情報管理の方法とは？目的別のおすすめ管理ツール＆システムを紹介

情報管理の徹底がうまくいかずに、頭を抱えている担当の方も多いのではないでしょうか？ 管理不足により顧客情報や機密情報などの情報漏洩が起きれば、自社の信用失墜につながります。

情報管理で失敗しないためには、情報漏洩が起きる原因を知り、実際の企業事例などを参考に、適切な方法で管理しなければなりません。

今回は、情報管理が重要な理由や情報漏洩が起きた事例、情報管理で失敗しないポイントについて解説します。さらに、目的別・用途別に情報管理ツール・システムの種類も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

企業における情報管理とは？

情報管理とは、情報を適切な方法で管理し、必要なときに必要な情報をすぐに取り出せるように管理することです。

管理とは、簡単にいえば「良い状態を保つこと」を指します。つまり、企業が保有する情報を良い状態に保てなければ、情報管理ができているとはいえません。

最低でも、次の2つが徹底されている必要があります。

• 情報の所在や責任者が明確で、必要な情報はすぐに確認できる
• 堅牢なセキュリティで保護されており、情報漏洩のリスクがない

情報を適切な状態で管理し、必要なタイミングですぐに確認できることが企業に求められる情報管理です。

情報管理が重要である理由

情報管理が重要である理由は、おもに次の3つです。

・企業の信用失墜を防ぐため

・企業秘密を守るため

・売上の機会損失を防ぐため

企業の信用失墜を防ぐため

情報管理が徹底されていないと、企業の信用失墜を招く可能性があります。

業務上、企業は機密性の高い情報を多く取り扱います。万が一、管理不足が原因で顧客情報などが漏洩した場合、ブランド力の失墜につながるでしょう。

企業のブランド力が低下するということは、企業に対する信用が落ちることを意味します。ブランド力が回復しない限り、売上低下による悪影響が続きます。

また、一度落とした信用を取り戻すのは、最初に信用を築くより遥かに難しいものです。管理不足が原因で信用失墜とならないよう、情報管理は徹底しなければなりません。

企業秘密を守るため

情報管理が重要とされる理由の一つに、企業秘密を守ることが挙げられます。企業秘密とは、技術秘密や営業秘密といった、いわゆる「経済的な価値」を持つ情報のことです。

企業秘密の具体例としては、次のようなものがあります。

企業秘密の具体例

・顧客名簿

・仕入先のリスト

・営業マニュアル

・財務データ

・製造技術

・設計図

・実験データ

・研究レポート　など

上記のような企業秘密は、漏洩することでさまざまなリスクが生じます。

例えば、もし自社の管理不足が原因で営業マニュアルや顧客名簿が漏れてしまった場合、同業他社に内容を知られることで、顧客を奪われる可能性があります。また、製造技術や設計図なども同様に、同業他社に技術を奪われるかもしれません。

企業秘密の多くは、経済的な価値を持つ情報です。管理不足が原因で企業秘密が漏れれば、当然ながら自社の売上にも影響をおよぼすでしょう。

売上の機会損失を防ぐため

情報管理の不徹底は、売上の機会損失を招きます。もし外部に情報が漏洩しなかったとしても、売上損失につながるケースがあります。

代表的な例として、コンピュータウイルスによる感染が挙げられます。ウイルスの感染が原因で社内システムが使えなくなった場合、システムが復旧するまで業務ができません。

当然ながら、業務ができない間は売上の機会損失が発生します。特に繁忙期などの売上が見込める時期であれば、被害はより深刻です。

また、ランサムウェア（※）による被害を受けた場合は、売上の機会損失に加え、元に戻すために多額の身代金も必要です。

一部のランサムウェアについては、ファイルを復号するツールが公開されていますが、必ずしも復号できるわけではありません。ウイルスへの感染が原因で売上の機会損失を招かないよう、情報セキュリティ対策は徹底すべきでしょう。

※ランサムウェアとは？：身代金要求型ウイルスと呼ばれる不正プログラム。端末に保存されたデータを暗号化して操作不能にし、復旧を条件に高額な身代金を要求すること。（参照元：ランサムウェア被害防止対策）

情報漏洩の原因と事例

続いては、実際に情報漏洩が起きた企業の事例をもとに、情報漏洩につながる原因について解説していきましょう。

情報漏洩が起きる原因は、「人的ミス」と「不正アクセス」の2つに分けられます。それぞれの特徴や事例について詳しく解説します。

人的ミスによる情報漏洩

人的ミス（ヒューマンエラー）による情報漏洩には、次のようなケースが挙げられます。

• 顧客に対し、別の顧客の個人情報を送信する

例）メールやFAXの宛先を間違えて送信した

• 機密情報を保存したデータを紛失する

例）機密情報が入ったスマートフォンを紛失した

• 社外秘の情報をSNSに投稿する

例）事務所内で撮影した写真をSNSに投稿したが、写真のなかに社外秘の情報が写り込んでいた

人的ミスの多くはスタッフの不注意が原因であるため、ミスを起こさない体制を整えることが重要です。

人的ミスによる事例

実際に人的ミスが原因で起きた事例を紹介しましょう。

上記はいずれも、スタッフの注意不足により発生した人的ミスです。人的ミスによる情報漏洩を防ぐためには、スタッフの指導徹底はもちろん、ミスの起きない環境の構築が重要です。

不正アクセスによる情報漏洩

自社システムのセキュリティが十分でない場合は、外部からの不正アクセスによる情報漏洩が起きやすくなります。第三者からの不正アクセスを許してしまうと、データの情報漏洩はもちろん、データの改ざんによる業務妨害なども懸念されます。

不正アクセスが原因による企業データの流出や業務妨害は、決して少なくありません。そのため、企業は不正アクセスに対して、常に万全な対策を取る必要があります。

また、不正アクセスに対する対策方法については、IDS（不正侵入検知システム）やIPS（不正侵入防止システム）の活用が有効とされています。

不正アクセスによる事例

続いて、不正アクセスが起きた実際の事例を紹介しましょう。

上記のような大手企業においても、実際に不正アクセスによる被害が発生しています。情報管理を徹底するためには、人的ミスに対する対策だけではなく、不正アクセスによるセキュリティ対策についても、万全を期す必要があります。

情報管理で失敗しないためのポイント

では、情報管理で失敗しないためにはどのような対策を取ればよいでしょうか？おもなポイントとしては、次の4点が挙げられます。これらを意識することで、情報管理の不足による漏洩リスクを低減できるでしょう。

＜ポイント＞

• 社員教育・指導を強化する
• 物理的対策を強化する
• セキュリティ対策を強化する
• 情報管理ツールを導入する

社員教育・指導を強化する

情報を扱う社員に対して、社員教育や指導の強化を図りましょう。いくら技術的な対策をしても、実際に情報を扱う社員の意識が低ければ、情報漏洩につながる可能性があるためです。

社員に指導する際は、入社時の研修だけでなく、定期的に情報管理に対しての勉強会などを開催することが効果的です。定期的に勉強会を開催することで、最新の傾向に基づく知識を身に付けられるからです。情報管理に対して古い知識を持つ社員がいないよう、定期的に知識をアップデートしましょう。

また、社員への指導を徹底しても効果がない場合は、情報管理する体制に問題があると考えられます。人的ミスが起きないように、管理体制の見直しを検討しましょう。

物理的対策を強化する

社員教育や指導の徹底とともに実施すべきなのが、物理的対策の強化です。社員教育や指導といったソフト面だけではなくハード面も強化することで、情報漏洩に対するリスクを低減できます。

また、内部の人に対する施策以外にも、外部の人に対する対策も必要です。

• 社員証での入退室管理
• セキュリティルームへの入室制限
• データの閲覧権限を設定　など

ハード面における対策方法としては、次のような手段が有効でしょう。ソフト面と併せてハード面についても、徹底した対策を講じるようにしてください。

• 来客エリアを制限する
• 監視カメラを設置する
• セキュリティゲートを設置する　など

セキュリティ対策を強化する

不正アクセスに対するセキュリティ対策も、万全を期す必要があります。不正アクセスを未然に防ぐ方法としては、次のようなものがあります。

＜不正アクセスを未然に防ぐ方法＞

• IDやパスワードに多要素認証を追加する
• 迷惑メールフィルタやアンチスパム機能を活用する
• OSやアプリケーションは最新バージョンを保つ
• ネットワークセキュリティ製品を活用する　など

ただし、不正アクセスの手口は時代の変化とともに巧妙化しています。

さらに、専門知識がなければわからないような対策方法が必要な場合もあるでしょう。そこでおすすめしたいのが、情報管理ツールを導入して一元管理する方法です。

情報管理ツールを導入する

情報管理で失敗しないための方法として特におすすめなのが、情報管理ツールを活用した運用方法です。情報管理ツールを導入するメリットは、おもに5つあります。

情報を一元管理できる

社内で必要な情報をツールでまとめて管理できるため、「この情報はどこにある？」といったことがなくなり、業務の効率化につながります。

また、必要な情報がツール上で見当たらない場合、情報がナレッジ化できていないと判断できます。情報を決まった場所に集約しておけば、効率良く探すことが可能です。

大量の情報もまとめて管理できる

人材派遣業といった大量の情報を扱う企業においても、情報管理ツールを導入すれば大量の情報をツールに集約化できるため、漏れなく一元管理化できます。

社内での情報格差が生じにくい

情報管理ツールを使い一元管理することで、社内での情報格差が生まれにくくなります。必要な情報を自身でキャッチアップできるため、業務効率化につながります。

社内で情報格差が生じると、意見のすれ違いやコミュニケーションに時間がかかる、チームの一体感が薄れるなどの悪影響が生じます。情報を与えられないことで不満を覚え、チームに亀裂が入る可能性も否定できません。

また、商品や顧客に関する情報に格差が生じた場合、顧客満足度に影響するので注意が必要です。

業務ノウハウやナレッジが蓄積される

情報管理ツールに業務ノウハウやナレッジを蓄積しておくことで、退職者や異動者が出た際もスムーズな引き継ぎが可能になります。

情報管理は大事だと理解していても、実際に管理するとなると難しい課題も出てきます。手早く業務効率化につなげたいのであれば、情報管理ツールの導入も検討してみましょう。

情報管理の属人化を防げる

導入コストの安さから、Excelで情報管理をするケースも少なくありません。 しかし、Excelは複数人での操作には向かないため、情報管理の属人化が発生しやすくなります。

例えば、Excelで情報管理をする際、データベースの作成や関数を使用するのが一般的です。仮にエラーが出た場合、作成者でなければ原因を特定できない可能性があります。

ほかにも、関数が複雑になると処理に時間がかかる、大量のデータを処理できないなど業務効率低下につながる恐れもあるのです。

一方、情報管理に特化したツールであれば、複数人で情報を編集でき、リアルタイムで最新情報を確認できます。作業の属人化を解消できるだけでなく、情報管理業務の効率化を図ることも可能です。

【目的別・用途別】情報管理ツール・システムの種類

情報管理ツールと一口にいっても、目的ごとにさまざまな種類があります。ツールやシステムの種類を把握することで、自社に合ったものを選べるでしょう。

ここでは、目的や用途に適した、情報管理のツールやシステムについて解説します。

情報共有ツール

情報がテキストベースの場合、情報共有ツールを導入すれば簡単に一元管理することが可能です。

ドキュメントにテキストを入力・保存すれば、あらゆる社内情報を共有できます。業務マニュアルや議事録、商談記録などのさまざまな情報に活用することが可能です。

また、情報共有ツールの多くは、キーワード検索機能が備わっています。社内の情報を集約できるだけでなく、キーワード検索で必要な情報に簡単にアクセスできます。

ファイル・文書整理ツール

ファイル・文書整理ツールとは、ExcelやPDF、動画、アプリケーションなどのファイルや文書を整理・保管できるツールです。社内にデータが散在している場合や、保管場所が統一されていない場合に便利です。

オンラインストレージを活用しているため、大容量のデータを保管できます。また、クラウドを利用したサービスであれば、社内での情報共有はもちろん、どこからでも情報にアクセスすることが可能です。

社内wikiツール

社内wikiツールは、Wikipedia（ウィキペディア）の社内版をイメージして作られたものです。社内のノウハウや知識、マニュアルなどを管理するときに適しています。

誰でも編集できる仕組みで、ベテラン社員のノウハウやナレッジを蓄積できます。担当者が変更になった場合でも、社内wikiでやり方を調べられるため業務の生産性を維持することが可能です。

検索機能を活用すれば、すぐに必要な情報にアクセスできることも社内wikiツールの魅力です。ただし、検索機能の使い勝手が良くないと、情報を探しにくいので注意しましょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、社内のメンバーとチャットでコミュニケーションが取れるツールです。

ビジネスチャットのメリットは、リアルタイムでコメントを気軽にやりとりできることです。外出中など対面のコミュニケーションが難しい場合でも、チャットなら最新の情報を共有できます。

チャットは1対1だけでなく、部署や複数人でグループチャットを開設することも可能です。チーム間で情報を共有できるうえ、メンバーとの連携を図るときにも役立ちます。

また、テキストメッセージに加え、ファイルの添付・共有が可能です。会話だけでなく、データを管理する活用方法もあります。

ただし、双方向で会話をする形式のため、やりとりが続くと情報が流れてしまいます。過去の会話に必要な情報がある場合、ログをさかのぼったり、キーワード検索したり、探す手間が生じる点に注意が必要です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、スケジュールや個人・チームのタスクなどを一元管理できるツールです。

タスク管理とは、日常的に行なう小さな業務を、優先順位や緊急度を考慮して管理することです。タスク管理により、タスクの見落し防止や業務量が明確化され効率化につながります。

また、日々のタスクだけでなく、進捗状況やスケジュールも同時に管理できます。情報管理の用途により、タスク管理ツールは以下の5タイプに分類できます。

なお、タスク管理の方法は、カンバン方式とガントチャート方式の2種類があります。

カンバン方式とは、カンバンというカードでタスクを管理する方法です。付箋にタスクを書いて管理するイメージで、進捗状況が視覚的に把握できます。

一方のガントチャート方式とは、棒グラフでタスクの進捗状況を管理ものです。棒グラフの縦軸にはタスクや工程、横軸にはスケジュールを配置します。

タスク管理ツールを選ぶときは、どちらの方式を採用しているか確認が必要です。

IT資産管理ツール

IT資産とは、パソコンやプリンタなどのハードウェア、 OSやアプリなどのソフトウェア、クラウドサービスや通信回線などのライセンス、アカウントなどを指します。IT資産管理ツールを導入すると、ライセンスの更新時期やライセンスの数を管理できます。

IT資産の情報が明らかになることで、不要なライセンス契約の解約でコストを削減することが可能です。

また、セキュリティパッチの対応、USBによる情報の持ち出しを防ぐなど、IT資産の情報漏洩やウイルス感染を防げます。

顧客管理システム

顧客管理システムとは、文字通り顧客に関する情報を一元管理できるツールです。

顧客情報の収集や管理だけでなく、良好な関係を構築するためのマネジメント手法を取り入れています。そのため、顧客管理システムは「CRM（Customer Relationship Management）」と呼ばれています。

顧客管理システム（CRM）の機能は、以下のものが挙げられます。

CRMは多機能なのが特徴ですが、機能が多いシステムが良いとは限りません。自社に必要な機能がある使いやすいシステムを選びましょう。

採用管理システム

採用管理システムとは、採用活動に関する情報を一元管理できるシステムです。

従来は、複数の求人媒体で求人を出している場合、媒体ごとに応募者の情報を管理する必要がありました。採用管理システムの導入で、複数媒体の求人情報や応募状況、選考の進捗状況などを可視化することが可能です。

採用担当者は採用業務に割く時間が減り、本業に集中できるのが大きなメリットです。ただし、システムによって搭載されている機能が異なるため、比較したうえで導入を検討しましょう。

採用管理システムを導入するなら、求職者の募集から応募者対応まで一元管理できる「採用ページコボット」がおすすめです。採用工数を抑えつつ、求職者への訴求を最大化する機能が備わっています。

採用ページコボットについては次章でくわしく解説するので、採用活動に課題を感じている方はぜひご覧ください。

採用業務の効率化は「採用ページコボット」がおすすめ！

採用業務の負担を軽減し、業務効率化を図るなら「採用ページコボット」の導入がおすすめです。ここでは、採用ページコボットの概要、導入するメリットを解説します。

採用ページコボットとは？

採用ページコボットとは、スタッフの採用サイトを作成できる支援ツールです。求人掲載サイト「バイトル」を運営する、ディップ株式会社が提供するサービスです。

求人サイト運営のノウハウを活用し、効率的な採用活動を実現できます。採用サイトの制作に加え、求人サイトや求人検索エンジンとの連携で求人広告費をかけずに露出を増やすことが可能です。

採用ページコボットのメリット

採用ページコボットを導入すると、以下のメリットが得られます。採用業務が負担になっている企業の方は、メリットを踏まえて導入を検討することをおすすめします。

求人情報や応募者情報を一元管理できる

採用ページコボットで作成した採用サイトは、複数の求人サイトや求人検索エンジンとの連携が可能です。応募者の情報だけでなく、求人情報の掲載や修正、情報の更新、配信の停止など、共通の管理画面で一元管理できます。

媒体ごとに管理画面を確認する必要がなく、採用活動の工数を大幅に削減できます。

面接コボットも利用できる

採用ページコボットは、同じコボットシリーズの「面接コボット」と連携して使います。

面接コボットとは、応募者との面接日程を自動で設定できるツールです。24時間365日、チャットボットが応募者に対応してくれるので、いつでも面接日程を設定できます。

ほかにも、面接日程の変更や面接前日のリマインド通知、選考ステータスの管理など、面接に関する業務も効率化できます。

面接コボットはスマートフォンに対応しているため、いつでも・手軽に利用することが可能です。

採用ページコボットの契約者であれば、面接コボットは無料で利用できます。

応募者の取りこぼしを防げる

採用業務において、人材を確保するためには「取りこぼしを少なくする」ことが重要です。採用サイトから応募があった場合、折り返し連絡や面接日などをスムーズに進める必要があります。

採用ページコボットと連携して使う面接コボットは、面接日程を自動で設定してくれるため、面接の設定率を高めることが可能です。応募から面接までがスムーズに進むことで「応募したのに連絡が取れない」といった事態を防げます。

採用コストを軽減できる

採用ページコボットでは、複数の求人サイトとの自動連携が可能です。また、求人サイト「バイトル」に無料で求人を掲載できるため、コストを大幅に削減できます。

採用業務の効率化により、担当者が本来の業務に割く時間が増えるため、人件費削減にもつながるでしょう。

採用のミスマッチを防げる

採用ページコボットを導入すると、採用サイトに精通したプロが原稿作成をサポートします。

デザイン性に優れたテンプレートを使用した採用ページや、完全オリジナルの採用ページを作成できます。また、写真撮影やインタビューを活用して、入社後のミスマッチを防ぐことも可能です。

自社の魅力をしっかり伝えることで、募集者の増加や定着率の向上が期待できるでしょう。

採用ページコボットのプラン・料金

採用ページコボットには、シンプル・レギュラー・カスタムの3プランがあります。具体的なプランの内容や導入にかかる料金は、次のとおりです。

出典：採用ページコボット｜ディップ株式会社

シンプルプランは募集ページのみ、レギュラープランはトップページの作成、カスタムプランは採用サイトをゼロベースから作成したいときに適しています。求人サイトや求人検索エンジンとの連携は全プランで利用できるため、低コストでの業務効率化が可能です。

まとめ

企業における情報管理の重要性や情報管理で失敗しないためのポイント、情報漏洩につながる原因や実際の事例などについて解説しました。情報管理は、「信用失墜の防止」「企業秘密を守る」「売上の機会損失を防ぐ」ためにも重要です。

また、情報漏洩につながる原因には、人的ミスと不正アクセスの2種類があります。人的ミスを防ぐには定期的な社員教育の実施、不正アクセスを防ぐにはセキュリティ性能の高い情報管理ツールの導入などがおすすめです。今回お伝えした内容を参考に、ぜひ情報管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

ディップ株式会社では、採用業務の効率化を図れる「採用ページコボット」を提供しております。採用業務では個人情報を扱うため、情報漏洩を防止するうえでも役立ちます。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽に当社までお問い合わせください。