シフト管理アプリとは？導入メリット・デメリットを解説

人材派遣会社では、派遣スタッフの人数が増えるにつれて、シフト管理が煩雑化しがちです。シフト管理は、アプリ導入による効率化がおすすめです。

シフト管理アプリの導入を決めるにあたっては、メリット・デメリットや自社に合ったアプリの選び方を知っておく必要があります。本記事では、シフト管理アプリの概要や導入メリット・デメリット、人材派遣会社におすすめのアプリ・システムを紹介します。

シフト管理アプリとは

シフト管理アプリとは、従業員のシフト作成や管理の補助を目的としたサービスのことです。

シフト希望回収や希望シフトの自動反映、勤怠データの自動収集など、シフト管理の効率化に役立つ機能が多数搭載されています。また、クラウド型のシステムの場合、従業員もスマホ一つでシフトの提出や確認を行うことが可能です。

人材派遣会社では、派遣先ごとにシフトや勤務体系が異なるなど、シフト管理が煩雑になりがちです。シフト管理アプリを導入することで、シフト管理にかかる時間と負担の削減につながります。

シフト管理アプリの主要機能

シフト管理アプリを導入すると、具体的にどのような作業を効率化できるのでしょうか？ここでは、シフト管理アプリの主要機能を4つ紹介します。

シフト希望の回収

シフト管理アプリの多くは、スタッフからシフト希望を回収するための機能を搭載しています。スタッフがスマホアプリから申請したシフト希望は、管理者の画面に自動的に反映されるため、転記や申請状況の確認の手間を削減できます。

また、アプリの中には、シフトの締切日に合わせてリマインダーを自動送信できるものもあります。スマホやパソコンを使って、スムーズにシフトの希望提出と回収を行うことが可能です。

シフト作成

シフト作成は、シフト管理アプリの主要機能です。シフトの細かな作成方法はアプリによって異なりますが、回収したシフト希望をもとに「日別」「週別」など視覚的にわかりやすい管理画面でシフトを作成できます。

中には、労務規程違反の可能性があるシフトに自動で警告メッセージを表示する「アラート機能」を搭載したアプリもあります。これまで手動で行っていたシフト管理を素早くかつ正確に実行できます。

シフト・勤怠管理

シフト管理アプリでは、シフトと勤怠管理を行うことができます。シフトの調整や修正もシステム上で行えるため、手書きやエクセルを使って書き直す手間がかかりません。

また、中にはシフト管理に加えて、勤怠管理までワンストップで行えるシステムもあります。

自動集計

シフト管理アプリの中には、勤務時間や給与計算を自動で行う機能を持つものもあります。たとえば、スマホをタイムカードや打刻機代わりに使用して勤務時間をリアルタイムで集計したり、給与を自動で計算したりできます。

派遣スタッフの勤怠状況をリアルタイムで把握できるようになることで、シフトや勤怠管理を簡素化することが可能です。

シフト管理アプリの導入メリット

では、人材派遣会社でシフト管理アプリを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか？主な導入メリットを3つ紹介します。

管理者の負担を軽減できる

シフト管理アプリの導入メリットの一つ目は、管理担当者の負担を大幅に軽減できることです。

シフト希望を回収して一つひとつ手入力したり、勤怠表を集計して計算したりといった、時間がかかりがちな作業をシステムで自動化することで、担当者の負担を低減できます。

たとえば、病院向けの人材派遣事業を行う株式会社パースジャパンは、当社ディップ株式会社が提供する、中小企業向けの派遣基幹システム「jobs」を導入しました。これにより、シフト管理を含む管理業務にかかる時間を月24時間以上も削減することに成功しています。

このように、シフト管理アプリは、手間も時間もかかりがちなシフト管理業務の負担軽減に効果的です。また、シフト管理アプリを導入すれば、少ない人数で管理業務を回せるようになるため、人件費の削減にもつながります。

ペーパーレス化によりコストを削減できる

シフト管理アプリを導入することで、ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。

アプリでは、希望シフトの回収からシフト表の作成まですべてシステム上で完結するため、用紙代や印刷代などのコストがかかりません。

紙を使ったシフト管理では、シフト希望を紙で回収したり、紙のシフト表や勤怠表を作成したりと、膨大な紙の使用や管理、保管が必要でした。紙でのシフト管理は、単価で考えれば安くても、全体で見ると一定以上のコストがかかります。

そこで、アプリ導入によりペーパーレス化を進めれば、シフト管理にかかる印刷コストや保管コストなど、一定以上のコスト削減を実現することができます。

派遣スタッフの利便性が向上する

スマホアプリに対応したシフト管理システムは、管理者だけでなく派遣スタッフの利便性向上にもつながります。

紙のシフト管理の場合、スタッフは紙やメールなどでシフト希望を提出しなければなりません。しかし、アプリならスマホ一つで場所や時間を選ばず手軽にシフトを提出することができます。また、シフトの提出以外にも、完成したシフト表の確認や調整依頼などもスマホから行うことが可能です。

さらには、通知によりシフトの提出漏れや希望シフトの転記ミスなどが減ることで、シフト絡みのトラブル防止にもつながります。

シフト管理アプリの導入デメリット

シフト管理アプリを導入することで起こりうるデメリットを2つ紹介します。

導入にコストがかかる

シフト管理アプリを導入するにあたっては、導入コストが発生することがあります。

現状のまま紙やエクセルなどを使ってシフト作成を行えば無料ですが、新たにシステムを導入すれば、初期費用や月額料金がかかります。そのため、予算と照らし合わせて導入の有無を決定する必要があるでしょう。

しかし、前述したように、シフト管理アプリは一度導入してしまえば、印刷コストや管理にかかる人件費などを節約できるため、トータルで見ればコスト削減が見込めるケースがほとんどです。

シフト管理アプリの導入や運用にかかるコストだけでなく、トータルのコストパフォーマンスで判断することが大切です。

ワークフローの変更が必要になる

シフト管理アプリの導入後、ワークフローの変更が必要になることがあります。

紙を使ったシフト管理とアプリを使ったシフト管理では、希望シフトの回収方法やシフト表の作成、公開方法などが異なるためです。そのため、シフト管理アプリの導入が定着するまでの間は、管理者にやや負担がかかることもあるでしょう。

ただし、シフト管理アプリは、紙を使ったシフト管理と比べて基本的に作業が少なくて済むため、ワークフローが一度定着してしまえば、大きな負担軽減効果が見込めます。

直感的で使いやすいシステムを選ぶなどして、新たなワークフローのスムーズな定着化を目指しましょう。

シフト管理アプリの失敗しない選び方

シフト管理アプリの導入で失敗しないためには、どのようなポイントに注意すればいいのでしょうか？ここでは、シフト管理アプリの失敗しない選び方を4つ解説します。

業務・業種に対応しているか

シフト管理アプリを選ぶにあたっては、自社の業務、業種に対応しているかを確認しておきましょう。というのも、シフト管理アプリの中には、人材派遣業のような複雑なシフト作成・管理には対応していないものもあるためです。

人材派遣会社では、派遣先の職種によって日勤や夜勤、土日勤務など複数のシフトが存在したり、派遣先の会社によってシフト時間が違ったりすることが珍しくありません。そのため、多種多様なシフトに対応しているアプリを選ぶ必要があるでしょう。

一口にシフト管理アプリと言っても、対応している業務、業種はサービスごとに異なるため、自社に合わせて選定していくことが大切です。

どのくらい費用がかかるか

導入費用と月々の利用料金が具体的にどのくらいかかるかも、シフト管理アプリ選定の際に確認しておきたいポイントです。

シフト管理アプリの多くは、初期費用と定額の月額費用、オプション費用の3つで構成されており、基本的に多機能であるほど費用が割高になる傾向にあります。

システムやプラン、機能などによって費用は大きく前後するため、自社が必要とする機能を見極めた上で、費用が適切であるシステムを選ぶことが大切です。

管理者・派遣スタッフともに使いやすいか

シフト管理アプリを導入するなら、使いやすさも大切なポイントの一つです。というのも、使い方が複雑では、定着までに時間を要してしまい、本来のメリットを発揮できないからです。

また、導入にあたって研修を実施したり、何十ページにもわたるマニュアルを作成したりする必要があると、時間とコストがかかってしまいます。マニュアルやサポートが充実しており、研修不要で直感的に操作できるシステムを選ぶことが理想です。

具体的には、スマホアプリでシフトの提出や申請、確認ができるか、UI（ユーザーインターフェース）が直感的で使いやすいかなどを確認しておくといいでしょう。

スマホ・パソコンの両方に対応しているか

シフト管理アプリを導入する際は、スマホだけでなくパソコンにも対応しているものを選ぶといいでしょう。シフト管理アプリは、スマホで使えると便利ですが、オフィスで本格的に作業するなら、画面の大きさや操作性の面でスマホはパソコンに劣ります。

スマホアプリとパソコンの両方に対応しているシステムを選べば、作業場所や作業内容に合わせて使い分けられるので、利便性と作業効率を向上できます。

おすすめのシフト管理アプリ・システム

ここでは、モバイル端末に対応した人材派遣会社におすすめのシフト管理システムを3つ紹介します。

• jobs：中小企業向けの派遣基幹システム
• oplus：無料のシフト・勤怠管理サービス
• シフオプ：シフト作成・管理システム

jobs

jobsは、当社ディップ株式会社が提供する、中小企業向けの派遣基幹システムです。

派遣に必要な業務を一元管理できるのが特徴で、シフト提出・管理はもちろん、顧客・

スタッフデータの管理から勤怠・給与管理まで、ワンストップで行えます。また、派遣スタッフはスマホからシフト提出や勤怠提出などを24時間行えるため、利便性も向上します。

さらに、当社ディップ株式会社が提供する「HRコボットfor応募対応」と連携してご利用いただくと、応募者に即時対応することも可能になります。登録者情報をもとに、新規案件の素早い引き当てを可能にし、稼働率を向上します。

「jobs」は、利用人数や機能数、PC台数に応じた追加費用は一切なく、月額35,000円（サポート料金込み・税抜）でご利用いただけます。

「シフト管理だけでなく、あらゆる派遣業務をまとめて効率化したい」「多機能なシフト管理アプリを探している」という方におすすめしたいシステムです。

料金プラン

• 月額利用料：35,000円（税抜）

公式サイト

• 派遣基幹システムjobs

oplus

oplusは、Oplus株式会社が運営するシフト・勤怠管理サービスです。初期費用・月額費用ともに無料で利用を開始した後、用途や必要機能に応じてプランを選択することができます。

シフト提出・作成はもちろん、勤怠管理までワンストップで行うための機能を搭載しています。シフト管理に特化したサービスであることから、ガントチャート式で日別シフトを作成したり、条件を設定してワンクリックでシフトを自動作成したりと、さまざまなシフト管理が可能です。

oplusは、スマホとパソコンの両方に対応しています。シフト作成と勤怠管理を効率化できる無料のサービスをお探しの方におすすめです。

料金プラン

• スタンダードプラン：0円
• Proプラン：月額100円/ユーザー
• Pro + 勤怠プラン：月額200円/ユーザー

公式サイト

• oplus

シフオプ

シフオプは、株式会社リクルートが提供するシフト作成・管理システムです。モバイルとパソコンの両方に対応しており、簡単操作で自社にピッタリな使い方ができるのが魅力です。

大きく分けて「シフト希望」「シフト作成」「シフト共有」「シフト調整」という4つの機能を搭載しています。業種や必要機能に応じて、さまざま機能を活用し、シフト管理業務をワンストップで行うことが可能です。

また、初期費用は無料、1ユーザーあたり月額300円というシンプルな基本料金も魅力となっています。シフト管理にかかる工数を削減したい方におすすめです。

料金プラン

• 月額費用：300円/1ユーザー

公式サイト

• シフオプ

まとめ

シフト管理アプリの概要や導入メリット・デメリット、人材派遣会社におすすめのアプリ・システムを紹介しました。

人材派遣会社では、スタッフや派遣先企業の増加とともに、毎日のシフト管理が煩雑になりがちです。シフト管理を効率化し、管理者の負担を削減するには、シフト管理アプリの導入が有効です。

自社が抱える課題や必要な機能に応じて、シフト管理アプリや派遣管理システムの導入を検討するといいでしょう。

シフト管理だけでなく、派遣に必要な業務をワンストップで管理するなら、当社ディップ株式会社が提供する派遣基幹システム「jobs」がおすすめです。

jobsは、中小企業のための派遣基幹システムで、シフト提出・管理や、給与計算、顧客情報管理、請求書作成など、派遣に必要なあらゆる管理機能を搭載しています。シフト管理をはじめとした派遣業務を効率化したい方は、ぜひお気軽に当社ディップ株式会社までお問い合わせください。