見積書作成アプリとは、見積書の作成・管理業務を目的としたツールのことです。見積書をはじめとした各種帳票作成を自動化することで、業務効率化や受注率アップなどのメリットが期待できます。
特に人材派遣会社では、帳票の発行件数が多く、派遣先会社ごとにフォーマットが異なるなど、帳票作成に手間がかかりがちです。そこで、見積書作成アプリによる自動化がおすすめです。
本記事では、見積書作成アプリの導入メリット・デメリットや選び方、おすすめの見積書作成アプリ・ソフトを紹介します。
見積書作成アプリの導入メリット
見積書作成アプリを導入するとどのようなメリットが得られるのでしょうか？ここでは、人材派遣会社向けに見積書作成アプリのメリットを3つ解説します。
・帳票作成業務を効率化できる
・業務の属人化を防げる
・受注率アップにつながる
帳票作成業務を効率化できる
見積書作成アプリを導入すると、日々の帳票作成業務を大幅に効率化できます。
派遣先の企業や帳票の種類に合わせて、エクセルやワードで一つひとつ帳票を作成する作業は非常に手間がかかります。さらに、取引先や発行件数が増えるにつれ、作業にかかる時間も膨大になり、担当者に大きな負担がかかりがちです。
そこで、見積書作成アプリを導入すれば、見積書や請求書などの各種帳票を、派遣先企業に応じて自動で発行できるようになります。さまざまな会社に見積書や請求書を提出する必要がある人材派遣会社では、見積書作成アプリ導入がおすすめです。
業務の属人化を防げる
見積書作成アプリの導入には、業務の属人化を防げるというメリットもあります。
見積書作成アプリは、誰でも手軽に見積書を作成できるようになっているため、「営業担当がいないと見積書を作成・閲覧できない」といった状況を防げます。
見積書は、エクセルやワードなどのソフトを使って作成できますが、テンプレートや作成・保管方法などは煩雑で、属人化してしまいがちです。
また、見積金額の算出にいたっては、担当者の判断に頼ることが多いことから、具体的な手順やノウハウなどは担当者しかわからないという状況に陥ることも少なくありません。
見積書作成アプリを導入すれば、見積書の作成・管理方法やノウハウなどを社内で共有し、属人化を防ぐことが可能です。
受注率アップにつながる
見積書作成アプリの導入は、受注率アップにもつながります。
見積書作成アプリの導入により、過去に作成した見積書をデータとして蓄積し、受注率や利益率などを分析できる環境が整うためです。受注に直結する見積業務の問題点が浮き彫りになることで、改善へとつなげやすくなります。
また、アプリを導入することで、見積書作成にかかる時間を短縮し、進捗状況を把握できるようになります。その結果、派遣料金の見積もりの素早い提出が可能になり、受注のチャンスを逃すことなく営業できるようになるというメリットも期待できます。
見積書作成アプリの導入デメリット・注意点
見積書作成アプリの導入において、考えられるデメリットと注意点を解説します。メリットだけでなく、デメリットもしっかり把握しておきましょう。
・情報漏洩のリスクがある
・導入・運用費用がかかる
情報漏洩のリスクがある
インターネットを利用するクラウド型見積書作成アプリの場合、不正アクセスや管理ミス、サイバー攻撃などを原因とした、情報漏洩のリスクがゼロではありません。
情報漏洩が起こると、自社の社会的信用の損失につながるため、提供元が信頼でき、かつセキュリティ対策が万全なアプリを選ぶ必要があります。
ただし、情報漏洩のリスクはアプリに限ったことではなく、紙媒体や電子メールでも起こり得ることです。機密情報を含む帳票を取り扱う際は、情報漏洩のリスクをしっかり認識した上で、配慮することが大切です。
導入・運用費用がかかる
見積書作成アプリを利用するにあたっては、導入および運用に一定の費用がかかります。
初期費用や定額の月額料金などが発生するため、エクセルやワードを使うのと比較して、より多くの費用を費やす必要があるでしょう。
このように、見積書作成アプリの導入には費用がかかります。しかし、印刷代や紙代などの各種コスト削減、および業務効率化による人件費の削減が期待できることを考慮すれば、メリットが上回る可能性が高いでしょう。
見積書作成アプリの選び方
数多くの見積書作成アプリの中から、どのように自社に合ったツールを選定すればいいのでしょうか？ここでは、見積書作成アプリの選び方を3つ紹介します。
・必要な帳票が作れるか
・自社業界に適しているか
・費用対効果が得られるか
必要な帳票が作れるか
見積書作成アプリを導入するなら、見積書以外の帳票も同一ツールで作成・管理できると便利です。作成できる書類の種類はアプリによって異なるため、自社が効率化したい帳票に対応しているアプリを選ぶことが大切です。
自社業界に適しているか
人材派遣会社での利用に適しているかも、見積書作成アプリの選定時に確認しておきたいポイントです。
見積書作成アプリの中には、多様な業界に汎用的に対応しているものもあれば、人材派遣業や建設業など、特定の業界に特化したものもあります。
また、見積書作成だけでなく、人材派遣に必要な業務を幅広く効率化したい場合は、見積書作成・管理機能が備わった人材派遣管理システムも視野に入れて検討するといいでしょう。
費用対効果が得られるか
見積書作成アプリを選ぶ際は、初期費用や月額料金などの「費用」と、アプリ導入により得られる「効果」を照らし合わせ、費用対効果が高そうなものを選びましょう。
その際、初期費用や月額料金の安さだけで判断しないことが大切です。なぜなら、たとえ費用が高くても得られる効果が大きければ、会社にとって大きなプラスになるからです。
たとえば、見積書作成に特化したツールと、あらゆる業務を一元管理できるツールとでは、後者の方が費用は割高ですが、その分高い業務効率効果が見込めるでしょう。
利用料金が安いか高いかだけでなく、費用対効果を得やすいツールを選定することが大切です。
主要な見積書作成アプリ：無料編
ここでは、無料で始められる主な見積書作成アプリを2つ紹介します。「まずは費用をかけずに試してみたい」という方はぜひ参考にしてください。
- freee 請求書
- ジムー
freee 請求書
freee 請求書は、freee株式会社が提供する、請求書や見積書などの帳票発行サービスです。
40種類以上のテンプレートを活用し、フォーム入力でプレビューを見ながら誰でも簡単にさまざまな書類の作成ができます。PCブラウザのほか、スマホやタブレットでも利用できるので、外出先やスキマ時間に手軽に書類の発行やステータス管理を行えます。
freee 請求書は、利用人数の上限はありますが、基本的にすべての機能を無料で利用可能です。無料で書類発行とステータス管理を行いたい方、すでにfreee会計やfreee人事労務アカウントをお持ちの方におすすめです。
料金プラン
- 無料
公式サイト
ジムー
ジムーは、エフアンドエムネット株式会社 が提供する、スマホで見積書や請求書を簡単に作成できるアプリです。無料で充実した機能を利用できます。
スマホ一つで手軽にその場で、見積書を無制限で作成できます。一度入力した情報はアプリに登録されるため、2回目以降は選択するだけで簡単に書類を作成できるのが魅力です。また、作成した書類は、URLで取引先に共有することが可能です。
さらに、ジムーは、書類作成のほかに顧客情報や案件の管理にも対応しています。書類を作成すると自動的に案件として登録されるため、案件の進捗状況を一目で確認できます。
料金プラン
- 無料（※アプリ内課金あり）
公式サイト
主要な見積書作成アプリ：有料編
本格的に帳票作成業務を効率化したいなら、有料アプリの利用がおすすめです。ここでは、各種帳票の作成・管理に対応した有料アプリを2つ紹介します。
- マネーフォワード クラウド請求書
- MISOCA
マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワード クラウド請求書は、株式会社マネーフォワードが運営する、クラウド型の請求書ソフトです。
「見積書→納品書→請求書→領収書」という流れで、各種帳票書類を簡単に作成することができます。各種書類を一元管理し、さらには「送付済み」「入金済み」といったステータスを一覧で確認できるため、請求漏れを予防できます。法人向けプランは、月額3,980円から利用が可能です。
料金プラン
- スモールビジネス：月額3,980円
- ビジネス：月額5,980円
公式サイト
MISOCA
MISOCAは、弥生株式会社が提供する見積書・納品書・請求書作成ソフトです。クラウドアプリなので、インストール不要で、PCやスマホのブラウザなどを使って手軽に利用することができます。
取引先や品目などをフォームに記入するだけで、テンプレートで簡単に各種帳票書類を作成できます。また、作成した書類のメール送付やPDF発行、郵送などもワンクリックで自動化することが可能です。
無料プランでは、請求書の作成は月間5通まで、利用人数は1名までですが、見積書については無料で制限なく作成できます。
料金プラン
- 無料プラン：無料（月間5通まで）
- プラン15：8,000円/年
- 30,000円/年
公式サイト
人材派遣会社には、見積書作成ソフト「jobs」がおすすめ
各種帳票業務だけでなく、人材派遣に必要なあらゆる業務を効率化したい人材派遣会社には、当社ディップ株式会社が提供する「jobs」がおすすめです。
jobsは、派遣に必要な業務の一元管理に特化した、中小企業向けの派遣基幹システムです。見積書や請求書、契約書の作成機能はもちろん、以下の機能も備わっています。
- 顧客情報・案件情報管理
- 勤怠・経費報告
- 給与計算
- シフト提出・管理
- マッチング案件紹介メール など
派遣・請負・紹介業務に必要なすべての機能をワンパッケージ搭載しているため、業務にかかる手間を大幅に削減することが可能です。
また、jobsの料金プランは、月額35,000円（税抜）の定額制な上、初期費用や追加費用、機能制限がかかることはありません。安心の定額制で利用できる点、コストパフォーマンスに優れている点が魅力となっています。
さらに、当社ディップ株式会社が提供する「HRコボットfor応募対応」と連携していただけば、登録情報をもとにアサインを行い、稼働率アップを目指すことも可能です。
jobsは、「帳票作成にかかる手間を削減したい」「管理業務をワンストップで自動化したい」などとお考えの人材派遣会社におすすめです。
料金プラン
- 月額利用料：35,000円（税抜）
公式サイト
まとめ
見積書作成アプリの導入メリット・デメリットや選び方、おすすめの見積書作成アプリ・ソフトを紹介しました。
見積書作成アプリを導入すれば、各種帳票業務を効率化できることはもちろん、受注率の向上にもつながります。自社で自動化したい書類の種類や費用対効果などを軸に選定し、
自社に適したアプリやソフトを導入して効率化を目指しましょう。
帳票作成業務だけでなく、派遣に必要な業務を一元管理で効率化したい場合は、当社ディップ株式会社が提供する派遣基幹システム「jobs」の導入をぜひ検討してみてください。
少しでも興味をお持ちの方は、ぜひお気軽に当社ディップ株式会社までお問い合わせください。
