会社の「情報管理」の方法・リスクとは？おすすめシステム＆ツール

企業に勤める方の中には、情報管理の徹底が上手くいかずに、頭を抱えている方も多いのではないでしょうか？顧客情報や機密情報といった情報を扱う企業にとって、情報管理の徹底は欠かせません。

管理不足により情報漏洩が起きれば、自社の信用失墜につながるでしょう。情報管理で失敗しないためには、情報漏洩につながる原因や、実際に情報漏洩につながった企業の事例などを参考に、適切な方法で管理しなければなりません。

今回は、会社における情報管理について、情報管理の重要性や情報漏洩が起きた事例、失敗しないためのポイントなどを解説します。

最後まで読めば、情報漏洩につながることなく、徹底した情報管理ができるようになるでしょう。情報漏洩などで後悔したくない方は、ぜひ最後までご覧ください。

企業における情報管理とは？

情報管理とは、情報を適切な方法で管理し、必要なときに必要な情報をすぐに取り出せるように管理することです。

管理とは、簡単にいえば「良い状態を保つこと」を指します。つまり、企業が保有する情報を良い状態に保てなければ、情報管理ができているとはいえません。

最低でも、次の2つが徹底されていなければ、「情報管理ができている」とはいえないでしょう。

• 情報の所在や責任者が明確で、必要な情報はすぐに確認できる
• 堅牢なセキュリティで保護されており、情報漏洩のリスクがない

情報を適切な状態で管理し、必要なタイミングですぐに確認できることが企業に求められる情報管理です。

情報管理が重要である理由

情報管理が重要である理由は、主に次の3つです。

企業の信用失墜を防ぐため

情報管理が徹底されていないと、企業の信用失墜を招く可能性があります。

業務上、企業は機密性の高い情報を多く取り扱います。万が一、管理不足が原因で顧客情報などが漏洩した場合、ブランド力の失墜につながるでしょう。

企業のブランド力が低下するということは、企業に対する信用が落ちることを意味します。ブランド力が回復しない限り、売上低下による悪影響が続きます。

また、一度落とした信用を取り戻すのは、最初に信用を築くより遥かに難しいものです。管理不足が原因で信用失墜につながらないよう、情報管理は徹底しなければなりません。

企業秘密を守るため

情報管理が重要とされる理由の一つに、企業秘密を守ることが挙げられます。企業秘密とは、技術秘密や営業秘密といった、いわゆる「経済的な価値」を持つ情報のことです。

企業秘密の具体例としては、次のようなものがあります。

上記のような企業秘密は、漏洩することでさまざまなリスクが生じます。

たとえば、もし自社の管理不足が原因で営業マニュアルや顧客名簿が漏れてしまった場合、同業他社に内容を知られることで、顧客を奪われる可能性があります。また、製造技術や設計図なども同様に、情報が漏洩することで同業他社に技術を奪われるかもしれません。

企業秘密の多くは、経済的な価値を持つ情報です。管理不足が原因で企業秘密が漏れれば、当然ながら自社の売上にも影響を及ぼすでしょう。

売上の機会損失を防ぐため

情報管理の不徹底は、売上の機会損失を招きます。もし外部に情報が漏洩しなかったとしても、売上損失につながるケースもあります。

代表的な例として、コンピュータウィルスによる感染が挙げられます。ウイルスの感染が原因で社内システムが使えなくなった場合、システムが復旧するまで業務ができません。

当然ながら、業務ができない間は売上の機会損失が発生します。特に繁忙期などで売上が見込める時期であれば、より被害は深刻です。

また、ランサムウェア（※）による被害を受けた場合は、売上の機会損失に加え、元に戻すためには多額の身代金も必要になります。

一部のランサムウェアについては、ファイルを復号するツールが公開されていますが、必ずしも複合できるわけではありません。ウイルスへの感染が原因で売上の機会損失を招かないよう、情報セキュリティ対策は徹底すべきでしょう。

※ランサムウェアとは？：身代金要求型ウイルスと呼ばれる不正プログラム。端末に保存されたデータを暗号化により操作不能にし、復旧を条件に高額な身代金を要求すること（参照元：ランサムウェア被害防止対策）。

情報漏洩の原因と事例

続いては、実際に情報漏洩が起きた企業の事例をもとに、情報漏洩につながる原因について解説していきましょう。

情報漏洩が起きる原因は、「人的ミス」による原因と「不正アクセス」による原因の2つに分けられます。それぞれの特徴や事例について詳しく解説します。

人的ミスによる情報漏洩

人的ミス（ヒューマンエラー）による情報漏洩には、次のようなケースが挙げられます。

• 顧客に対し、別の顧客の個人情報を送信する

例）メールやFAXの宛先を間違えて送信した

• 機密情報を保存したデータを紛失する

例）機密情報が入ったスマートフォンを紛失した

• 社外秘の情報をSNSに投稿する

例）事務所内で撮影した写真をSNSに投稿したが、写真の中に社外秘の情報が写り込んでいた

人的ミスの多くはスタッフの不注意が原因であるため、ミスを起こさない体制を整えることが重要です。

人的ミスによる事例

実際に人的ミスが原因で起きた事例を紹介しましょう。

上記はいずれも、スタッフの注意不足により発生した人的ミスです。人的ミスによる情報漏洩を防ぐためには、スタッフの指導徹底はもちろん、ミスの起きない環境の構築が重要です。

不正アクセスによる情報漏洩

自社システムのセキュリティが十分でない場合は、外部からの不正アクセスによる情報漏洩が起きやすくなります。第三者からの不正アクセスを許してしまうと、データの情報漏洩はもちろん、データの改ざんによる業務妨害なども懸念されます。

不正アクセスが原因による企業データの流出や業務妨害は、決して少なくありません。そのため、企業は不正アクセスに対して、常に万全な対策を取る必要があります。

また、不正アクセスに対する対策方法については、IDS（不正侵入検知システム）やIPS（不正侵入防止システム）の活用が有効とされています。

不正アクセスによる事例

続いて、不正アクセスが起きた実際の事例を紹介しましょう。

上記のような大手企業においても、実際に不正アクセスによる被害が発生しています。情報管理を徹底するためには、人的ミスに対する対策だけではなく、不正アクセスによるセキュリティ対策についても、万全を期す必要があります。

情報管理で失敗しないためのポイント

では、情報管理で失敗しないためにはどのような対策を取れば良いでしょうか？主なポイントとしては、次の4点が挙げられます。これらを意識することで、情報管理の不足による漏洩リスクを低減できるでしょう。

社員教育・指導を強化する

情報を実際に扱う社員に対して、社員教育や指導の強化を図りましょう。いくら技術的な対策を施していても、実際に情報を扱う社員の意識が低ければ、情報漏洩につながる可能性があるためです。

社員に指導する際には、入社時の研修だけではなく、定期的に情報管理に対しての勉強会などを開催することが効果的です。定期的に勉強会を開催することで、最新の傾向に基づく知識を身につけられるからです。情報管理に対して古い知識を持つ社員がいないよう、定期的に知識をアップデートしましょう。

また、社員への指導を徹底しても効果がない場合は、情報管理する体制に問題があると考えられます。人的ミスが起きないように、管理体制の見直しを検討しましょう。

物理的対策を強化する

社員教育や指導の徹底とともに実施すべきなのが、物理的対策の強化です。社員教育や指導といったソフト面だけではなくハード面も強化することで、情報漏洩に対するリスクを低減できます。

また、次のような内部の人に対する施策以外にも、外部の人に対する対策も必要です。

• 社員証での入退室管理
• セキュリティルームへの入室制限
• データの閲覧権限を設定　など

ハード面における対策方法としては、次のような手段が有効でしょう。ソフト面と併せてハード面についても、徹底した対策を講じるようにしてください。

• 来客エリアを制限する
• 監視カメラを設置する
• セキュリティゲートを設置する　など

セキュリティ対策を強化する

不正アクセスに対するセキュリティ対策も、万全を期す必要があります。不正アクセスを未然に防ぐ方法としては、次のようなものがあります。

ただし、不正アクセスの手口は時代の変化と共に巧妙化しています。

さらに、専門知識がなければわからないような対策方法が必要な場合もあるでしょう。そこでおすすめしたいのが、情報管理ツールを導入して一元管理する方法です。

情報管理ツールを導入する

情報管理で失敗しないための方法として特におすすめなのが、情報管理ツールを活用した運用方法です。情報管理ツールを導入するメリットは、主に4つあります。

情報を一元管理できる

社内での必要な情報をツールでまとめて管理できるため、「この情報はどこにある？」といったことがなくなり、業務の効率化につながります。

大量の情報もまとめて管理できる

人材派遣業といった大量の情報を扱う企業においても、情報管理ツールを導入すれば大量の情報をツールに集約化できるため、漏れなく一元管理化できます。

社内での情報格差が生じにくい

情報管理ツールを使い一元管理することで、社内での情報格差が生まれにくくなります。必要な情報を自身でキャッチアップできるため、業務効率化につながります。

業務ノウハウやナレッジが蓄積される

情報管理ツールに業務ノウハウやナレッジを蓄積しておくことで、退職者や異動者が出た際もスムーズな引き継ぎが可能になります。

情報管理は大事だと理解していても、実際に管理するとなると難しい課題も出てきます。手早く業務効率化につなげたいのであれば、情報管理ツールの導入も検討してみましょう。

情報管理ツールなら「jobs」がおすすめ

数ある情報管理ツールの中でも特におすすめなのが、当社ディップ株式会社が提供する「jobs」です。

jobsは中小企業向けに作られた派遣基幹システムで、情報管理や案件管理といった派遣に必要な業務の一元管理化が可能です。また、24時間365日の応募に自動対応できる「HRコボットfor応募対応」とも連携できます。

ここでは、jobsの機能や強みについて詳しく解説します。

jobsとは

jobsは、当社ディップ株式会社が提供する中小企業のための派遣基幹システムです。月々35,000円（税抜）の低コストで導入することができ、情報管理はもちろん、請求書や見積書といった各種書類の作成など、派遣会社に役立つ機能を豊富に搭載しています。

顧客情報やスタッフ情報の管理から勤怠管理や給与管理に至るまで、すべて一元管理できます。また、システムをSaaSで提供することにより、社外からのアクセスも可能です。

さらに、同じく当社ディップ株式会社が提供する「HRコボットfor応募対応」との連携もできます。jobsと連携して活用すれば、アサインの迅速化と稼働率の向上につながります。

jobsの主な機能

jobsの主な機能は、次のとおりです。

また、今後上記にない機能についても、順次追加する予定です。

jobsの強み

数ある情報管理システムの中でも、jobsの強みといえるものは次の5点です。

アサイン（掘り起こしや引き当て）が迅速＆簡単

「jobs」に、スタッフ情報を登録しておけば、新規案件の素早い引き当てが可能です。稼働率の向上につながります。

安心の定額制＆低価格

jobsは、Jobsアカウント 27,500円（税抜）＋サポート金7,500円（税抜）のみで導入できます。追加費用は一切発生せず、もちろん機能制限などもありません。

直感的な操作感を実現

jobsでは、ツールの初心者でもマニュアル不要で直感的に操作できる、シンプルなインターフェースを採用しています。そのため、派遣会社が登録スタッフに対し、操作方法を説明する必要はありません。

サポート体制が充実

経験豊富なスタッフが、Jobsの初期設定時はもちろん、運用後のサポートにいたるまで徹底的に支援します。

「HRコボットfor応募対応」と連携可能

jobsは、当社ディップ株式会社が提供する「HRコボットfor応募対応」と連携できます。jobsと連携することで、より効果的にシステムを運用できます。

まとめ

企業における情報管理の重要性や情報管理で失敗しないためのポイント、情報漏洩につながる原因や実際に事例などについて解説しました。

情報管理は、「信用失墜の防止」「企業秘密を守る」「売上の機会損失を防ぐ」ために、重要とされています。また、情報漏洩につながる原因には、スタッフの注意不足などによる人的ミスと、ウイルス感染といった不正アクセスによる2種類があります。

人的ミスを防ぐためには、定期的な社員教育の実施、不正アクセスを防ぐためにはセキュリティ性能の高い情報管理ツールの導入などがおすすめです。今回お伝えした内容を参考に、ぜひ情報管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

当社ディップ株式会社では、中小企業向けの派遣基幹システム「jobs」を提供しております。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽に当社までお問い合わせください。