シフト管理ソフトの種類と選び方は？おすすめのソフト5選

人材派遣会社では、派遣スタッフの契約内容や派遣先に応じたシフト・勤怠管理が必要なため、担当者の負担が大きくなりがちです。そこでおすすめなのが、シフト管理ソフトを導入し、シフト作成や管理を自動化する方法です。

本記事では、シフト管理ソフトの導入メリットや注意点、ソフトの種類、選び方などを解説します。人材派遣会社におすすめのシフト管理ソフトも紹介しているので、ぜひお役立てください。

エクセルを使ったシフト管理における課題

エクセルを使ったシフト管理には、どのような課題があるのでしょうか？ソフトの導入効果を理解すべく、まずはエクセルによるシフト管理の課題を4つ紹介します。

課題

・膨大な時間がかかる
・ミスやトラブルがなくならない
・勤怠状況の把握が難しい
・シフト作成業務が属人化しやすい

膨大な時間がかかる

エクセルを使ったシフト管理の最大の課題は、シフト表の作成に膨大な時間がかかることです。

メールとエクセルを使ってシフトを作成する場合、シフト希望の回収からシフトの共有、再調整まで、かなりの工数がかかります。派遣スタッフの人数によっては、数人体制で100〜200時間という膨大な時間がかかってしまうことも少なくありません。

シフト管理に膨大な時間がかかると、他の業務が手に付かない、担当者の時間外労働につながるなど他の課題も浮上してしまうでしょう。

ミスやトラブルがなくならない

エクセルを使ったシフト管理は、膨大な時間がかかるだけでなく、人為的ミスやトラブルが付きものです。

手作業でのシフト作成・管理では、どんなに気を付けていても、転記ミスや入力ミス、確認漏れなどのミスが発生するリスクがあります。また、作成したシフトが希望に添わなかったり、不公平だったりすると、スタッフの不満を引き起こしてしまうこともあるでしょう。

こういった人為的ミスやトラブルは、調整に膨大な時間を要してしまうため、自動化して減らしていく必要があります。

勤怠状況の把握が難しい

エクセルを使ったシフト管理には、スタッフの勤怠状況の把握が難しいという課題もあります。スタッフの契約内容やシフトパターンがさまざまである人材派遣会社では、勤務の実態をリアルタイムで把握することが難しいのが現状です。

さらに、シフトや勤怠、打刻などの管理をエクセルでそれぞれ管理する場合、データを手入力したりインポートしたりと、かなりの手間がかかります。

このように、包括的にスタッフの勤怠状況を把握することが難しいという点からも、エクセルを使った管理は課題が大きいと言えます。

シフト作成業務が属人化しやすい

シフト作成業務が属人化しやすいことも、エクセルを使ったシフト管理の課題の一つです。

シフト表を手作業で作成するには、スタッフの特性や現場のルールなどを理解している必要があり、つい経験のある担当者に属人化されてしまいがちです。さらには、「エクセルシートの細かな設定やマクロを担当者でしかない」と使いこなせないというケースも少なくありません。

属人化が起こると、担当者の負担が大きくなりやすいだけでなく、担当者がいなくなった時の引き継ぎに苦労することになります。属人化はリスクが大きいため、ソフト導入による業務の簡素化やノウハウの共有が必要です。

シフト管理ソフトを導入するメリット

シフト管理ソフトは、エクセルや紙を使ったシフト管理の課題解決に役立ちます。ここでは、シフト管理ソフトの導入により得られる主なメリットを3つ紹介します。

メリット

・シフト表を自動で作成できる
・適切な人材配置が可能になる
・コストを削減できる

シフト表を自動で作成できる

シフト管理ソフトを導入すると、スタッフから回収したシフト希望をもとに、自動でシフト表を作成できます。スタッフからのメールを確認したり、シフト希望をエクセルに手入力したりする必要なく、シフト表を自動作成できるので、業務効率化につながります。

担当者の負担が軽減されることはもちろん、シフト表公開までの時間が短縮されることで、スタッフの満足度も向上するでしょう。

適切な人材配置が可能になる

シフト管理ソフトでは、あらかじめ設定したルールをもとに自動的にシフト表が作成されるため、適切な人材配置が可能になります。

エクセルを使ったシフト管理では、バランスの良い配置を実現するには、担当者に大きな負担がかかります。しかし、ソフトを導入すれば、担当者の負担を増やすことなく、適切な人材配置を実現できます。

業務に対してスタッフの人数が不足したり、スタッフを必要以上に配置したりすることがなくなるため、スタッフの不満を解消しつつ、人件費の最適化にもつながります

コストを削減できる

上記2つのメリットに関連して、シフト管理ソフトの導入はコスト削減にもつながります。というのも、シフト管理の業務効率化や派遣スタッフの適切な人材配置により、人件費を削減できるためです。

たとえば、2人体制で行っていたシフト管理を1人体制で行えるようになったり、スタッフを必要以上に配置することがなくなったりと、人件費のコスト削減につながるでしょう。

さらには、シフト希望の回収や公開をすべてオンラインで行えば、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できます。

シフト管理ソフトを導入するデメリット・注意点

シフト管理ソフトを導入する上で、知っておきたいデメリットと注意点を説明します。

デメリット・注意点

・完全な自動化は難しい
・導入・運用に一定の費用がかかる

完全な自動化は難しい

シフト管理ソフトは、基本的なシフト作成・管理を自動化できますが、すべてを完全に自動化することは難しいとされています。というのも、シフト作成において考慮が必要なスタッフの個別事情や企業特有のルールなどは、言語化してソフトに理解させることが難しいからです。

たとえば、シフト管理ソフトでは、スタッフ同士の人間関係や家庭の事情などを考慮して、柔軟にシフトを作成・調整することはできません。そのため、シフト管理ソフトを導入した後も、基本的には自動作成されたシフトを担当者が確認し、必要であれば適宜修正する必要があります。

ソフトを使ったシフト作成に慣れるまでは、確認や修正にかえって時間がかかってしまうこともあるでしょう。

導入・運用に一定の費用がかかる

シフト管理ソフトを導入するデメリットとして、一定の費用がかかることが挙げられます。具体的な費用は、ソフトやプランごとに異なりますが、初期費用に加えて、月数万円の運用費用がかかることが一般的です。

エクセルを使ったシフト管理よりも費用がかかることは念頭に置いておく必要があります。ただし、シフト管理ソフトは導入に費用がかかりますが、担当者の負担や時間外労働を削減できるので、長い目で見るとコスト削減につながるケースがほとんどです。

シフト管理ソフトの種類と選び方

シフト管理ソフトは、無料か有料か、業種特化型か汎用型かなど、さまざまな切り口から分類できます。ここでは、シフト管理ソフトの種類を4つに分類し、選び方とともに紹介します。

選び方

・無料か有料か
・業種特化型か汎用型か
・大企業向けか中小企業向けか
・シフト機能特化か多機能か

無料か有料か

シフト管理ソフトは、無料で使えるものと有料のものに大別されます。

	メリット	デメリット
無料	・費用を抑えられる・手軽に試せる	・機能制限がある・利用人数制限がある
有料	・多機能・大人数でも使える	・一定の費用がかかる

無料のシフト管理ソフトは、導入・運用コストを抑えられる点は魅力的ですが、機能制限や利用人数制限がかかることが一般的です。多くの場合、シフト希望の回収と自動反映・作成など、利用できるのは基本的な機能に限られます。

そのため、多くの派遣スタッフを抱える人材派遣会社や、シフト管理を本格的に自動化したい会社の場合、本来の能力を発揮できないリスクがあります。

一方、有料のシフト管理ソフトは、コストがかかる分、充実した機能で本格的にシフト作成・管理を自動化できます。複雑なシフトを自動作成できたり、人材派遣会社に特化した機能が搭載されていたりと、コスト以上の効果を得られる可能性は高いでしょう。

「費用をかけずにお試し導入したい」という場合は、無料プランや無料お試し期間を設けているソフトを選ぶといいでしょう。ただし、基本的には費用対効果を確認しながら、有料サービスの利用を検討するといいでしょう。

業種特化型か汎用型か

シフト管理ソフトは、人材派遣会社など特定の業種に特化したソフトと、全業種を対象とした汎用的なソフトの2つに分けられます。

	メリット	デメリット
業種特化型	・自社にマッチしたシフト作成が可能	・コストがかかる
汎用型	・コストを抑えられる・業種を問わず導入可	・機能が限られる・複雑なシフト作成に対応できないことがある

業種特化型のソフトは、特定の業種が必要とする機能が備わっているため、自社にマッチしたシフトを作成しやすいというメリットがあります。たとえば、人材派遣業に特化したソフトなら、派遣スタッフの契約内容や派遣先に応じたシフト管理がしやすいでしょう。

しかし、業界に特化した機能が追加され多機能である分、導入・運用にかかるコストは比較的高くなりやすいです。

一方、汎用型のシフト管理ソフトは、飲食や小売、コールセンターなど幅広い業種に対応しているのが特徴です。業種を問わず比較的低コストで利用できることは大きなメリットでしょう。

ただし、あらゆる業種に対応している分、多くの業種で必要とされる機能に絞られる傾向にあります。業種特有の複雑なシフト作成には対応しきれない可能性もあります。

シフト管理アプリの導入目的や、解決したい課題に合わせて選ぶと失敗は少ないでしょう。

大企業向けか中小企業向けか

シフト管理ソフトは、ソフトによって対象とする企業規模が異なります。

	メリット	デメリット

大企業向け	・大人数のシフト作成に対応・大量のデータ処理・管理が可能	・コストがかかる
中小企業向け	・コストを抑えられる	・追加でカスタマイズ費用がかかることがある

大企業向けのシフト管理ソフトは、数万人といった大人数のシフト作成に対応しています。大量のデータを素早く処理したり管理したりすることも可能です。ただし、高精度である分、導入・運用にかかるコストも増加します。

一方、中小企業向けのシフト管理ソフトは、対応人数や機能が大企業向けと比べて少ない分、コストを抑えて導入・運用することができます。ただし、自社に特化した機能を追加したい場合は、別途カスタマイズ費用がかかることがあります。

自社の規模に合わせて、ソフトを選定することが大切です。

シフト機能特化か多機能か

シフト自動作成機能が備わったソフトには、シフト作成・管理を主力としたものと、勤怠管理を一元管理できる多機能なものがあります。

	メリット	デメリット
シフト機能特化	・高精度なシフト作成・管理機能を搭載	・勤怠管理ソフトの別途導入が必要
多機能	・勤怠もワンストップで管理できる	・シフト作成・管理の機能の充実度が劣ることがある

シフト機能に特化したソフトは、シフト作成・管理向けに開発されているため、シフト作成・管理向けの機能が充実しています。シフト作成における細かなニーズに対応しているので、複雑なシフトも作成しやすいでしょう。

一方、勤怠管理ソフトの場合、勤怠管理の一環としてシフトの作成や管理を行うことができます。シフト作成・管理は、勤怠管理ソフトの一機能であるため、シフト機能に特化したソフトと比べると、機能の充実度は劣ることがあります。

ただし、後者の場合、シフト管理だけでなく勤怠管理までワンストップで行えるため、トータルでのコスト面を安く抑えやすいほか、業務を幅広く効率化できるというメリットがあります。

	料金	対象業種	規模	主力機能
シフオプ	有料（月額300円/1ユーザー）	汎用型	大〜中	シフト管理
oplus	無料・有料（月額100円/1ユーザー）	汎用型	中〜小	シフト管理
らくしふ	有料（要問合せ）	汎用型	大〜小	シフト管理
ジョブカン勤怠管理	無料・有料（月額200円〜500円/1ユーザー）	汎用型	大〜小	勤怠管理