見積書作成ソフトおすすめ7選！失敗しない選び方

人材派遣会社など、取引先の数が膨大なほど見積書の作成業務に手間がかかります。見積書などの帳票類については、できれば帳票作成ソフトにて一括管理したいところです。そのため、見積書作成の効率化を目的に、見積書作成ソフトの導入を検討している方も多いでしょう。

ただし、見積書作成ソフトの選び方にはいくつかのポイントがあり、ポイントを知らないままソフトを導入すると、導入後にミスマッチが生じる可能性があります。

今回は、見積書作成ソフト（帳票作成ソフト）を導入するメリットとデメリット、失敗しない選び方、おすすめの見積書作成ソフトなどについて解説します。見積書作成ソフトの導入で失敗したくない方は、最後までご覧ください。

見積書作成ソフトとは

見積書作成ソフト（帳票管理ソフト）とは、見積書や請求書といった帳票類の作成や出力、管理や配信などができるソフトのことです。見積書のみを単体で作成するソフトではなく、帳票作成機能の一部として、見積書の作成機能が搭載されているケースがほとんどです。

見積書の作成は、非常に手間のかかる業務の1つです。さまざまなコストを考慮した上で見積額を算出し、そこからさらに利益が出るように金額を調整する必要があります。また、苦労の末に作成した見積書であっても、契約が成立するとは限りません。場合によっては価格交渉となり、再度料金の修正が必要になるケースもあるでしょう。

見積書作成ソフトを導入することで、見積書の作成作業の効率化につながる上に、見積書以外の帳票類を一括で管理できるようになります。

見積書作成ソフトのメリット

では、実際に見積書作成ソフトを導入するとどのようなメリットを得られるのでしょうか？見積書作成ソフトのメリットは、主に次の3つです。

メリット

・業務の効率化につながる
・ペーパーレス化を促進できる
・見積書を安全に管理できる

業務の効率化につながる

見積書ソフトを導入することで、大幅な業務の効率化につながります。見積書の作成や出力、管理や配布といった一連の作業工程が、見積書作成ソフトを使えば入力フォームに必要事項を記入するだけで、簡単に見積書を作成できます。

また、ソフトによっては見積書から納品書、見積書から請求書といった帳票類の変換も可能です。記載漏れや転記ミスもないため、簡単かつ正確に帳票を作成できます。さらに、帳票類を一元管理できるため、帳票の種類毎にフォルダを分別したり、過去のデータを探し出したりといった手間もありません。

作業効率化により空いた時間を本来集中すべき別の業務に充てることで、業務の効率化、ひいては生産性の向上にもつながるでしょう。

ペーパーレス化を促進できる

見積書作成ソフトを導入することで、社内のペーパーレス化を促進できます。見積書や請求書といった帳票類は、ペーパーレス化することでさまざまなメリットがあります。

帳票類をペーパーレス化するメリット

・紙代や印刷代の削減
・保管スペースの削減
・文書検索の効率化
・書類の共有や修正の簡易化
・環境保全につながる　など

上記のようなさまざまなメリットを得られるため、業務の効率化と生産性の向上を目的に、社内のペーパーレス化を推進している企業は数多くあります。

また、帳票類のペーパーレス化は、セキュリティの向上にも効果的です。セキュリティ面でのメリットについては、次項で詳しく解説します。

見積書を安全に管理できる

見積書作成ソフトの導入は、帳票類を安全に管理できるためセキュリティの向上につながります。

紙で帳票類を管理する場合は、鍵付きのスペースで保管といった物理的な面でしかセキュリティ対策ができません。物理的なセキュリティ対策しかできない場合、万が一盗難や紛失が起きた際に痕跡が見つかりにくいため、追跡ができず情報漏洩につながる恐れがあります。

一方で、見積書作成ソフトのような帳票作成ツールを導入すれば、ログ管理により「いつ・どこで・誰が」帳票を閲覧・編集したかが記録されるため、追跡も容易です。また、アクセス制限や閲覧制限の設定もできるため、帳票の重要度やスタッフの権限をもとに制限付きで管理もできます。

見積書作成ソフトの導入で帳票類の無断持ち出しや帳票の改ざんといった不正が起きにくくなるため、セキュリティ対策の向上につながります。

見積書作成ソフトのデメリット・注意点

見積書作成ソフトのデメリットや注意点は、主に次の2つです。

デメリット・注意点

・運用コストがかかる
・帳票のデータ移動に手間がかかる

運用コストがかかる

見積書や請求書の作成に便利な帳票作成ツールですが、基本的に運用するためには「初期費用」と「維持費用」といったコストがかかります。また、無料プランがあったとしても、機能や使いやすさを考慮すれば、有料ツールを導入した方が効果的な場合もあります。

帳票作成ツールを運用するためには「初期費用」と「維持費用」の2つのコストがかかることを念頭に導入を検討しましょう。

帳票のデータ移動に手間がかかる

見積書作成ソフトの種類によっては、導入後の帳票のデータ移動に手間がかかる場合があります。

社内システムとの連携性がない場合は、見積書や請求書のデータを帳票作成ツールに移し替える作業が発生するため、スムーズに運用を開始できない可能性があります。手動でデータを移動させるのは面倒であるため、帳票作成ツールの導入時は社内システムとの連携性も確認しておきましょう。

見積書作成ソフトの失敗しない選び方

見積書作成ソフトの失敗しないためには、次の4つのポイントを押さえておきましょう。

選び方

・自社で利用したい機能を確認する
・初期費用と維持費用のトータルで検討する
・API連携の有無を確認する
・無料プランや無料トライアルを活用する

これら4つのポイントを意識して見積書作成ソフトを選ぶと、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

自社で利用したい機能を確認する

帳票作成ソフトの機能を確認し、自社で利用したい機能が備わっているか必ず確認しておきましょう。また、必須で使いたい機能については、「どこまでソフトでできるのか」を細かく確認しておくことが重要です。

たとえば、見積書作成の機能があったとした場合、「発行までできるのか」「郵送（郵送代行）までできるのか」など、ツールによりできる範囲が異なります。

取引先にデータではなく紙で見積書や請求書を送付することが多い場合は、郵送代行まで可能なソフトを検討する必要もあるでしょう。自社で利用したい機能を細かく確認し、導入後のミスマッチがないように注意すべきです。

初期費用と維持費用のトータルで検討する

帳票作成ソフトを導入する際は、初期費用と維持費用のトータルで比較して検討することがポイントです。利用台数や人数で料金が変動したり、サポート費用を有料で提供したりしているサービスもあるため、料金体系については細かくチェックしておきましょう。

また、利用期間について縛りがある場合も要注意です。契約期間中に途中解約すると違約金が発生するケースがあります。

初期費用と維持費用のトータルで比較検討し、利用台数や人数での料金変動の有無、契約期間の縛りがないかなど、料金体系についてもよく確認しておきましょう。

API連携の有無を確認する

帳票作成ソフトが自社で使用しているソフトとAPI連携できると、導入後のデータ移動がスムーズになります。APIとは「Application Programming Interface(アプリケーションプログラミングインタフェース)」の略で、ソフトウェアのプログラム共有を助けるものです。

帳票作成ツールと自社で使用中のシステムをAPI連携することで、CSVファイルによるデータ移動が自動化するなど、連携作業により手間がなくなります。API連携が可能だと、互いのシステムを情報共有させるための作業が効率化するため、スムーズに運用を開始できます。

無料プランや無料トライアルを活用する

帳票作成ソフトの中には、無料プランや無料トライアルを用意しているサービスも多くあります。

帳票作成ソフトは毎日使うソフトのため、ソフトの使いやすさが重要です。操作が難しく使いこなせるスタッフが一部に限られると、業務の効率化にはつながりません。

無料プランや無料トライアルで操作感などを確かめてから、導入を検討してみると良いでしょう。

見積書作成ソフトおすすめ：無料プラン（トライアル）あり

ここからは、おすすめの見積書作成ソフトを紹介していきましょう。まずは、トライアルに無料プランがある見積書作成ソフトを紹介します。

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また、30日間の無料トライアルもあるため、事前に使用感を確かめてから導入可能です。

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