ビジネスメールを書くにあたって、相手に好印象を与えたいと考えている方は多いのではないでしょうか。
締めの言葉はビジネスメールにおいて相手の印象を大きく左右するので、適切な言葉を知っておくことはビジネスパーソンにとってとても重要です。
本記事ではシーン別の使いやすい締めの言葉や、締めの言葉を使う際のポイントや注意点などを解説するので、ビジネスで良好な関係を築きたい方はぜひ参考にしてください。
【シーン別】ビジネスメールの締めの言葉
まず、ビジネスメールの締めに相応しい言葉をシーン別に解説します。
シーンに合った締めの言葉を選ぶことが出来れば顧客や取引先に好印象を与えることができるので、しっかりと把握しましょう。
基本的な締めの言葉
基本的な締めの言葉は、相手によって選ぶようにしましょう。
同僚や後輩に対しては敬語であっても重すぎないものにしましょう。取引先に送るようなかしこまった文章では、ぎこちない印象を与えてしまいます。
取引先や上司に対しては、より丁寧な敬語を使うことを心がけてください。
- よろしくお願いします
- よろしくお願いいたします
- よろしくお願い申し上げます
- 何卒よろしくお願いいたします
- 今後ともよろしくお願いします
- 引き続きよろしくお願いします
- 以上、ご報告いたします
- 今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます
依頼やお願いをする際の締めの言葉
依頼やお願いをする際は、軽重の差はありますが必ず相手に負担をかけてしまいます。相手の時間や労力をいただくという気持ちを忘れず、謙虚な気持ちが伝わるような言葉選びを心がけましょう。
適切な締めの言葉を選べば、上司や取引先といった気軽に話しづらい相手にも依頼がしやすくなります。
- ご検討いただけますと幸いです
- 誠に勝手なお願いではございますが、よろしくお願い申し上げます
- お力添えのほど、よろしくお願いいたします
- ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします
- ご一考いただけますと幸いです
- 早急に善処していただきますようお願い申し上げます
- 大変ご無理を申し上げて恐れ入りますが、ご対応のほど何卒よろしくお願いします
感謝を伝える際の締めの言葉
感謝を述べる際には、締めの言葉にも気を使ってより相手に気持ちが伝わるようにしましょう。ただし、あまりかしこまりすぎると、わざとらしい印象を与えてしまうので加減に注意してください。
しっかりとお礼がしたい場合は、締めの言葉ではなく本文の方で詳しく述べるようにしましょう。
- この度は誠にありがとうございました
- 厚く御礼申し上げます
- 深く感謝しております
- この度の件につきましては、謹んでお礼申し上げます
- 日頃は何かとお心遣いをいただき、深く感謝いたしております
謝罪する際の締めの言葉
トラブルが起こった際は、謝罪の仕方でその後の印象が大きく変わります。適切な謝罪をすれば、相手に好印象を与えることもあります。
相手に誠意が伝わるよう、通常よりも慎重に締めの言葉を選びましょう。
- 心よりお詫び申し上げます
- 幾重にもお詫び申し上げます
- 多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした
- この度は何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます
- ご理解の上、ご容赦くださいますよう平にお願い申し上げます
- 本来なら直接伺いお詫びすべきところ誠に恐れ入りますが、まずはメールにてお詫び申し上げます
健康を気遣う際の締めの言葉
手紙を結ぶときにもよく使われますが、締めの言葉で健康を気遣うと相手に柔らかい印象を与えることができます。
ビジネスメールはどうしても固いものになりがちなので、こういった締めの言葉を適宜使うことも相手との関係を良好にすることにつながります。
また、健康を気遣う言葉を使う際は、暑さや寒さといった季節感を考えるのもよいでしょう。
- お体にお気をつけてお過ごしください
- 末筆ながら、皆様のますますのご健康をお祈りいたしております
- 厳しい暑さが続いておりますので、お体ご自愛ください
- 時節柄、より一層のご自愛のほどお祈りいたします
返信が欲しいときや不要の際の締めの言葉
メールの返信は相手の時間と労力をいただくものなので、丁寧な言葉でお願いしなければなりません。相手とのやりとりがスムーズになるよう、適切な言葉で締めましょう。
- ご連絡をお待ちしております
- ご教授いただけますと幸いです
- 可能であれば、○○日までにご返信いただけますと幸いです
催促しなくても礼儀として返事を送ってくれる方は珍しくありません。返事が不要だという場合は、下記のような締めの言葉を使いましょう。
- なお、本メールへの返信はご無用です
- お忙しいことと存じますので、どうぞこのメールへのお返事はお気を遣われませんように
- 何か問題やご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ
申し入れを断る際の締めの言葉
申し入れを断る際は、当然相手にとってはマイナスの状況であるため、断ったことで悪い印象を与えないよう特に気を使う必要があります。
その後の関係をなるべく良好なまま続けるためにも、丁寧な締めの言葉を心がけましょう。
- またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします
- ご容赦くださいますようお願い申し上げます
- ご期待に沿えず恐れ入りますが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします
- この度はご期待に沿えず、大変申し訳ございません
- 今後の貴社のご活動について、一層の成功をお祈り申し上げます
区切りの挨拶における締めの言葉
相手と良好な関係を築きたいのであれば、区切りの挨拶は礼儀として重要です。
締めの言葉にもプロジェクトや取引が終了したとき、あるいは年末年始といったシーンごとに相応しいものがあるので、マナーの一つとして身に着けましょう。
- 今後とも一層のお引き立てをよろしくお願い申し上げます（プロジェクトや取引が終了したときの締めの言葉）
- 皆様のますますのご活躍とご健勝をお祈りいたしております（プロジェクトや取引が終了したときの締めの言葉）
- よいお年をお迎えください（年末）
- 新年も何卒よろしくお願いいたします（年末）
- 本年も変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願い申しあげます（年始）
- 本年もご厚誼のほど、よろしくお願い申しあげます（年始）
ビジネスメールにおける締めの言葉の役割と重要性
ビジネスメールにおいては、相手に対する丁寧さが大切です。
締めの言葉はメールの文末に来るため印象に残りやすく、丁寧さを示すためには重要な役割を果たすので、ここでの言葉選びが適切であれば相手に好印象を与えることができます。
こういった言葉選びの力を身に着ければ、セールスパーソンにとっては営業力を挙げることにもつながります。
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ビジネスメールの締め方のポイント
締めの言葉をいくつも紹介しましたが、こういった言葉を効果的に使うには抑えるべきポイントがあります。相手との関係をより良好なものにするために、しっかりとポイントを把握しましょう。
状況や相手との関係性を考慮する
締めの言葉を効果的に使うには、状況や相手との関係性を考慮することが重要です。相手が同僚や後輩なのか、あるいは上司や取引先なのかによって使うべき言葉は異なります。
たとえば、同僚や後輩には「よろしくお願いします」で、上司や取引先には「よろしくお願いいたします」と、語尾を変えるだけで印象は大きく変わります。
上司や取引先に軽い言葉を送るべきでないのはもちろんのこと、同僚や後輩への言葉が重すぎるもの印象はよくありません。また、相手との関係性を考慮できていても、謝るべき場面で謝っていないといったことがあれば印象は悪化してしまうので、状況の把握も重要です。
状況と相手との関係性、両方を考慮して言葉を選びましょう。
クッション言葉を添える
メールでは声のトーンや表情がわからないので、対面で話すよりも気持ちを伝えることが難しくなります。
自分では丁寧に頼んだつもりでも、丁寧さを伝える言葉がわかりやすく入っていなければ相手は命令されたように受け取ってしまうかもしれません。
こういった誤解を避けるために、締めの言葉にはクッション言葉を添えるようにしましょう。クッション言葉とは「もしよろしければ」「差し支えなければ」「恐れ入りますが」といった言葉です。
印象を柔らかくするクッション言葉を使うことで、相手にはより丁寧に伝わり誤解を防ぐことができます。
ビジネスメールで締めの言葉を書く際の注意点
礼儀正しいビジネスメールを書くにあたって締めの言葉は便利なものですが、使う際には注意が必要です。
本項目で解説する注意点をしっかり頭に入れて、締めの言葉を適切に使いましょう。
言葉遣いや文体を合わせる
締めの言葉を使う際には、メール全体の言葉遣いや文体を合わせるようにしましょう。
たとえば、文頭では「いつもお世話になっております」と軽い挨拶をして、文末には「ご厚情を賜り、誠にありがとうございます」と思い締めの言葉を使った場合、相手は取って付けたような印象を持ってしまいます。
どのくらいの重さを持って相手に接したいのかをきちんと考え、メール全体のバランスを考慮して言葉を選ぶことが大切です。
メールの最後には署名を入れる
ビジネスメールのマナーとして、締めの言葉を書いたら最後に署名を入れましょう。
署名はメールにおいて名刺と同様の役割を担っているので、面識のない相手に営業のためのメールを送る場合は、特に重要なものになります。
署名には「会社名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」「住所」などを記載しましょう。興味を持ってくれた相手がすぐに連絡を取ることができるというメリットもあります。
英語のメールでも締めの言葉は必要
英文のメールでも、日本語と同様に締めの言葉は必要です。ただし日本と英語圏では文化が異なるため、日本語の締めの言葉を直訳して使うべきではありません。
英語の締めの言葉としてよく使われるのは、Sincerely（真心を込めて）、Best wishes（幸運を祈ります）などの言葉です。
Sincerelyは取引先などに使うのが適切な重い表現で、Best wishesは同僚などに使うのが適した軽い表現といった違いもあるので、状況によって適切な言葉を選びましょう。
まとめ：ビジネスメールの締め方を工夫して好印象を与えよう！
ビジネスメールの締め方によって、相手の受ける印象は大きく変わります。状況や相手に相応しい適切な締めの言葉を選んで、ビジネスを円滑に進めましょう。
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