「断る」という行為は双方にとってネガティブに捉えられてしまうものです。
ビジネスにおいても、依頼を断らなければならない場面に遭遇することもあります。そんな時に重要なものが「お断りメール」です。
お断りメールは依頼を断るというだけではなく、ビジネス上とても重要な役割があります。
本記事ではお断りメールの書き方やコツ、場面に合わせた例文などを紹介していきます。
断り方に困っている方は、本記事でお断りメールをマスターしましょう。
お断りメールの役割と重要性
まずはお断りメールにはどのような役割があるかと、その重要性について解説していきます。
断るだけではなく、取引先との関係性にも関わることですので、参考にしてみてください。
お断りメールの役割
お断りメールは依頼や要求を断るというだけではなく、相手との良好な関係性を崩さずに維持する役割を持っています。
もちろん、適切な書き方でなければ、関係性を悪化させてしまう可能性もあるので、事前に書き方については学んでおく必要があります。
また、断る理由や背景を説明したり、相手に寄り添う内容にすることで、信頼関係を築くこともできます。
このように、お断りメールは、新たなビジネスチャンスにつながる可能性も秘めているのです。断ってしまって終わるのではなく、他の条件を提示するなどの伝え方によって、次のビジネスにつなげることもできる役割もあります。
やんわり断ることの重要性
断られる側になると解りやすいことですが、冷たい態度や強硬な態度で断られると相手に対して良い印象は持てなくなってしまいます。断り方によって、今後の取引や人間関係に大きな問題が生じる可能性があるので、注意しなければなりません。
相手との関係を良好に保つには、やんわりと断ることが重要です。
やんわり断るコツについては後ほど解説しますが、クッション言葉や相手へのフォローを入れるなどの配慮をすることで、不快に思わせない断り方ができます。
また、お断りメールは取引先だけでなく、上司や社内イベントの参加などに対して送る機会があります。全てにおいてやんわり断ることで、円滑に話を進めることができるでしょう。
やんわり断るメールの書き方のコツ
実際に、やんわり断るお断りメールを書くには、いくつかのコツがあります。
コツを掴めたら、断らなければならない状況でも適切な表現ができるようになりますので、確認しておきましょう。
クッション言葉を活用する
ビジネスシーンでよく使われているのが「申し訳ありませんが」や「お役に立てず恐縮ですが」などの「ビジネス冠詞」です。
直接的に「できません」と書くだけでは、棘のある表現になってしまいます。
そこで、クッション言葉を使うことで、「断る」という主張をマイルドにするだけでなく、相手のことを尊重する表現にもすることが可能です。
また、メールという特性上、文面だけでしか伝える手段がありませんので、クッション言葉は印象の差を生む重要な要素となるでしょう。
ビジネス冠詞は、取引先や上司、後輩など、相手との関係性や状況に応じて、最適な言葉を選ぶことが大切です。
断るという目的を忘れないようにする
相手との関係性を考慮していくと、どうしても断ることそのものに気が引けてしまう、ということがあるかもしれません。ですが、断らないといけない場面は必ず出てきますし、その場合ははっきりと断ることが大切です。
やんわりと断るということは、相手を尊重し表現を和らげる役割であり、断らないということではありません。あくまで「断ること」が目的です。
遠慮してあいまいな答えになったり、返答しないというのは、相手も対応に困りますし、失礼にあたる行為です。
そもそも、応えられない要求を保留にしても、ただ時間を浪費するだけですので、はっきりと断る意思表示をするように心がけましょう。
相手へのフォローを忘れないようにする
相手への気遣いは、お断りメールだけでなく、ビジネス全般において大切なマナーです。感謝や応援の言葉を入れ、相手をフォローすることを忘れないようにしましょう。
「こちらの都合で大変恐縮ですが」などの相手を気遣う一言を入れることで、メールの印象は大きく変わります。また、断られたとしても、気遣いが感じられれば、それだけで心証も良くなります。
フォローにくわえて、「またご縁がありましたらよろしくお願いします」や「またのお誘いを楽しみにお待ちしております」など、次につながる一文を添えるだけで、今後も関係性を維持することができます。
やんわり断るメールに使える基本フレーズと構成
ここからは、やんわり断るメールに使える基本的なフレーズについて解説していきます。
フレーズは相手との関係性や断る内容によって適切なものを選んでいきましょう。基本構成を把握できたら、場面を想定してメール文を作ってみてください。
やんわり断るメールに使える基本フレーズ
やんわり断るためのメールで使える基本フレーズから紹介します。
まずは前置きとなるフレーズとして
「大変申し訳ございませんが」
「お役に立てずに残念ですが」
「ありがたいお話ではございますが」
などがあります。
感謝と謝罪の意味を込めたフレーズで、最初に入れておくと次の本題へ移りやすいです。
メインとなる断り方のフレーズとして
「誠に残念ながらお断りさせていただくことになりました」
「ご期待に沿えず申し訳ございません」
「お力になれず申し訳ありません」
「ご対応いたしかねます」
「お気持ちだけ頂戴させていただきます」
などがあります。
いずれも、あくまで自分の都合で断ることを示したうえで、相手も立てるフレーズです。ここで大切なのは、目的を見失わずにはっきりと断ることです。
メールは、文章だけで相手に伝えなければならず、フレーズひとつで印象が変わってしまう可能性があります。ご紹介した基本フレーズを交えて文章を考えることで、相手に誤解を与えず、やんわり断ることができるでしょう。
お断りメールの基本的な構成
では、使える基本フレーズを活用しお断りメールの文章を考えるには、どのように文章を構成するべきか解説します。
メールの構成は
- 件名
- 宛名
- 挨拶
- お礼
- 意思表示
- 理由
- フォロー
- 結び
- 署名
という構成になります。
この中で重要なのは「お礼」「意思表示」「理由」「フォロー」「結び」の5つで、相手への気遣いに関する項目です。
「お礼」は基本フレーズでも取り上げたように感謝の意を示すことで、断ることへの不快感を軽減します。
「意思表示」はあいまいにせずにはっきりと断ることが重要です。相手のことを立てられるようなフレーズも心がけましょう。
｢理由｣は具体的かつ簡潔にまとめて伝えます。ここでも、提案そのものは肯定的だったことを伝えられるとより好印象となります。
「フォロー」は「またご縁がありましたら」などを含め、今後も関係性を保ち新たなビジネスチャンスが生まれるように伝えます。
「結び」の部分では相手を気遣う言葉を入れることで心証を良くすることができます。
それぞれシーンに合わせた適切なフレーズを使い、構成してみましょう。
やんわり断るメールの例文
お断りメールは、様々な相手や場面によって作成することがあります。こんな時はどう断るべきか、と悩むシーンもあるでしょう。
続いては、状況に応じたお断りメールの例文を紹介しますので、参考にしてみてください。
仕事の依頼を断る際の例文
◯◯と申します。
この度は、△△についてご依頼いただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ですが、弊社で慎重に検討を重ねました結果、残念ながらお断りさせていただくことになりました。
お力になれず申し訳ありません。
またの機会がございましたら、ぜひご連絡いただけるようお待ち申し上げております。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
仕事の依頼を断る場合のお断りメールでは、断りつつも次回につながるようにすることが大切です。
相手は自分に対して何かしらの魅力や結果を求めて仕事の依頼をしています。やんわりと断ることで、今回は見送りになったとしても、また次に依頼してみようと思ってもらいましょう。
社内の参加を断る際の例文
⬜︎⬜︎課 ◯◯です。
この度は飲み会へお誘いいただき、ありがとうございました。
申し訳ございませんが、スケジュールの都合により今回は出席できません。
私事で恐縮ですが、ご了承いただけますと幸いです。
別の機会には必ず参加させていただきたく思います。
コロナ禍も落ち着いてきた現在では、飲み会やイベントの開催も増えてきました。社内の飲み会を断る際には、上記の例文のようなお断りメールで対応してみましょう。
断る理由はその時の状況によって変わりますが、カドを立てないようにするためにはスケジュールが多忙であることを理由にするのが適しています。他にも家庭の事情や健康的な理由などでもいいでしょう。
採用を見送る際の例文
お世話になっております。
株式会社◎◎人事部◯◯です。
先日は、弊社の面接にご足労いただきありがとうございました。
社内での慎重かつ厳正な審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご期待に沿えず、誠に申し訳ございません。
末筆ではございますが、◇◇様のより一層のご活躍とご健勝をお祈りいたしております。
採用の見送りを伝えるお断りメールは、受け取る応募者の立場からはショックなものです。相手をより気遣った文章を考えましょう。
また、このような内容の場合に注意しなければならないのは、企業のイメージが悪化するような文章にならないようにすることです。
企業イメージを背負っていることを意識し、フレーズや構成を間違えないようにしましょう。
商品の購入を断る際の例文
◇◇様
お世話になっております。
株式会社◎◎の◯◯です。
先日は貴社製品のお見積もりをいただき、ありがとうございました。
頂戴した資料とお見積りをもとに、弊社内で慎重に検討を重ねましたが、弊社予算の都合により、今回は購入を見送らせていただくこととなりました。
お手数をおかけしたにも関わらず、大変申し訳ございません。
△△社様の製品は弊社でも評判が高く、またの機会がございましたら、ぜひともお取引いただきたいと思っております。
末筆ではございますが、皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
商品についてのやり取りで大切なのは、今後もつながりを持ちたいという気持ちを伝えることです。今回見送ることになっても、次のビジネスチャンスにつなげることがポイントです。
セールスパーソンがやんわり断るためのテクニック
ビジネス上断らなければならない場面は、特にセールスパーソンが多く遭遇します。
セールスパーソンがやんわり断るためのテクニックを解説しますので、今後の営業に活かしてみましょう。
セールスパーソンはやんわり断ることが特に重要
営業をしていると、無理難題を要求してくる顧客も少なからずいるでしょう。そのような時に、セールスパーソンはやんわりと断ることが重要となります。
無理難題を押し付けられている状況で、正面から対立して断っても営業をかける側にはあまりメリットがありません。やんわり断って、うまくかわすことで商談をまとめたり次につなげたりすることができるのです。
うまく商談をまとめるには営業力が問われます。
「HR コボット for アポ獲得支援」は、膨大な顧客情報の管理から、専門スタッフによる分析まで、役立つ機能を揃えた支援ツールです。
支援ツールの導入で営業力を上げ、チャンスを逃さないようしましょう。
セールスパーソンがやんわり断る際のメールの例文
◇◇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◎◎の◯◯です。
この度は、◼️◼️の件で提案いただき、誠にありがとうございました。
弊社で慎重に検討いたしましたところ、せっかくご提案いただいた中で恐縮ではございますが、費用の面で折り合いがつかず、今回は見送らせていただきます。
この度はご要望に沿えず、大変申し訳ございません。
引き続きよろしくお願いいたします。
相手からの提案や要望に対して応えられない場合は、あいまいな回答にするのではなく結論をはっきりさせることが重要です。
理由も明確に示すことで、似たような要望を受けずに済み、別の提案を考えてもらえる機会も生まれます。
まとめ：やんわり断るメールで営業力を高めよう！
営業をかける側、受ける側のどちらであってもお断りしなければならない場面は必ずやってきます。そのシーンでいかにやんわりと断ることができるかが、営業に必要とされるスキルです。
正しいフレーズと構成で上手くやんわり断るメールを作成し、新たなビジネスチャンスへと変えていきましょう。
やんわりと断ることや、相手のペースに合わせられるようなスキルは営業力を高めてくれます。経験を積みスキルを磨くには、多くのアポを獲得しなければなりません。
そのためは「HR コボット for アポ獲得支援」の導入がおすすめ！
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