シフト管理アプリとは？導入メリット・デメリット、無料で利用できるのか解説

人材派遣会社では、スタッフ数が増えるほどシフト管理が複雑になり、担当者の負担やミスも増えがちです。実際に「シフト提出の回収が大変」「シフト表の作成に時間がかかる」「伝達ミスが多い」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。こうした課題を解決する手段となるのが、シフト管理アプリです。

本記事では、シフト管理アプリの基本機能や導入メリット・デメリット、無料で使えるアプリの有無、失敗しない選び方や導入時の注意点まで詳しく解説。さらに、人材派遣会社におすすめのシフト管理アプリもご紹介します。

シフト管理アプリとは

シフト管理アプリとは、従業員のシフト作成や管理の補助を目的としたサービスのことです。

シフト希望回収や希望シフトの自動反映、勤怠データの自動収集など、シフト管理の効率化に役立つ機能が多数搭載されています。また、クラウド型のシステムの場合、従業員もスマホ一つでシフトの提出や確認を行なうことが可能です。

人材派遣会社では、派遣先ごとにシフトや勤務体系が異なるなど、シフト管理が煩雑になりがちです。シフト管理アプリを導入することで、シフト管理にかかる時間と負担の削減につながります。

シフト管理アプリの主要機能

シフト管理アプリを導入すると、具体的にどのような作業を効率化できるのでしょうか？ここでは、シフト管理アプリの主要機能を8つ紹介します。

主要機能

・シフト希望の回収

・シフト作成

・シフト・勤怠管理

・給与計算・収入管理

・メッセージ・連絡

・シフト調整・交代依頼

・アラート・リマインド

・外部システム・カレンダー連携

シフト希望の回収

シフト管理アプリの多くは、スタッフからシフト希望を回収するための機能を搭載しています。スタッフがスマホアプリから申請したシフト希望は、管理者の画面に自動的に反映されるため、転記や申請状況の確認の手間を削減できます。

また、アプリのなかには、シフトの締切日に合わせてリマインダーを自動送信できるものもあります。スマホやパソコンを使って、スムーズにシフトの希望提出と回収を行なうことが可能です。

シフト作成

シフト作成は、シフト管理アプリの主要機能です。シフトの細かな作成方法はアプリによって異なりますが、回収したシフト希望をもとに「日別」「週別」など視覚的にわかりやすい管理画面でシフトを作成できます。

なかには、労務規程違反の可能性があるシフトに自動で警告メッセージを表示する「アラート機能」を搭載したアプリもあります。これまで手動で行なっていたシフト管理を素早くかつ正確に実行できます。

シフト・勤怠管理

シフト管理アプリでは、シフトと勤怠管理を行なうことができます。シフトの調整や修正もシステム上で行なえるため、手書きやエクセルを使って書き直す手間がかかりません。

また、なかにはシフト管理に加えて、勤怠管理までワンストップで行なえるシステムもあります。

給与計算・収入管理

多くのシフト管理アプリには、勤務時間や出勤日数をもとに自動で給与計算を行なう機能が備わっています。この機能を活用することで、手作業による計算ミスや集計作業の手間を大幅に削減でき、管理者の負担軽減につながります。

スタッフごとの収入状況もリアルタイムで確認できるため、給与に関する問い合わせ対応もスムーズです。また、給与明細の自動作成や勤怠データとの連携により、労務管理が一元化され、ミスのない正確な給与支給が実現します。

メッセージ・連絡

シフト管理アプリのメッセージ機能を使えば、スタッフ間や管理者との業務連絡、シフト調整のやり取りが簡単に行なえます。個別連絡はもちろん、全体への一斉連絡もできるため、重要な情報の共有漏れを防止できます。

アプリ上でやり取りが完結するため、連絡の履歴も残り、スムーズなコミュニケーションと情報管理が可能です。

シフト調整・交代依頼

シフト調整や交代依頼の機能を使えば、スタッフ同士でシフトの交代や調整をアプリ上で簡単に行なうことができます。急な欠勤や予定変更にも柔軟に対応でき、管理者はアプリを通じて状況を一目で把握可能です。

調整が完了すると、内容が自動的にシフト表へ反映されるため、手間なく最新のシフト状況を維持できます。現場の混乱や連絡ミス防止にもつながるため、スムーズなシフト運用が可能です。

アラート・リマインド

シフト管理アプリには、シフト未提出時や出勤前など、重要なタイミングでアラートやリマインド通知を送る機能があります。これにより、スタッフのシフト提出忘れや出勤ミスを未然に防ぐことができ、管理者の確認作業も軽減されます。

プッシュ通知を活用することで、リアルタイムでスタッフに連絡できる点も便利です。

外部システム・カレンダー連携

給与計算ソフトや勤怠管理システム、Googleカレンダーなどの外部サービスと連携できる機能を備えているアプリも多い傾向です。シフトデータを自動でほかのシステムに反映させることができるため、入力ミスの防止や業務効率化につながります。

多くのアプリは、API連携やCSVデータのインポート・エクスポートなど多様な方式に対応しており、自社の業務フローに合わせて柔軟に活用できる点も魅力です。

シフト管理アプリの導入メリット

では、人材派遣会社でシフト管理アプリを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか？おもな導入メリットを6つ紹介します。

メリット

・シフト作成・管理を効率化できる

・ペーパーレス化によりコストを削減できる

・作業漏れや伝達ミスを防げる

・派遣スタッフの利便性が向上する

・スタッフとのコミュニケーションが円滑になる

・データ分析によって経営改善につながる

シフト作成・管理を効率化できる

シフト管理アプリの最大のメリットの一つは、管理担当者の負担を大幅に軽減できる点です。

従来は、スタッフからシフト希望を集めてエクセルなどに入力、勤怠表も手作業で集計するなど、多くの時間と労力が必要でした。シフト管理アプリを導入すれば、これらの作業を自動化でき、担当者の手間やミスを大幅に減らせます。

例えば、シフト希望の提出や調整、勤怠データの集計などは簡単な操作のみで完了し、大幅な業務の効率化が可能です。また、少人数で管理業務を回せるようになるため、人件費の削減にもつながります。

シフト管理アプリは、忙しい現場の管理者にとって、業務負担の軽減と効率化の両面で大きな効果を発揮できるツールといえるでしょう。

ペーパーレス化によりコストを削減できる

シフト管理アプリを導入することで、ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。

アプリでは、希望シフトの回収からシフト表の作成まですべてシステム上で完結するため、用紙代や印刷代などのコストがかかりません。

紙を使ったシフト管理では、シフト希望を紙で回収したり、紙のシフト表や勤怠表を作成したりと、膨大な紙の使用や管理、保管が必要でした。紙でのシフト管理は、単価で考えれば安くても、全体で見ると一定以上のコストがかかります。

そこで、アプリ導入によりペーパーレス化を進めれば、シフト管理にかかる印刷コストや保管コストなど、一定以上のコスト削減を実現することができます。

作業漏れや伝達ミスを防げる

シフト管理アプリを活用すれば、シフト提出状況やシフト交代状況がリアルタイムで確認できるため、作業漏れや伝達ミスを大幅に減らすことができます。リマインダー機能やアラート通知を組み合わせれば、シフト提出忘れや出勤ミスも未然に防止可能です。

紙や口頭でのやり取りでは、どうしても情報の抜け漏れや伝達遅れが発生しがちですが、アプリなら履歴も残るため、現場の混乱やトラブルを最小限に抑えられます。結果として、スタッフが安心して働ける環境づくりにつながります。

派遣スタッフの利便性が向上する

スマホアプリに対応したシフト管理システムは、管理者だけでなく派遣スタッフの利便性向上にもつながります。

紙のシフト管理の場合、スタッフは紙やメールなどでシフト希望を提出しなければなりません。しかし、アプリならスマホ一つで場所や時間を選ばず手軽にシフトを提出することができます。また、シフトの提出以外にも、完成したシフト表の確認や調整依頼などもスマホから行なうことが可能です。

さらには、通知によりシフトの提出漏れや希望シフトの転記ミスなどが減ることで、シフト絡みのトラブル防止にもつながります。

スタッフとのコミュニケーションが円滑になる

シフト管理アプリのメッセージ機能や一斉連絡機能を使えば、コミュニケーションが格段にスムーズになります。急なシフト変更や業務連絡もアプリ上で迅速に伝達できるため、情報共有の抜け漏れもほとんど起きません。

また、スタッフが希望や相談をアプリ上で管理者に簡単に伝えられるため、現場の状況やスタッフの声を把握しやすくなります。これにより、職場内の連携が強化され、スタッフの満足度や定着率の向上にもつながります。

データ分析によって経営改善につながる

シフト管理アプリは、過去のシフトや勤務時間、出勤率などのデータを自動で蓄積・分析できる機能を備えています。この機能を活用することで、繁忙期や人手不足の傾向を把握しやすくなり、最適な人員配置やコスト削減策の立案が可能です。

データに基づいた客観的な経営判断ができるため、業務効率の向上や収益性の改善にも直結します。シフト管理アプリの活用は、現場の運営だけでなく、経営全体の質を高めるための有効なツールといえるでしょう。

シフト管理アプリの導入デメリット

シフト管理アプリを導入することで起こりうるデメリットを3つ紹介します。

デメリット

・導入にコストがかかる

・ワークフローの変更が必要になる

・スタッフや管理者の操作習得・教育が必要になる

導入にコストがかかる

シフト管理アプリを導入するにあたっては、導入コストが発生することがあります。

現状のまま紙やエクセルなどを使ってシフト作成を行なえば無料ですが、新たにシステムを導入すれば、初期費用や月額料金がかかります。そのため、予算と照らし合わせて導入の有無を決定する必要があるでしょう。

しかし、前述したように、シフト管理アプリは一度導入してしまえば、印刷コストや管理にかかる人件費などを節約できるため、トータルで見ればコスト削減が見込めるケースがほとんどです。

シフト管理アプリの導入や運用にかかるコストだけでなく、トータルのコストパフォーマンスで判断することが大切です。

ワークフローの変更が必要になる

シフト管理アプリの導入後、ワークフローの変更が必要になることがあります。

紙を使ったシフト管理とアプリを使ったシフト管理では、希望シフトの回収方法やシフト表の作成、公開方法などが異なるためです。そのため、シフト管理アプリの導入が定着するまでの間は、管理者にやや負担がかかることもあるでしょう。

ただし、シフト管理アプリは、紙を使ったシフト管理と比べて基本的に作業が少なくて済むため、ワークフローが一度定着してしまえば、大きな負担軽減効果が見込めます。

直感的で使いやすいシステムを選ぶなどして、新たなワークフローのスムーズな定着化を目指しましょう。

スタッフや管理者の操作習得・教育が必要になる

シフト管理アプリを導入する際は、スタッフや管理者が新しいシステムの操作方法を習得する必要があります。特にITに不慣れなメンバーが多い現場では、最初は戸惑いや負担を感じることも少なくありません。操作方法がわからない場合、問い合わせが増えて担当者の負担が増大したり、運用ミスや作業漏れが発生したりするリスクもあります。

また、教育やマニュアルの整備が不十分だと、現場への定着が遅れ、せっかく導入したアプリが十分に活用されないケースも考えられます。導入時には、十分な研修やサポート体制を整え、スタッフが安心して使える環境づくりが欠かせません。

シフト管理アプリは無料で利用できる？

シフト管理アプリの多くは、無料プランを提供しており、初期費用をかけずに導入できる点が魅力です。

例えば「oplus」のスタンダードプランでは、最大100ユーザーまで登録可能です。

スタッフのシフト提出から確定まで、メッセージ機能などを無料で利用でき、事業規模が小さい場合や初めてアプリを導入する企業に適しています。また、「Airシフト」は無料体験期間が用意されていて、実際の業務で操作性や機能を試したうえで本格導入を検討できます。

ただし、無料プランには人数や機能に制限がある場合が一般的です。例えば、無料で利用できる人数が限定されている、複数拠点管理や高度な分析機能は有料プランでのみ利用可能といったケースが多くみられます。大規模な組織や多機能を求める場合は、有料プランへの切り替えが必要になる点に注意が必要です。

まずは無料プランやトライアルを活用し、自社の業務に合った使い勝手や必要な機能をしっかり確認することが大切です。実際に現場で試してみることで、スタッフの操作性や管理者の負担軽減効果も実感できます。無料プランである程度試して自社に有用かどうかが確認できたら、適宜有料プランへ移行などするとよいでしょう。

シフト管理アプリの失敗しない選び方

シフト管理アプリの導入で失敗しないためには、どのようなポイントに注意すればいいのでしょうか？ここでは、シフト管理アプリの失敗しない選び方を5つ解説します。

選び方

・業務・業種に対応しているか

・どのくらい費用がかかるか

・管理者・派遣スタッフともに使いやすいか

・スマホ・パソコンの両方に対応しているか

・セキュリティやデータバックアップ体制が整っているか

業務・業種に対応しているか

シフト管理アプリを選ぶにあたっては、自社の業務、業種に対応しているかを確認しておきましょう。というのも、シフト管理アプリのなかには、人材派遣業のような複雑なシフト作成・管理には対応していないものもあるためです。

人材派遣会社では、派遣先の職種によって日勤や夜勤、土日勤務など複数のシフトが存在したり、派遣先の会社によってシフト時間が違ったりすることが珍しくありません。そのため、多種多様なシフトに対応しているアプリを選ぶ必要があるでしょう。

一口にシフト管理アプリといっても、対応している業務、業種はサービスごとに異なるため、自社に合わせて選定していくことが大切です。

どのくらい費用がかかるか

導入費用と月々の利用料金が具体的にどのくらいかかるかも、シフト管理アプリ選定の際に確認しておきたいポイントです。

シフト管理アプリの多くは、初期費用と定額の月額費用、オプション費用の3つで構成されており、基本的に多機能であるほど費用が割高になる傾向にあります。

システムやプラン、機能などによって費用は大きく前後するため、自社が必要とする機能を見極めたうえで、費用が適切であるシステムを選ぶことが大切です。

管理者・派遣スタッフともに使いやすいか

シフト管理アプリを導入するなら、使いやすさも大切なポイントの一つです。というのも、使い方が複雑では、定着までに時間を要してしまい、本来のメリットを発揮できないからです。

また、導入にあたって研修を実施したり、何十ページにもわたるマニュアルを作成したりする必要があると、時間とコストがかかってしまいます。マニュアルやサポートが充実しており、研修不要で直感的に操作できるシステムを選ぶことが理想です。

具体的には、スマホアプリでシフトの提出や申請、確認ができるか、UI（ユーザーインターフェース）が直感的で使いやすいかなどを確認しておくといいでしょう。

スマホ・パソコンの両方に対応しているか

シフト管理アプリを導入する際は、スマホだけでなくパソコンにも対応しているものを選ぶとよいでしょう。シフト管理アプリは、スマホで使えると便利ですが、オフィスで本格的に作業するなら、画面の大きさや操作性の面でスマホはパソコンに劣ります。

スマホアプリとパソコンの両方に対応しているシステムを選べば、作業場所や作業内容に合わせて使い分けられるので、利便性と作業効率を向上できます。

セキュリティやデータバックアップ体制が整っているか

シフト管理アプリを選ぶ際には、セキュリティ対策やデータバックアップ体制が十分に整っているかを必ず確認しましょう。シフト管理にはスタッフの個人情報や勤怠データなど、機密性の高い情報が含まれるため、万が一の情報漏洩や不正アクセスを防ぐための対策が不可欠です。

具体的には、データの暗号化やアクセス制限、定期的なバックアップが実施されているサービスを選ぶことが重要です。また、クラウド型サービスの場合は、ベンダーがISO/IEC 27001といった国際規格を取得しているかも判断基準となります。これらをしっかり確認することで、情報資産の保護や運用体制の信頼性が担保されます。

システムのアップデートや脆弱性対策が定期的に行なわれているかも確認し、安心して長く使えるサービスを選ぶことが、トラブル防止と安定運用のためのポイントです。

シフト管理アプリを導入する際の注意点

シフト管理アプリを導入する際は、業務効率化や利便性だけでなく、現場運用やセキュリティ、法令対応など多角的な視点でサービスを比較・検討することが大切です。以下のポイントを押さえて、トラブルなくスムーズに運用できる体制を整えましょう。

既存システムや給与・勤怠管理との連携を確認する
運用ルールや現場への浸透を徹底する
ITリテラシーやスタッフの負担を考慮する
無料・低価格アプリの機能不足に注意する
法令対応や労働基準法への配慮を忘れない

既存システムや給与・勤怠管理との連携を確認する

シフト管理アプリを導入する際は、既存の給与計算システムや勤怠管理システムとスムーズに連携できるかどうかを必ず確認しましょう。連携が不十分だと、シフトや勤怠データを二重に入力する手間が発生し、手作業によるミスや入力漏れのリスクも高まります。これではせっかくの効率化効果が半減してしまいます。

特に、複数のシステムを併用している場合は、データの互換性や移行方法についても事前にベンダーに確認し、必要なサポート体制が整っているかもチェックしましょう。導入前にテスト運用を行ない、実際の業務フローで問題がないかを確認しておくと安心です。

運用ルールや現場への浸透を徹底する

シフト管理アプリを効果的に活用するためには、アプリの使い方や運用ルールを明確にし、現場スタッフ全員にしっかり浸透させることが不可欠です。ルールが曖昧なままだと、操作ミスや混乱、情報の行き違いが発生しやすくなり、せっかくのシステム導入が逆効果になることもあります。

導入時には、わかりやすいマニュアルや操作ガイドを用意し、必要に応じて研修や説明会を実施しましょう。また、現場スタッフからのフィードバックを定期的に収集し、運用ルールを見直すことで、より実態に合った運用が可能になります。アプリの定着と効果的な活用につなげるためにも、全員が正しく使える環境を整えましょう。

ITリテラシーやスタッフの負担を考慮する

シフト管理アプリを選ぶ際は、スタッフのITリテラシーや年齢層、現場の状況に配慮し、誰でも直感的に使える操作性かどうかを重視しましょう。操作が複雑だったり、説明が不十分だったりすると、現場での負担が増え、結局アプリが定着しない原因になります。

特にITに不慣れなスタッフが多い職場では、サポート体制やヘルプ機能が充実しているかも重要なポイントです。導入前に無料トライアルやデモを活用し、実際にスタッフと一緒に使い勝手を確認することで、現場の負担を最小限に抑え、スムーズな運用が可能になります。サポート窓口の有無や、問い合わせ対応の迅速さもチェックしておきましょう。

無料・低価格アプリの機能不足に注意する

無料や低価格のシフト管理アプリは、コスト面で大きな魅力がありますが、必要な機能が不足している場合も少なくありません。例えば、登録人数の制限、複数拠点での管理、給与の計算ができない、データ分析機能の不十分さなどが挙げられます。

自社の業務に本当に必要な機能が備わっているか、将来的な人員増加や業務拡大にも対応できる拡張性があるかを事前にしっかり確認しましょう。安易に価格だけで選ぶと、後から機能不足に気付いて再度システムを切り替える手間やコストが発生するリスクもあります。

まずは無料プランやトライアルで十分に検証し、業務に最適なアプリを選定することが重要です。

法令対応や労働基準法への配慮を忘れない

シフト管理アプリを導入する際は、労働基準法や関連法令への対応機能があるかも必ず確認しましょう。例えば、労働時間や休憩時間、深夜勤務などの基準を超えた場合に自動でアラートを出す機能などがあると安心です。

法令に違反すると、企業側に大きなリスクが発生するだけでなく、スタッフとの信頼関係にも悪影響をおよぼします。健全な職場運営と法的リスク防止のためにも、法令遵守をサポートする機能があるか必ずチェックし、安心して長く使えるアプリを選びましょう。

まとめ

シフト管理アプリの概要や導入メリット・デメリット、そして人材派遣会社におすすめのシフト管理アプリ・システムについてご紹介しました。

人材派遣会社では、スタッフ数や取引先企業の増加にともない、日々のシフト管理が煩雑化しやすくなります。こうした課題を解決し、管理者の負担を大幅に軽減するには、シフト管理アプリの導入が非常に効果的です。アプリを活用すれば、シフト作成や調整、勤怠管理、スタッフとの連絡まで一元化でき、業務効率化とトラブル防止の両立が可能になります。

自社の課題や必要な機能を整理し、最適なシフト管理アプリを選ぶことが、現場の生産性向上やスタッフ満足度アップにつながります。特に、コミュニケーションの効率化やシフト提出・調整をスムーズに行ないたい場合は、「バイトルトーク」がおすすめです。

バイトルトークは、シフト管理と業務連絡を一つのアプリで完結でき、情報漏洩防止やスタッフ定着率の向上にもつながります。シフト管理の効率化を目指す方は、ぜひバイトルトークの導入を検討してみてください。
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