引先が紙を希望する場合がある
運用コストがかかる
請求書発行システムの一番のデメリットは、運用コストがかかることです。請求書発行システムを運用するためには、導入時の初期費用や、月額費用といった運用コストがかかります。
とはいえ、企業によっては運用コスト以上に、請求書発行システムで得られるメリットの方が大きいケースは少なくありません。そういった場合は、導入する価値が十分にあるでしょう。
導入までに手間がかかる
請求書発行システムは、導入後すぐに使えるわけではありません。まずは、請求書発行システムに取引先や項目といった必要事項を落とし込む必要があります。
取引先の数や内容によっては、実際に運用開始できるまで時間を要する場合もあるでしょう。また、請求書発行システムの導入に伴い、研修や勉強会といった社内教育も必要になります。
取引先が紙を希望する場合がある
取引先が紙ベースでの請求書や納品書などを希望すると、請求書発行システムによる完全ペーパーレス化が難しくなります。取引先や顧客が紙ベースで請求書などを扱っていた場合、電子データに切り替えると負担になることから、紙での発行を希望するケースも見受けられます。
請求書発行システムによるペーパーレス化を目的に導入する場合は、取引先や顧客からの理解や承認が必要になることも念頭に置いておきましょう。
請求書発行システムの選び方のポイント
では、請求書発行システムを選択する際にはどういった点に注意すれば良いでしょうか？ここでは、請求書発行システムを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
・初期費用と維持費用を確認する
・他システムとの連携機能を確認する
・改正電子帳簿保存法への対応可否を確認する
これらのポイントを意識して請求書発行システムを選ぶと、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。また、請求書発行システムを選ぶ際は、1社だけ見て決めるのではなく、複数の請求書発行システムと比較して選ぶことが重要です。
初期費用と維持費用を確認する
コスト面で重要となる初期費用と維持費用は必ず比較しましょう。
請求書発行システムの多くは、月額料金がかかるクラウド型のシステムです。また、請求書発行システムの中には、初期費用がかからず月額料金のみで運用できるサービスもあります。
初期費用と維持費用の両方を考慮して、費用対効果が高い請求書発行システムを選択してください。
他システムとの連携機能を確認する
請求書発行システムの導入において欠かせないのが、他システムとの連携機能です。
請求書発行システムは、既存のシステムと連携して取引先や請求金額などを取り込むタイプがほとんどです。取り込み方法はCSV出力でのインポートや、別システムとのAPI連携が一般的です。
ただし、使用頻度が高い場合は、CSV出力では手間がかかるため、API連携が欠かせません。既存システムとの連携がどのくらいできるか、検討段階で確認しておくと良いでしょう。
改正電子帳簿保存法への対応可否を確認する
2022年1月に実施された「電子帳簿保存法改正」にも、しっかりと対応し請求書発行システムを選びましょう。
電子帳簿保存法改正では、主に「国税関係帳簿書類の電子化要件の緩和」と「電子取引の電子データ保存義務化」の2点が変更されています。また、電子帳簿保存法改正と併せて、2023年10月1日から施行が予定されている「インボイス制度」についても、対応しているか確認しておきましょう。
インボイス制度の仕組みや申請方法などは、こちらの記事をご参照ください。
請求書の完全ペーパーレス化には、電子帳簿保存法改正に対応したシステムの導入が必須です。完全ペーパーレス化を目指すのであれば、必ず確認しておきましょう。
おすすめの請求書発行システム7選
最後に、おすすめの請求書発行システムを紹介しましょう。ここまで解説したポイントを踏まえて、おすすめの請求書発行システムは次の7種類です。
- jobs：派遣会社に特化した一元管理システム
- BConnectionデジタルトレード：無料で使える
- 楽楽明細：さまざまな種類の書類を発行できる
- BtoBプラットフォーム 請求書：導入実績が豊富
- バクラク請求書：AI搭載型のシステム
- MakeLeaps：個人事業主から大企業まで使える
- board：中小企業向けに特化したシステム
jobs：派遣会社に特化した一元管理システム
jobsは、当社ディップ株式会社が提供する、中小企業向けの派遣基幹システムです。請求書の作成はもちろん、見積書や契約書の作成、給与計算や源泉徴収票の作成機能が搭載されています。
さらに、派遣会社の運営には欠かせない、顧客情報の管理や案件管理といった機能も搭載しています。派遣に必要な業務を一元管理できるシステムになっています。
料金プラン
- 月額35,000円（税抜）※追加費用や機能制限は一切なし
公式サイト
BConnectionデジタルトレード：無料で使える
BConnectionデジタルトレードは、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する請求書発行システムです。請求書の作成や発行はもちろん、社内のワークフローや会計業務に至るまでデータ化して管理します。
電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、基幹システムへのデータ連携の自動化も可能です。また、料金のかからないフリープランにて無料での運用もできます。
料金プラン
- フリープランは無料、スタンダードプランは要問合せ
公式サイト
楽楽明細：さまざまな種類の書類を発行できる
楽楽明細は、株式会社ラクスが提供する請求書発行システムです。帳票データのCSVもしくはPDFを「楽楽明細」にアップロードすれば、発行先に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかに自動で割り振る機能を搭載しています。
さらに、納品書や支払明細、領収書といった帳票類から、広告チラシやお知らせといった書類などについても、楽楽明細で簡単に発行できます。
料金プラン
- 初期費用（100,000円～）＋月額（25,000円～）※税抜
公式サイト
BtoBプラットフォーム 請求書：導入実績が豊富
BtoBプラットフォーム 請求書は、株式会社インフォマートが提供する請求書発行システムです。利用企業82万社以上、年間流通金額およそ18.5兆円の規模を誇る請求書発行システムで、大企業から中小企業まで多くの事業者にて導入されています。
請求書の発行はもちろん、受け取りや支払金額の通知など、請求業務全体のデータ化が可能です。また、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
料金プラン
- 初期費用（100,000円～）＋月額（20,000円～）※税抜
公式サイト
バクラク請求書：AI搭載型のシステム
バクラク請求書は、株式会社LayerXが提供する請求書発行システムです。AIを搭載したシステムが特徴で、AIが請求書を自動で読み取るため、手入力は不要。過去の仕訳データもAIが学習、自動で入力補完します。
また、他社会計ソフトとの連携機能も豊富です。企業の支払いに関する業務は、バクラク請求書にて一元管理できます。
料金プラン
- 初期費用：無料
- 月額費用：30,000円（税抜）〜
公式サイト
MakeLeaps：個人事業主から大企業まで使える
MakeLeaps（メイクリープス）は、メイクリープス株式会社が提供する請求書発行システムです。個人事業主から大企業まで活用することができ、4,000社以上の有料契約実績があります。
また、初期費用0円かつ、30日間無料で使えることもポイントです。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、他システムやPDF・CSVデータとの連携も可能です。
料金プラン
- 無料プラン：0円
- 有料プラン：500円～（税抜）/ユーザー
公式サイト
board：中小企業向けに特化したシステム
boardは、ヴェルク株式会社が提供する請求書発行システムです。見積書や請求書の作成といった基本機能に加え、営業管理や支払管理、売上見込の把握やキャッシュフロー予測といった機能も搭載しています。
中小企業や小規模事業者向けの特化したシステムで、boardを導入することで周辺業務と経営の一元管理が可能になります。
料金プラン
- 月額980円〜
公式サイト
まとめ
請求書発行システムのメリットやデメリット、選び方やおすすめの請求書発行システムを紹介しました。
請求書発行システムとは、請求書の作成や発行といった業務を効率化できるシステムのことです。導入メリットには、作業時間の効率化や人的ミスの抑制、ペーパーレス化の促進などがあります。
一方、デメリットとしては、運用コストがかかることと、導入までの初期設定に手間がかかることが挙げられます。
請求書発行システムを選ぶ際には、コスト面の比較や既存システムとの連携機能、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応可否などを確認することがポイントです。今回お伝えした内容を参考に、請求書発行システムの導入を検討してみてください。
なお、当社ディップ株式会社では、請求書作成機能などを搭載した中小企業向けの派遣基幹システム「jobs」を提供しています。派遣会社におけるDXツールとして、ぜひ導入をご検討ください。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽に当社ディップ株式会社までお問い合わせください。
